Воткак выглядит один из клиентских счетов крупнейшей канадской инвестиционнойфирмы RBC Dominion Securities:
· первые три разряда - для кода регионального офиса фирмы;
· следующие пять разрядов - для числового идентификатора клиента;
· последние три разряда - для кода менеджера счёта;
· специальный разряд - для типа счёта (наличный, наличныйуправляемый, наличный дискреционный, кредитный и т.д.).
Толковаявсеохватывающая система счётов очень важна для эффективного учёта и фиксацииответственности отделов и сотрудников. В отличие от “блоттера”(являющегося амбарной книгой) журнал учёта движения ценных бумаг ведётся всоответствии с принципом двойной записи и по смыслу аналогичен бухгалтерскомубалансу. Вместо денег здесь фигурируют количества ценных бумаг. В этом журналеитог подводится ежедневно в виде книги ценных бумаг. Каждый дебет должен иметьравноценный кредит, и наоборот. В противном случае появляется «брейк»,дисбаланс. Обнаружив брейк, операционнист обязан как можно скорее “поднять”первичные документы и найти его причину. Чем старее ошибка, тем труднее еёисправить. Когда причина ясна, баланс восстанавливается путём корректирующейзаписи в журнале. Чаще других имеют место следующие ошибки:
· неверная запись по дебету или кредиту;
· запись делается не на том счёте;
· не та ценная бумага поставлена.
Сразупосле заключения сделки в журнале учёта движения ценных бумаг открываютсяпозиции сторонам сделки. Количество ценных бумаг заносится в дебет счётапокупателя и в кредит счёта продавца. Эта запись означает, что покупательдолжен получить, а продавец - поставить данное количество. Первый имеетдебетовое сальдо (ему должны), второй - кредитовое (он должен). После оплаты ипоставки ценных бумаг журнал корректируется: то же количество заносится вкредит счёта покупателя и в дебет счёта продавца. Счета обнуляются, позициизакрываются, никто никому ничего не должен.
Напрактике такое обнуление скорее исключение, чем правило. Ценные бумаги могутпринадлежать клиенту и годами храниться в сейфе фирмы. В счёте клиента будетфигурировать открытая позиция по дебету, а в счёте сейфа - по кредиту до техпор, пока клиент не распорядится о передаче ему ценных бумаг.
Междуконечными пунктами движения ценных бумаг может быть несколько станций исостояний.
Например:
· продавец не поставил сертификат в срок (дебет счёта продавца,кредит счёта “Не получено”);
· сертификат наконец-то получен и отправлен в “ящик” (дебет счёта“Не получено”, кредит счёта “ящика);
· сертификат отправлен из “ящика” в центральный депозитарий (дебетсчёта “ящика”, кредит счёта депозитария).
Вотперечень “дебетовых” и “кредитовых” позиций под фирменным углом зрения:
дебетовыйостаток;
непоставлено (фирма своевременно не поставила ценные бумаги);
клиринговаякомпания;
заём(фирма одолжила ценные бумаги у своего клиента или другой организации);
кредитовыйостаток;
сейф;
“ящик”;
хранение;
депозитарий;
регистратор;
замена(замена сертификатов при реорганизации эмитента);
неполучено (фирма не получила в срок ценные бумаги);
клиринговаякомпания;
ссуда(фирма одолжила ценные бумаги своему клиенту или другой организации);
банковскаяссуда (получена ссуда под залог ценных бумаг);
потеряно(ценные бумаги потеряны);
впути.
Если,например, счёт депозитария показывает дебетовый остаток, то произошла ошибка:получается, что фирма забрала оттуда больше ценных бумаг, чем поместила.
Вмаленькой фирме, где весь бэк-офис может размещаться в одном углу комнаты, нетнужды присваивать счёта всем возможным звеньям операционного процесса.Например, достаточно одного счёта для всех кассовых функций. Вообще, как и вбухгалтерском учёте, в учёте движения ценных бумаг следует учитыватьособенности организации и пристрастия работников. Главное, чтобы не теряласьцель -изо дня в день держать в равновесии журнал учёта движения ценных бумаг.
Вмаленькой фирме этот журнал может вести один сотрудник с помощью одногокомпьютера, а то и вручную. В большой фирме, имеющей операционные отделы,возможна локальная вычислительная сеть, а то и центр электронной обработкиинформации со своим менеджером. Сеть должна охватывать те участки бэк-офиса,которые имеют счета в журнале учёта движения ценных бумаг. Получил кассирсертификат от продавца и тут же ввёл запись; вложил “боксмэн” сертификат в“ящик” и тут же записал операцию и т.д. Весь рабочий день журнал пополняетсязаписями, а вечером трудится центр электронной обработки информации, чтобы наследующее утро были готовы все необходимые отчёты: “блоттеры”, калькуляции,извещения о сделках, сверочные ноты, дневники активности счётов, книги ценныхбумаг и денежных средств и т.д.
Журналучёта движения ценных бумаг используется и для других целей, например дляведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попалав портфель, то клиенту причитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать вкаждый портфель, чтобы узнать это, неудобно. Поэтому при начислении доходаклиентам (если он поступает на фирму в силу номинальной регистрации)используется алфавитный перечень выпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень- побочный продукт журнала учёта движения ценных бумаг. Указанные в нёмколичества должны совпадать с итогом инвентаризации сейфа перед начислениемдохода. Если расхождений нет, то доход отражается по кредиту клиентских счетов,фигурирующих в перечне.
Стоит лисоздавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирмавыступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей,связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблемноминального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу,как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, нежелающих участвовать в собрании акционеров.
Как ужеговорилось, после совершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкойденежные суммы разносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущихпериодов. После улаживания эти счета тоже “обнуляются”, показывая, что фирмасвои комиссионные получила, с клиентами рассчиталась, налог на операции сценными бумагами удержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другиеденежные операции: получение дохода, вложение клиентом денег на его счёт,изъятие со счёта, перевод денег с одного счёта на другой.
Для учётадвижения денег требуется своя система счетов. Она состоит из обычныхбухгалтерских счетов и счетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых.Это уже знакомая бухгалтерам область.
Записи вжурнале учёта денежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги напокупку ценных бумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается подебету, получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту,изъятие денег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценныхбумаг, в этом журнале итог подводится каждый день в виде книги денежныхсредств.
Теперь,когда операции с ценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной истоимостной, можно подготовить ещё один важный документ - справку об активностиклиентского счёта. В этом документе перечислены все операции за отчётныйпериод в количественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовыепоказатели (портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения. С принятием “Стандартов внутреннего учёта...” фирмы будут обязаны регулярноотчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений склиентами .
Настоящиестандарты устанавливают единые принципы организации и ведения внутреннего учетаопераций с ценными бумагами для юридических лиц, созданных согласнозаконодательству Российской Федерации, независимо от подчиненности и формы собственности,имеющих соответствующую лицензию Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг иявляющихся членами Национальной Ассоциации участников рынка ценных бумаг (вдальнейшем "НАУФОР").
Стандартыопределяют основные требования к внутреннему учету операций с юридическими ифизическими лицами, проводимых профессиональными участниками рынка ценных бумагв процессе осуществления своей основной деятельности, порядок организации иведения этого учета, основные принципы отчетности перед клиентами, призванныеобеспечить защиту интересов клиентов профессиональных участников рынка ценныхбумаг, а также устанавливают ответственность названных профессиональных участниковрынка ценных бумаг перед НАУФОР.
НАУФОР,в свою очередь, в соответствии с настоящими стандартами разрабатываетметодические рекомендации по внутреннему учету и отчетности для указанныхпрофессиональных участников рынка ценных бумаг.
Термины и определения, используемые в настоящихстандартах
Клиент - юридическое или физическое лицо, неявляющееся сотрудником компании, выступающее в качестве инвестора на рынкеценных бумаг и связанное с профессиональным участником рынка ценных бумаг договором,регламентирующим условия и порядок предоставления ему услуг на рынке ценныхбумаг;
Ценныебумаги клиента -любые ценные бумаги, приобретенные профессиональным участником рынка ценныхбумаг за счет клиента, а также ЦБ Клиента,в отношении которых профессиональный участник, обязуется совершать сделки иоперации от своего имени или от имени Клиента, в соответствии с заключенныммежду проф. участником и Клиентом договором.