В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно статье 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Выдача банковской карты
Использовать банковскую карту при направлении работников в командировки для организации удобно и выгодно. В этом случае организации нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника.
Держателями банковской карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания каждой карты банк открывает специальный карточный счет. На него зачисляются денежные средства и списываются в оплату произведенных расходов.
Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.
Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов (пункт 3.1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации от 24 декабря 2004 года №266-П).
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках» (План счетов бухгалтерского учета №94н). Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно.
Пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности (пункт 7 ПБУ 3/2000).
Пример.
ЗАО «Вега» направило сотрудника в загранкомандировку (Ливерпуль) и выдало ему банковскую карту. 2 июня на специальный счет с текущего валютного счета организации перечислено 2 000 Евро. Вернувшись 4 июня из загранкомандировки, сотрудник предоставил авансовый отчет, в котором указано, что 3 июня оплачен авиабилет стоимостью 500 Евро, 4 июня оплачен счет за гостиницу стоимостью 400 Евро. К авансовому отчету приложены авиабилет, счет за гостиницу и слипы, подтверждающие произведенные оплаты. По данным выписки банка средства списаны со счета банковской карты 3 июня – 500 Евро, 5 июня – 400 Евро.
Официальный курс Евро составил:
2 июня – 34,40 рубля/ EUR;
3 июня – 34,50 рубля/ EUR;
4 июня – 34,60 рубля/ EUR;
5 июня– 34,70 рубля/ EUR.
В бухгалтерском учете ЗАО «Вега» сформированы следующие записи:
| Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | ||
| 2 июня | |||
| 554 | 52 | 68 800 | Отражен перевод денежных средств с текущего валютного счета на счет банковской карты (2 000 х 34,40 рубля/ EUR) |
| 3 июня | |||
| 554 | 911 | 200 | Отражена положительная курсовая разница по счету банковской карты на дату совершения операции (2 000 х (34,50 рубля/ EUR - 34,40 рубля/ EUR) |
| 71 | 554 | 17 250 | Отражено списание денежных средств со счета банковской карты (500 х 34,50 рубля/ EUR) |
| 4 июня | |||
| 71 | 911 | 50 | Отражена положительная курсовая разница, возникшая на дату утверждения авансового отчета (500 х (34,60 рубля/ EUR - 34,50 рубля/ EUR) |
| 26 | 71 | 31 140 | Отражены командировочные расходы ((500 + 400) х 34,60 рубля/ EUR) |
| 5 июня | |||
| 911 | 71 | 40 | Отражена отрицательная курсовая разница по счету учета расчетов с подотчетными лицами на дату списания денежных средств со счета банковской карты (400 х (34,70 рубля/ EUR - 34,60 рубля/ EUR) |
| 554 | 911 | 300 | Отражена положительная курсовая разница по счету банковской карты ((2 000 – 500) х (34,70 рубля/ EUR - 34,50 рубля/ EUR) |
| 71 | 554 | 13 880 | Отражено списание денежных средств со счета банковской карты (400 х 34,70 рубля/ EUR) |