Таким образом, чтобы полностью избежать споров с налоговыми органами, целесообразно иметь на руках командировочное удостоверение с отметками тех организаций, куда был командирован работник.
Списание ГСМ
ГСМ списываются на основании кассовых чеков, полученных от АЗС, и путевых листов, составленных по унифицированной форме № 3 «Путевой лист легкового автомобиля». Она утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.
В соответствии с пунктом 2 постановления форма № 3 обязательна для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспорта. Согласно указаниям по применению и заполнению данной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок его можно получить только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение периода, превышающего одни сутки (смену).
Однако Минфин России в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 разъяснил, что форма № 3 обязательна только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать свою форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В этой форме должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.
В поименованном письме Минфин России отметил, что путевой лист, разработанный самой организацией, можно составлять за месяц, если такая периодичность позволит обеспечить надлежащий учет отработанного водителем времени и расхода ГСМ. В этом случае ежемесячно составленные путевые листы будут подтверждать произведенные расходы.
Кроме того, для подтверждения обоснованности расхода ГСМ в форме путевого листа, самостоятельно разработанной организацией, обязательно должна быть отражена информация о конкретном маршруте и пункте назначения. Если такие сведения отсутствуют, организация не сможет доказать, что автомобиль использовался в служебных целях, а следовательно, и документально подтвердить расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли.
Аналогичная позиция нашла отражение в ряде писем Минфина России, например в письмах от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327.
Как исправить первичные документы
Как быть, если в первичном документе все-таки допущена ошибка? Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. В пункте 5 статьи 9 записано, что исправления в первичные документы можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Причем исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Помимо этого обязательно должна быть проставлена дата внесения исправлений.
Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуются специальным корректором. Этого делать ни в коем случае нельзя. Как указано в пункте 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105, в первичных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Неверные данные следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правильные. Кроме того, исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждаться подписями соответствующих лиц с указанием даты внесения. Таково требование пункта 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
В кассовых и банковских документах не допускается никаких исправлений. Об этом сказано и в Законе о бухгалтерском учете, и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.