Все экземпляры отчета о сделках с физическими лицамизаполняются сотрудником компании, заключившим данную сделку, не позднее днязаключения сделок. Форма отчета о сделках с физическими лицами должна предусматриватьследующее:
- все поля должны быть помещены наодной стороне одного листа;
- символы или аббревиатуры,используемые для сокращения времени заполнения отчета о сделках с физическимилицами, должны быть установлены заранее.
Компания определяет количество экземпляров каждогоотчета о сделках с физическими лицами в соответствии со сложившейсяорганизационной и функциональной структурой компании. Минимально необходимоеколичество отчетов о сделках с физическими лицами - два. Один экземпляр отчетао сделках с физическими лицами хранится у сотрудника компании, отвечающего заорганизацию и проведение сделок с физическими лицами, второй передается вбэк-офис.
В компании должно быть выделено уполномоченное лицо,отвечающее в том числе за:
- присвоение отчетам о сделках сфизическими лицами порядковых номеров;
- передачу отчетов о сделках сфизическими лицами в бэк-офис;
- проставление в отчете о сделках сфизическими лицами отметки об их получении бэк-офис;
- сверку количества полученных отсотрудников компании, уполномоченных совершать сделки с физическими лицами,отчетов о сделках с физическими лицами с количеством отчетов о сделках с физическимилицами, переданных в бэк-офис.
Отчет о сделках с физическими лицами подписываетсяответственным лицом компании.
Каждому отчету о сделках с физическими лицамиприсваивается неповторяющийся агрегированный номер.
Система нумерации выбирается с целью удобства дляиспользования.
Система нумерации отчетов о сделках с физическимилицами может предусматривать возможность идентификации отчета о сделках с физическимилицами, заполненных для серии взаимосвязанных сделок.
Компания вправе использовать разные формы отчета осделках с физическими лицами для дилерских и брокерских сделок. Разрешаетсятакже использовать универсальный документ для обоих видов сделок.
В случае брокерской сделки, выполняемой по поручениюклиента, в отчет о сделках с физическими лицами должен быть проставлен номерсоответствующего поручения клиента.
Подтверждение сделкипредназначено для информирования контрагента о параметрах сделки с целью ихсверки на первоначальном этапе обработки информации о совершенной сделке, атакже для информирования клиента о том, что сделка по его поручению совершена,и для сверки ее условий.
Подтверждение сделки оформляетсядля всех сделок с клиентами. Подтверждение сделки контрагентам, за исключениемнепрофессиональных участников фондового рынка (в т.ч. физических лиц),готовится в случаях, предусмотренных Правилами ведения внутреннего учетакомпании.
После того кактикет заполнен дальнейшая обработки информации и учет сделки осуществляетсябэк-офис.
Подтверждениесделки готовится на основе данных тикета или отчета о сделках с физическимилицами специалистом бэк-офис и подписывается уполномоченным лицом.
Информация вподтверждении сделки должна быть представлена в виде, удобном для всехучастников сделки.
Подтверждениесделки контрагенту направляется сразу после совершения сделки идо подписания договора.
Подтверждениедолжно содержать информацию, необходимую для составления договора:
- участникисделки;
- наименованиеценной бумаги;
- данныесделки;
- условиярасчетов;
- идругие сведения, необходимые для подготовки договора.
Подтверждениесделки клиенту направляется после заключения сделки для него непозднее утра следующего рабочего дня после дня заключения сделки.
Подтверждениесделки предназначено для информирования клиента об условиях совершенной длянего сделки до завершения компанией расчетов по ней. Подтверждение сделки неявляется официальным отчетом о состоянии счета клиента, а также не может бытьиспользовано клиентом в качестве первичной документации для осуществлениябухгалтерских проводок.
Компания можетиспользовать одинаковую форму подтверждения сделки для клиента и дляконтрагента, при этом поля, не существенные для операций с клиентом, могут незаполняться.
Для сделок сфизическими лицами – форма отчета о сделках с физическими лицами.
Журнал сделокявляется ежедневным журналом, в котором фиксируется основная информация озаключенных компанией сделках. Журнал объединяет записи о дилерских иброкерских операциях.
Источникомданных для осуществления записей в журналы сделок является тикет, копия илиоригинал договора с физическими лицами.
Каждойзаключенной сделке соответствует одна запись в журнале сделок. Информация осделках заносится в журнал в день совершения сделки в хронологическом порядке,либо в день получения копии или оригинала договора с физическим лицом.
Журнал сделок с физическими лицами являетсяпериодическим, в зависимости от наличия операций с физическими лицами, учетнымрегистром, в котором фиксируется основная информация о заключенных компанией сделках.Журнал объединяет записи о дилерских и брокерских операциях. Журнал сделок сфизическими лицами заполняется на основании первичных документов в момент ихпоступления в бэк-офис компании. Каждой заключенной сделке с физическим лицомсоответствует одна запись в журнале сделок.
Журнал сделокможет вестись также в зарегистрированном представительстве или филиалекомпании, а также иных структурных подразделениях компании, определенныхУставом компании, а также в других территориальных подразделениях компании.
Журнал сделок должен содержатьследующую информацию о сделке:
- Датасделки
- Типсделки
- Датаподписания договора
- Датаподтверждения поставки на счет, открытый на имя покупателя
- Датаоплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца, датасписания денежных средств со счета покупателя)
- №договора
- Наименованиепродавца (код продавца)
- Наименованиепокупателя код покупателя)
- Ценнаябумага
- Валютацены
- Валютаплатежа
- Количествоценных бумаг
- Общаясумма сделки
Также рекомендуется добавить следующиеполя:
- Брокерскаякомиссия (если предусмотрена договором с клиентом по сделке)
- Регистрационныйсбор
- Суммасделки (реально поступившая на счет)
- Тип сделки (брокерская/дилерская);
- Дата сделки (в случае несовпадениядаты заключения сделки и даты договора);
- Дата договора;
- Дата перерегистрации ценных бумаг;
- Дата оплаты суммы;
- № договора;
- Наименование продавца (для физическихлиц - фамилия, имя и отчество), код продавца;
- Наименование посредника продавца;
- Основание (№ доверенностипосредника);