00.00.00 Г. И. Акимова
Подпись т.Акимовой Г.И. удостоверяю.
Зав.канцелярией Московского
электролампового завода А. Т. Исаева
00.00.00
Печать
ОБРАЗЕЦ ОФИЦИАЛЬНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ
Угловой штамп
ДОВЕРЕННОСТЬ
00.00.00 №54
С. Павлов
КОЛХОЗ уполномочивает ст.экономиста Ильина Семена Павловича заключить договор со Степянским комбинатом строительных материалов на поставку колхозу во 2 и 3 кварталах 19___ г. 40 тыс. штук силикатного кирпича и 20 тыс. штук цементно-песчаной черепицы.
Доверенность действительна по 00.00.00
Председатель колхоза В. А. Андрейченко
Сдача дел в ведомственный архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.
Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке /акт уничтожения/.
Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.
1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.
2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы , снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.
3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.
4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.
5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется когда и кому была выдана копия.
6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
1. Веселов П.В. Вы - секретарь. - М.: Статистика, 1997. - 76 с.
2. Кумецова Т.В. Секретарское дело. - М.: Статистика, 1997. - 102 с.