По записям в журнале учета поступающих грузов ревизор может определить, какие поставки осуществлены в проверяемом периоде. По данным журнала-ордера № 6 или табуляграммы поступления материальных ценностей oт поставщиков и на склады предприятия, а также по приходным документам складов и других мест хранения можно установить количество поступивших материалов.
Прибывшие в адрес предприятия производственные запасы принимаются от транспортных организаций экспедитором (или другим уполномоченным лицом). Получатель тщательно осматривает груз до начала приемки. При выявлении фактов повреждения пломб, тары и других нарушений, вызывающих сомнения в сохранности грузов, экспедитор должен потребовать от транспортной организации проверки груза и в случае недостачи или порчи его составления коммерческого акта на величину недостачи. Коммерческие акты служат основанием для предъявления претензий транспортным организациям на возмещение нанесенного ущерба.
Иногда обнаруживают нарушения условий поставки после вскрытия транспортных средств. В этом случае для приема материальных ценностей создается комиссия с обязательным участием в ней материально ответственного лица (заведующего складом) и представителя поставщика или незаинтересованной стороны. Комиссия составляет акт о приеме материалов (форма № М-7) в двух экземплярах. Факт приема и оприходования производственных запасов подтверждается подписью заведующего складом. Один экземпляр акта используется при предъявлении претензии поставщику, а второй — для учета движения производственных запасов. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (так называемая неотфактурованная поставка).
Ревизор обязан проверить, своевременно ли и правильно ли составляются коммерческие акты и акты приема материалов, не было ли случаев нарушения действующего порядка составления указанных актов, в результате чего предприятие вынуждено было принять недостачу материальных ценностей или продукцию ненадлежащего качества на свой счет, потребовать объяснения у виновных лиц об обстоятельствах допущенных нарушений.
При отсутствии расхождений во время приемки грузов экспедитор доставляет полученные от транспортных организаций материальные ценности на склад предприятия, где они приходуются по приходным ордерам (формы № М-3 и М-4). Если поставщик отправляет материальные ценности автомобильным транспортом, то они приходуются на основании второго экземпляра товарно-транспортной накладной (формы № М-5, М-5а, М-6 и М 6а).
Материальные ценности от местных поставщиков получают на основании выданных экспедитору или другому доверенному лицу доверенности форм № 2 или 2а и наряда или извещения, счета, спецификации и других документов.
Ревизор должен установить, как предприятие соблюдает порядок выдачи доверенностей на получение материальных ценностей и отпуска материалов по доверенностям в соответствии с инструкцией.
При ревизии проверяется, пронумерованы ли все листы в книжке доверенностей и имеется ли на последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера надпись «В настоящей книжке пронумеровано ….. листов»; оформлены ли приказом лица, уполномоченные руководством и главным бухгалтером предприятия подписывать доверенности; правильность оформления доверенностей, т. е. полное заполнение всех реквизитов, отсутствие исправлений, помарок и подчисток; не было ли случаев выдачи доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии. Проверяется также правильность установления сроков действия доверенностей (до 15 дней, а при плановых расчетах с поставщиками — до одного месяца, по разрешению заинтересованных министерств — до квартала); проводится ли регистрация выданных доверенностей в корешках книжки доверенностей, а по форме № М-2а — в журнале учета выданных доверенностей (форма № М-26); не выдаются ли новые доверенности лицам, не отчитавшимся в использовании ранее полученных доверенностей, по которым истек срок действия; возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия и делаются ли об этом отметки в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей и, наконец, сдает ли доверенное лицо после каждого получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им материалов.
Одной из главных задач проверки является установление полноты оприходования поступивших производственных запасов. Дляэтого сопоставляют наименования и количество оприходованныхценностей с аналогичными данными сопроводительных документов, поставщиков (счетов, накладных на отпуск материалов на сторону, товарно-транспортных накладных и др.).
Нередко при поступлении производственных запасов выявляют недостачи и излишки. Соблюдение действующего порядка оформления списания недостач и оприходования излишков можно проверить по первичным документам, справкам бухгалтерии, претензионным письмам и записям в аналитическом учете, по счетам, предназначенным для учета материальных ценностей, а также по расчетам возмещения материального ущерба. Одновременно нужно выяснить, какие меры принимались к виновным в нарушении правил приема материалов и предупреждению недостач.
Особенно внимательно проверяются поступление материалов, приобретенных подотчетными лицами. При ревизиях вскрывались факты, когда приобретались разные материалы, инструменты, запасные части и канцелярские принадлежности по высокой цене, а через подотчетных лиц получали с мелкооптовой базы или магазина аналогичные материальные ценности по более низкой цене и разницу в стоимости присваивали. Такие хищения устанавливались проверкой остатков материальных ценностей и сопоставлением их с качественной характеристикой в счете поставщика.
При проверке отпуска материалов со склада предприятия ревизор выясняет, лимитируется ли расход производственных запасов, по каким нормам рассчитывается потребность в материалах, топливе, запасных частях и других производственных запасах. В условии применения нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции потребность в материалах должна исчисляться по действующем в данном месяце нормам. Одновременно необходимо проверить, своевременно ли и правильно исчисляется лимит отпуска материалов. Такая проверка производится выборочно на основании данных о выпуске и действующих норм расхода материалов, а также с учетом остатка их в цехе на начало месяца.
Целесообразно определить удельный вес производственных запасов, отпускаемых по лимитно-заборным картам (формы №М-8 и М-9). Эти карты способствуют упрощению документооборота, сокращению количества документов и обеспечению контроля за отпуском производственных запасов со складов и кладовых.
В процессе ревизии следует выяснить, выделены ли цехами и другими производственными подразделениями работники, которым поручено получение производственных запасов со складов, сообщены ли списки этих лиц и образцы их подписей соответствующим складам.
Далее устанавливают, вносятся ли коррективы в лимиты отпуска производственных запасов при изменении производственной программы, а также в каком порядке оформляется выдача их сверх лимита, то есть имеется ли объяснение о причинах сверхлимитной потребности материальных ценностей и разрешение директора, главного инженера или уполномоченных ими лиц на отпуск таких материалов.
Бывают случаи, когда продукция, изготовленная из материалов, полученных по лимитно-заборной карте, бракуется, а часть материалов вместо использования по прямому назначению направляются на исправление брака. Чтобы обеспечить выполнение производственной программы, выписывают дополнительное количество материалов. Ревизор должен проверить, правильно ли составляются требования на получение этих материалов и исходят ли они из данных актов о браке, в которых указывается шифр забракованных изделий, заказов или деталей.
При замене одних материалов другими ревизор обязан проверить, имеется ли разрешение на такую замену и внесены ли изменения в соответствующие лимитно-заборные карты.
Далее ревизор проверяет порядок отпуска производственных запасов по требованиям. При этом он выясняет, не оформляется ли требованиями отпуск производственных запасов многократного употребления вместо оформления их выдачи по лимитно-заборным картам, кто выписывает и кто разрешает отпуск материальных ценностей по требованиям.
Особо внимательно изучает ревизор операции по отпуску производственных запасов в переработку и сторонним организациям (реализацию). Он устанавливает необходимость и целесообразность передачи в переработку производственных запасов, изучает условия договора (соглашения) с ответствующими предприятиями и организациями, определяет правильность отпуска их и полноту оприходования полученных из переработки производственных запасов, поставку учета переданных в переработку материалов и правильность исчисления фактической себестоимости полученных ценностей.
В случае выявления фактов применения заниженных норм выхода продукции из переданных в переработку материалов необходимо выяснить, с какой целью это сделано, кем эти нормы были составлены и утверждены, количество и стоимость недополученной предприятием продукции переработки. Одновременно путем встречной проверки следует выяснить на предприятии, перерабатывающем продукцию, куда она была направлена. Результаты проверки сообщаются также вышестоящей организации.
Ревизор изучает документы по отпуску производственных запасов на сторону с точки зрения правильности их оформлении и по существу. При этом сверяются данные расходных документов склада с данными пропусков на вывоз продукции и платежных документов, а также количественные данные но наименованиям материальных ценностей по договору поставки, coглашению, заявке с их количеством по расходным документам склада. Такие проверки необходимы потому, что на практике бывают случаи, когда вместе с ненужными и излишними материалами отпускаются дефицитные фондовые материальные ценности.