Далее поручите директору по IT разработать стратегию, в которой обязательно должны содержаться:
цели (на данный момент, год, три года);
задачи отдела (на год и три года);
список стратегически важных работ (на год и три года).
Изучив документ, потребуйте от директора по IT написать три сценария реализации стратегии: дорогой, средний (2/3 от дорогого) и дешевый. Поинтересуйтесь, какой сценарий он выбрал бы сам. Так Вы определите, как Ваш директор понимает цели бизнеса и свою роль в их достижении. Дорогой сценарий свидетельствует о том, что IT-директор любит использовать новомодные системы. Конечно же, тотчас увольнять его не стоит. Советую просто взять это его пристрастие себе на заметку и почаще интересоваться, успешно ли проходит реализация IT-стратегии, что уже сделано и сколько на это потрачено денег. Из трех предложенных сценариев IT-стратегии оптимальнее всего выбрать средний вариант.
Сокращение расходов посредством контроля IT-бюджета
Наиболее удобный момент для снижения затрат — утверждение IT-бюджета. Советую сделать это следующим образом:
Позовите к себе директора по IT и финансового директора.
Попросите IT-директора обрисовать, что было бы неплохо сделать в следующем году. Уверяю Вас, что финансовый директор сразу же начнет возражать, утверждая, что в бюджете компании нет средств на «неотложные нужды» IT-отдела. Таким образом он позволит Вам избавиться от наиболее бессмысленных и несвоевременных расходов.
Задайте директору IT-службы вопрос о том, каких результатов и показателей можно будет достичь с помощью требуемых вложений (затем названные цифры можно будет использовать для контроля).
Сообщите ему, что при сокращении затрат будет выплачиваться премия.
Попросите расставить приоритеты: выделить те статьи, которые можно безболезненно сократить, и те, какие сокращать нельзя ни в коем случае (например, сокращение затрат на расходные материалы может пойти в ущерб качеству).
Уточните, достаточно ли компетенции сотрудников для достижения плановых показателей. Если нет, возможно, эффективнее будет использовать аутсорсинг.
Для контроля за текущей деятельностью IT-службы и выявления необоснованных расходов на информационные технологии можно обратиться к консалтинговой компании, которая проведет внутренний аудит. Однако это потребует от Вашей компании дополнительных затрат.
Рассказывает практик
Игорь Кадашев | Директор IT-департамента ОАО «Нидан-Соки», Москва
IT-бюджет нашей компании разрабатывается в соответствии с IT-стратегией, которая в свою очередь является составной частью стратегии развития компании в целом. Эффективность расходования бюджета обсуждается на заседании бюджетного комитета, в который входят Генеральный Директор, а также представители финансовой службы и службы контроля и аудита. На этом совещании я должен обосновать статьи расходов, опираясь на корпоративную стратегию предприятия. Если проекты, разработку которых я считаю необходимой, не являются приоритетными для компании, бюджетный комитет может либо отклонить их, либо перенести выполнение на более поздний срок.
Рассказывает практик
Юрий Ратай | Директор проекта ООО «Ай Ти Пауэр», Москва
Начать снижение затрат на IT лучше всего с выяснения, насколько необходим соответствующий отдел Вашей компании. Для этого поручите директору по IT представить документ, в котором будут даны ответы на следующие вопросы:
Какова цель работы службы IT в Вашей компании?
Какие задачи она решает (не более семи)?
Каковы пути решения этих задач?
Какие проекты помогают решать задачи, стоящие перед бизнесом, посредством IT-службы (позволяйте работать одновременно не более чем над тремя крупными и пятью — семью мелкими проектами)?
Какие затраты необходимы для решения этих задач?
Затем обсудите документ с директором по IT, задавая по каждому пункту главный вопрос: «Зачем?». Если IT-директор убедил Вас, что существование в Вашей компании IT-отдела резонно, то следует написать план развития или какой-то другой документ подобного рода (он будет хорошо мотивировать директора службы и его сотрудников). Советую не забывать: количество работников IT-отдела не должно превышать 3-5 процентов от общего числа работников предприятия. Большое заблуждение думать, что у компании должны быть собственные разработчики, основная задача которых — решать «уникальные» задачи компании. Сейчас существует огромное количество средств, позволяющих удовлетворить потребности предприятия на 95 процентов. Наличие такого отдела разработки оправданно только в том случае, если у Вас действительно есть потребность в уникальной информационной системе.
Далее поручите директору по IT разработать стратегию, в которой обязательно должны содержаться:
цели (на данный момент, год, три года);
задачи отдела (на год и три года);
список стратегически важных работ (на год и три года).
Изучив документ, потребуйте от директора по IT написать три сценария реализации стратегии: дорогой, средний (2/3 от дорогого) и дешевый. Поинтересуйтесь, какой сценарий он выбрал бы сам. Так Вы определите, как Ваш директор понимает цели бизнеса и свою роль в их достижении. Дорогой сценарий свидетельствует о том, что IT-директор любит использовать новомодные системы. Конечно же, тотчас увольнять его не стоит. Советую просто взять это его пристрастие себе на заметку и почаще интересоваться, успешно ли проходит реализация IT-стратегии, что уже сделано и сколько на это потрачено денег. Из трех предложенных сценариев IT-стратегии оптимальнее всего выбрать средний вариант.
Сокращение расходов посредством контроля IT-бюджета
Для снижения затрат на IT советую Вам предпринять следующие шаги:
Поручите директору по IT периодически изучать рынок поставляемых IT-услуг и выбирать наиболее оптимальные предложения (в том числе и с помощью тендеров).
Раз в три-четыре месяца требуйте список используемого программного обеспечения и количество пользователей. Чтобы сэкономить на лицензиях, Вам нужно точно знать, что есть и что реально используется.
Потребуйте сократить количество поставщиков ПО и оборудования, чтобы получить скидки, эксклюзивные условия и снизить риски.
Выясните, насколько квалифицированны ПК-пользователи Вашей компании. По своему опыту знаю, что повышение квалификации сотрудников способствует сокращению IT-аутсорсинга и таким образом снижает затраты.
Создайте четкую структуру организации. Дерево бизнес-процессов позволяет выявить неиспользуемые ПК, лицензии пользователей, а также штатные единицы и, как следствие, сократить IT-затраты.
Как были снижены затраты на IT
Нагрузка на IT-службу у нас небольшая. Рассчитав, во сколько обходится штатный персонал, мы приняли решение о переходе на аутсорсинг. В штате числится только системный администратор, который решает оперативные вопросы и работает с пользователями. Разработка и внедрение ПО, поддержка интернет-сайта и телефония переданы специализированной компании. Это позволяет экономить не только на административных расходах, но и на расходах, связанных с оплатой рабочего времени (наша компания не нуждается в том, чтобы программист работал полный рабочий день). Стоит отметить, что подрядчиками могут быть как компании, так и фрилансеры. IT-компания обходится, конечно, дороже, но позволяет избежать большинства рисков.
Рассказывает практик
Игорь Кадашев | Директор IT-департамента ОАО «Нидан-Соки», Москва
Основные вопросы, которые мне периодически задает наш Генеральный Директор:
Насколько рискует компания, если у нее не будет данного программного и аппаратного обеспечения, еще одного штатного IT-сотрудника?
Насколько необходимы программное обеспечение, компьютеры и специалисты именно в данный момент?
Какой экономический эффект даст внедрение программного обеспечения, покупка компьютеров, прием на работу нового сотрудника?
Если мы внедряем какое-либо ПО, то Генеральный Директор задает мне следующие вопросы:
Выполняется ли план-график проекта, не затягиваются ли сроки? Если сроки срываются, то почему?
Каких результатов мы планируем достичь?
Какие сложности возникают и почему?
Рассказывает практик
Юрий Ратай | Директор проекта ООО «Ай Ти Пауэр», Москва
Поручите IT-директору выяснить и сказать Вам, кому нужны компьютеры и какой именно мощностью они должны обладать. Разброс цен на ПК таков: дорогие (не более 1200 евро), дешевые (не дешевле 500 евро). Далее возьмите среднее арифметическое и в случае необходимости дайте задание купить:
самые дешевые компьютеры для бухгалтерии, отдела кадров, администрации;
компьютеры по средней цене для экономистов, конструкторов, технологов.
Говорит Генеральный Директор
Валерий Гладков | Генеральный Директор компании «ИО Менеджмент», Санкт-Петербург
Для оптимизации наших IT-расходов я никогда не консультируюсь со всеми сотрудниками подряд. У нас выработалась следующая практика: раз в квартал мы проводим совещание, где обсуждаем все расходы на бэк-офис (IT — около 80%). В собрании участвуют ключевые менеджеры. Каждый из них готовит отчет по всем расходам своего подразделения. На статьях, вызывающих подозрение, мы останавливаемся и каждую из них разбираем отдельно. Через несколько дней проводим еще одно совещание — для подведения итогов.