В случаеесли клиент передает поручение посредством электронной почты, то в договоре наброкерское обслуживание с ним должен быть предусмотрен пункт, регламентирующийобмен сообщениями с клиентом по электронной почте, способ защиты пересылаемойинформации и системы электронной подписи сообщений. При этом в качестве средствзащиты информации рекомендуется использовать в первую очередь программноеобеспечение, сертифицированное ФАПСИ.
Профессиональныеучастники рынка ценных бумаг обязаны вести Журнал клиентских поручений и ихисполнения, где должны фиксировать факт получения поручения от клиента илиотказа в приеме или исполнении поручения клиента по причине ненадлежащегозаполнения, изменения конъюнктуры рынка, нехватки денежных средств или ценныхбумаг на клиентском счете, а также факт отправки клиенту подтверждения посделке, заключенной в соответствии с поручением или мотивированного отказа вприеме поручения. В компании должен быть выделенный ответственный сотрудник заведение журнала клиентских поручений и хранение поручений клиентов и другихдокументов.
Журналклиентских поручений и их исполнения должен содержать следующие разделы и поля:
Раздел «Прием поручения клиента»:
- №п/п;
- Датаи время получения поручения клиента;
- Наименование,номер договора и дата или код клиента, который это однозначно определяет;
- Номерпоручения клиента согласно оговоренной в договоре с клиентом системы нумерацииклиентских поручений или системы документооборота;
- Сотрудниккомпании, ответственный за дальнейшую работу с поручением клиента;
- Подписьответственного сотрудника.
Раздел «Исполнение/отказ в приеме поручения»:
- Датаи время исполнения/отказа в приеме к исполнению поручения клиента;
- Номер/атикета/ов, которыми было исполнено поручение клиента;
- Трейдер/ы,заключившие сделку в соответствии с поручением;
- Сотрудниккомпании, ответственный за ведение журнала;
- Подписьответственного сотрудника.
Раздел «Извещение клиента»:
- Датаи время отправки клиенту извещения о заключенной сделке/отказа в приемепоручения;
- Номеризвещения/отказа клиенту согласно принятой в компании системы нумерацииизвещений и подтверждений сделок;
- Сотрудниккомпании, ответственный за ведение журнала;
- Подписьответственного сотрудника.
Записи в Журнале формируются вхронологическом порядке.
Тикет является первичнымдокументом внутреннего учета заключенной сделки, кроме биржевых операций иопераций с непрофессиональными участниками рынка ценных бумаг (в т.ч. сфизическими лицами). Тикет заполняется трейдером или иным ответственным лицом,уполномоченным совершать сделки с ценными бумагами. Тикет может заполняться внескольких экземплярах.
Тикет должен содержать следующую информацию:
- сторонысделки
- наименованиеценной бумаги;
- ценовыеи количественные параметры сделки;
- видсделки (покупка, продажа, дилерская, брокерская)
- условияперерегистрации ценных бумаг;
- условияоплаты;
- наименованиеи подпись лица, заключившего сделку;
- номертикета, согласно принятой системе нумерации.
Наоснове данных, содержащихся в тикете, бэк-офис осуществляет подготовку договора.
Всеэкземпляры тикета заполняются трейдером, заключившим данную сделку, сразу послеее заключения или непосредственно в процессе заключения. Форма тикета должнапредусматривать следующее:
- поляс характеристиками сделки группируются в разделы, которые могут соответствоватьстадиям расчетов по сделке: данные сделки, оплата основной суммы сделки,перерегистрация и т.д.;
- всеполя должны быть помещены на одной стороне одного листа;
- символыили аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения тикета, должныбыть установлены заранее.
Компания определяет количествоэкземпляров каждого тикета в соответствии со сложившейся организационной ифункциональной структурой компании. Минимально необходимое количество тикетов -два. Один экземпляр тикета хранится у трейдера, второй передается в бэк-офис.
В компании должно быть выделеноуполномоченное лицо, отвечающее в том числе за:
- присвоениетикетам порядковых номеров;
- передачутикетов в бэк-офис;
- проставлениев тикетах отметки о их получении бэк-офис;
- сверкуколичества полученных от трейдеров тикетов с количеством тикетов, переданных вбэк-офис.
Тикетподписывается начальником торгового подразделения, старшим трейдером или инымуполномоченным на это лицом. Данная процедура позволяет освободить указанноелицо от необходимости подписывать договора купли-продажи. За достоверностьперенесения информации из тикета в договор несет ответственность бэк-офис.
Система нумерации выбирается сцелью удобства для использования. Основным требованием к системе нумерацииявляется простота определения на базе номера тикета количества сделок,заключенных в течение каждого дня.
Система нумерации тикетов должнатакже предусматривать возможность идентификации тикетов, заполненных для сериивзаимосвязанных сделок.
Компания вправеиспользовать разные формы тикета для дилерских и брокерских сделок. Разрешаетсятакже использовать универсальный документ для обоих видов сделок.
В случаеброкерской сделки, выполняемой по поручению клиента, в тикете должен бытьпроставлен номер соответствующего поручения.
Отчет о сделках с физическими лицами являетсяпервичным документом внутреннего учета. Отчет о сделках с физическими лицамизаполняется трейдером или иным ответственным лицом, уполномоченным совершатьсделки с физическими лицами от имени компании. Отчет о сделках с физическимилицами может заполняться в нескольких экземплярах.
Отчет о сделках с физическими лицами должен содержатьследующую информацию:
- тип сделки (брокерская/дилерская);
- номер поручения;
- наименование ценной бумаги (вразрезе по выпускам);
- количество ценных бумаг одногоэмитента по операциям за день;
- общая сумма денежных средств подоговору купли-продажи;
- общая сумма денежных средствфактически выплаченных/полученных по договорам купли-продажи за день;
- вид сделки (покупка, продажа);
- условия расчетов по сделке;
- условия оплаты;
- наименование лица, заключившегосделку, от имени компании;
- сумма удержанного подоходногоналога;
- номер отчета о сделках сфизическими лицами, согласно принятой системе нумерации;
Группировка отчета о сделках с физическими лицами посоответствующим разделам выбирается компанией самостоятельно в соответствии свнутренней учетной политикой.
Компаниями, проводящими операции с физическими лицамина постоянной основе, отчет о сделках с физическими лицами заполняется ежедневновне зависимости от того, совершались ли операции за день или нет.
На основе данных, содержащихся в отчете о сделках сфизическими лицами, бэк-офис осуществляет дальнейшие процедуры учета и расчетов.