Итак, организация осуществила представительские расходы… Что делаем далее?
Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.
Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, который необходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:
а) наименование документа;
б) дату составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством России.
Таким образом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видам деятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.
Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).
После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:
перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
порядок расходования таких сумм;
документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
нормы отдельных видов представительских расходов.
Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); приказ о направлении приглашения на встречу; и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.
Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.
В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
Ниже приведена примерная форма Приказа по организации о представительских расходах:
ООО «Мелена»
г. Москва от 11.01.2005 года
Приказ №______
О представительских расходах на 2005 года
Приказываю:
1. Установить на 2005 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
| Вид представительских расходов | Расходы на одного человека в день, руб. |
| Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) | До 1000 |
| Транспортное обслуживание | До 600 |
| Буфетное обслуживание во время переговоров | До 200 |
| Оплата услуг приглашенного переводчика:- для руководителя делегации;- для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек | До 500До 400 |
2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителя генерального директора Трофимова В.В.
3. Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.
Генеральный директор
ООО «Мелена» Ерохин И.С.
М.П.
Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.
Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.
Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.
Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.