В основу построения как журналов – ордеров, так и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.
Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах, по мере того, как в них производится регистрация записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.
Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: в одном записываются операции по кредиту счета, в другом отражаются показатели аналитического учета.
Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой, поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.
В целях обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции аналитического учета.
В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:
записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
применение месячных журналов-ордеров.
Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, что позволяет контролировать правильность учета хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.
Суммы, относимые в дебет счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета. Такая расшифровка может осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, то есть на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.
В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц, при этом итоги устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.
На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.
Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.
В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.
Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.
Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.
Приведем состав типовых регистров журнально-ордерной формы бухгалтерского учета:
| Регистр | Учетный период, на который открывается регистр | Вид деятельности, где применяется регистр | ||||||
| № п/п | Номер | Наименование и назначение | Про-мыш-лен-ность | Строи-тель-ство | Нау-ка | Снаб-жение и сбыт | ||
| Жур-нала-орде-ра | Ведо-мости | |||||||
| 1 | 1 | --- | По кредиту счета 50 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 2 | --- | 1 | Ведомость к счету 50 (помещена на обороте журнала-ордера №1) | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 3 | 2 | --- | По кредиту счета 51 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 4 | --- | 2 | Ведомость к счету 51 (помещена на обороте журнала-ордера №2) | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 5 | 3 | --- | По кредиту счетов 55, 57, 81 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 6 | 4 | --- | По кредиту счетов 66, 67 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 7 | 6 | --- | По кредиту счета 60 (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 8 | --- | 5 | Ведомость аналитического учета расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей (с вкладным листом для отдельных месяцев) | Квартал, п/годие, год | Х | --- | --- | Х |
| 9 | --- | 5-с | Ведомость учета расчетов с заказчиками (генподрядчиками), подрядчиками (субподрядчиками) за выполненные работы (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | Месяц | --- | Х | Х | Х |
| 10 | --- | 6-с | Ведомость учета неотфактурованных поставок (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | П/годие | --- | Х | --- | Х |
| 11 | --- | 6а-с | Ведомость учета материалов в пути (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | Год | --- | Х | --- | --- |
| 12 | 7 | --- | По кредиту счета 71 | Год | Х | Х | Х | Х |
| 13 | 8 | --- | По кредиту счетов 19, 58, 63, 68, 73, 75, 76 | Год | Х | Х | Х | Х |
| 14 | --- | 7 | Ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами (с вкладным листом на каждые 20 дебиторов или кредиторов) | Год | Х | Х | Х | Х |
| 15 | --- | 8 | Книга учета депонированной заработной платы | Год | Х | Х | Х | Х |
| 16 | --- | 9 | Ведомость учета расчетов с жильцами квартир и общежитий (для крупных предприятий) | Год | Х | Х | Х | Х |
| 17 | 9 | --- | По кредиту счета 79 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 18 | 10 | --- | По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97 | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 19 | 10/1 | --- | По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97 | месяц | Х | --- | --- | --- |
| 20 | 10а | --- | По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 25, 28, 29, 69, 70, 94, 97 | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 21 | --- | 10 | Ведомость учета материалов на складах (для предприятий, имеющих более 5 складов) | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 22 | --- | 10а | Ведомость учета материалов на складах (для предприятий, имеющих не более 5 складов) | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 23 | --- | 11 | Ведомость учета материалов в цехах | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 24 | --- | 12 | Ведомость учета затрат цехов (предназначена только к журналу-ордеру №10 с вкладным листом для каждого цеха) | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 25 | --- | 13 | Ведомость учета затрат обслуживающих производств и хозяйств | Месяц | Х | --- | --- | Х |
| 26 | --- | 13а | Ведомость учета затрат производств и хозяйств (для небольших предприятий) | Месяц | Х | Х | --- | Х |
| 27 | --- | 14 | Ведомость учета потерь в производстве | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 28 | --- | 15 | Ведомость учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и внепроизводственных расходов | Месяц | Х | --- | --- | --- |
| 29 | 10-с | --- | По кредиту счетов 02, 05, 07, 08,10, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 46, 69, 70, 94, 97 | Месяц | --- | Х | --- | --- |
| 30 | --- | 10-с | Ведомость учета движения материалов в денежном выражении (с вкладным листом на каждые 20 материально-ответственных лиц) | Месяц | --- | Х | Х | --- |
| 31 | --- | 15-с | Ведомость аналитического учета временных зданий, сооружений (с вкладным листом на каждые 50 названий зданий, сооружений и приспособлений) | Год | --- | Х | Х | --- |
| 32 | 10-н | --- | По кредиту счетов 02, 05, 08, 10, 23, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97 | Месяц | --- | --- | Х | --- |
| 33 | 10-с | --- | По кредиту счетов 10, 20, 23, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97 | Месяц | --- | --- | --- | Х |
| 34 | 11 | --- | По кредиту счетов 40, 41, 43, 44, 45, 62, 90 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 35 | --- | 16а | Ведомость учета реализации продукции (работ, услуг) (используется при определении выручки по оплате) (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 36 | --- | 16 (от-грузка | Ведомость учета реализации продукции (работ, услуг) (используется при определении выручки по отгрузке) (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур) | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 37 | 12 | --- | По кредиту счетов 14, 59, 63, 80, 82, 83, 84, 86, 96 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 38 | 13 | --- | По кредиту счетов 01, 03, 04, 91 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 39 | --- | 17 | Ведомость учета нематериальных активов и износа (с вкладным листом на каждые 50 объектов) | Год | Х | Х | Х | Х |
| 40 | 15 | --- | По кредиту счетов 98, 99 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 41 | 16 | --- | По кредиту счетов 07, 08, 11 | Месяц | Х | Х | Х | Х |
| 42 | --- | 18 | Ведомость учета затрат по капитальным вложениям (с вкладным листом на каждые 50 объектов) | Квартал, п/годие, год | Х | Х | Х | Х |
| 43 | --- | 18-1 | Ведомость учета затрат по законченным капитальным вложениям (с вкладным листом на каждые 50 объектов) | Год | Х | Х | Х | Х |
Помимо журналов-ордеров и ведомостей, перечисленных нами в предыдущей таблице, рекомендуются следующие формы разработочных таблиц: