Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.
С применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации.
Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
однократный ввод учетных данных;
автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Упрощенная форма бухгалтерского учета
Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (не более ста в месяц), рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета, предусмотренной Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 21 декабря 1998 года №64н.
Для организации учета по упрощенной форме малое предприятие на основе типового Плана счетов составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.
Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись:
по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Простая форма бухгалтерского учета.
Малые предприятия, совершающие не более тридцати хозяйственных операций в месяц, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге учета фактов хозяйственной деятельности.
Помимо Книги малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы, в которой учитываются расчеты по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц с бюджетом.
Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.
Книга содержит все счета из рабочего плана счетов, утвержденного малым предприятием, и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Вести книгу можно в виде ведомости, открывая ее на месяц, используя при необходимости вкладные листы для учета операций по счетам. Если Книга открывается для учета операций в течение всего года, она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице следует записать количество содержащихся в ней страниц, заверить запись подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати малого предприятия.
Записи в книге начинаются с внесения сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым такие остатки имеются.
Затем в графе «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца, при этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
По окончании месяца выявляется финансовый результат, отражаемый в книге отдельной строкой, подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников за месяц выводится сальдо по каждому их виду на 1-е число следующего месяца.
Схема документооборота при простой форме бухгалтерского учета выглядит следующим образом:
| Первичные учетные документы |
| Ведомость заработной платы |
| Книга учета фактов хозяйственной деятельности |
| Кассовая книга |
| Баланс и отчетность |
Форма учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово - хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (форма №В-1);
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма №В-2);
Ведомость учета затрат на производство (форма №В-3);
Ведомость учета денежных средств и фондов (форма №В-4);
Ведомость учета расчетов и прочих операций – (форма №В-5);
Ведомость учета реализации (форма №В-6 (оплата));
Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма №В-6 (отгрузка));
Ведомость учета расчетов с поставщиками (форма №В-7);
Ведомость учета оплаты труда (форма №В-8);
Ведомость (шахматная) – (форма №В-9).
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и другие).
Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в шахматной ведомости по форме №В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость, в свою очередь, служит для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.
Схема документооборота упрощенной формы учета:
| Первичные учетные документы |
| Ведомости аналитического учета |
| Ведомости синтетического учета |
| Кассовая книга |
| Шахматная ведомость |
| Оборотная ведомость |
| Баланс и отчетность |
- последовательность выполнения учетных операций.
- сверка итогов.