Проверяя размер производственных запасов материальных ценностей, необходимо иметь в виду, что он состоит из трех частей: текущего, подготовительного и страхового запаса.
Текущий запас предназначается для бесперебойного обеспечения производства в период между поступлением двух очередных партии материала. Размер текущего запаса исчисляется в зависимости от интервала поступления (партий) материала и среднесуточного расхода его на предприятии. Ревизор на основании сведений о расходе данного вида материала на производство выясняет, правильно ли предприятие рассчитало среднесуточный расход, а на основе договоров поставки или заказов на поставку и фактических показателей о поступлении отдельных видов материалов определяет правильность установления времени интервала их поступления.
Подготовительный запас существует лишь для тех материалов, которые перед запуском в производство должны пройти предварительную подготовку, не предусмотренную технологическим процессом, например испытание. Размер подготовительного запаса устанавливается путем умножения среднесуточного расхода данного материала на длительность его подготовки. Необходимо проверить правильность среднесуточного расхода материалов, а также по возможности выяснить, все ли сделано предприятием для сокращения сроков нахождения материалов в подготовке.
Страховой запас предназначается для бесперебойного обеспечения производственного процесса в случае нарушения интервалов поступления материалов, т. е. в случае полного израсходования текущего запаса. Размер страхового запаса определяется с учетом результатов анализа, имевших место нарушений интервалов поступления материалов за предыдущий плановый период.
Потребность, в материальных ресурсах рассчитывается производственными службами предприятия совместно с отделом снабжения, и результаты расчетов сводят в общую таблицу форма №20-ТП «План "Материально-технического снабжения» (сводная таблица). В этом плане по видам материалов в натуральном и денежном выражении показывается потребность в материальных ценностях и источники ее покрытия. Источниками покрытия плановой потребности в материальных ресурсах являются: ожидаемые остатки на начало планируемого периода, фонд централизованного снабжения, децентрализованные заготовки и собственное производство.
В соответствии с планом материально-технического снабжения, утвержденного вышестоящим органом управления, поставщики и покупатели получают наряды на фонды материальных ценностей, распределяемых в централизованном порядке. Наряды или заменяющие их документы служат основанием для заключения договоров поставки, в которых указываются: ассортимент, комплектность, количество, качество и стоимость приобретаемых материальных ценностей; общий срок действия договора и сроки поставки; порядок расчетов и санкции за нарушение условий договора; платежные и почтовые реквизиты поставщика и покупателя, а также отгрузочные реквизиты покупателя, если он является получателем продукции. Следует иметь в виду, что поставщик обязан не позднее 20 дней после получения наряда направить покупателю проект договора в двух экземплярах либо письмо, телеграмму с предложением об установлении договорных отношений. Предложение о заключении договора на поставку продукции, не распределяемой в плановом порядке, может исходить от любой из сторон. Сторона, получившая предложение заключить договор, дает ответ другой стороне в 10-дневный срок.
Проверяя выполнение плана материально-технического снабжения, нужно иметь в виду, что предприятие-получатель имеет право передавать другим предприятиям и организациям фонды для изготовления по договорам необходимой ему продукции. Естественно, что на эту величину будет иметь место недопоступление материальных ценностей. Поэтому до начала проверки нужно выяснить, по каким, материальным ценностям и в каком, количестве были, переданы фонды, получена ли предприятием изготовленная из них продукция, полуфабрикаты и другие предметы. При обнаружении случаев передачи части фондов, и неполучения взамен необходимой продукции ревизор обязан выяснить причины такого положения и установить, какие меры приняты предприятием для возврата переданных фондовых материальных ценностей или получения продукции, подлежавшей изготовлению из них.
Предприятия должны следить, чтобы выделяемые им материалы соответствовали их потребности в пределах минимального запаса, необходимого для бесперебойного обеспечения производственных и хозяйственных нужд. В случаях выделения излишних и ненужных производственных запасов они имеют право отказаться от них, сообщив об этом поставщику, фондодержателю и органу, выдавшему наряд.
Выполнение плана материально-технического снабжения ревизор проверяет сначала в целом по источникам покрытия, а затемконкретизирует по отдельным видам производственных запасов. При этом в первую очередь проверяются поставки по тем материалам, из-за несвоевременного поступления которых или их низкого качества вызывались перебои в производстве. Установив подобные факты, ревизор выясняет, использовало ли предприятие свои права в соответствии с постановлением «О материальной ответственности предприятий иорганизации за невыполнение заданий и обязательств», согласно которому предприятия-поставщики возмещают предприятиям-покупателям материальным ущерб, понесенный последними в результате нарушения договоров поставки.
Выполнение плана материально-технического снабжения ревизор изучает по данным картотеки последовательности отгрузки и поступления предметов труда, переписке предприятия с вышестоящими органами управления, фондодержателями и поставщиками, претензионным письмам, исковым заявлениям на уплату неустоек за нарушение договоров поставки и т.д.
Закупка ненужных и излишних производственных запасов ведет к ухудшению финансового положения предприятия, замедлению оборачиваемости оборотных средств, вызывает дополнительнуюплату в бюджет. Кроме того, приобретение материалов «в запас» лишает возможности другие предприятия обеспечить спои потребности в них. При обнаружении таких случаев необходимо установить, какие предметы труда приобретены с избытком против норм запаса и на какую сумму, сколько времени они находятся без движения, кто дал распоряжение их приобрести, какой осуществляется контроль за соблюдением нормативов запаса материальных ценностей.
Проверяя выполнение плана материально-технического снабжения, следует иметь в виду, что планирование ведется на календарный год, а ревизуемый период не совпадает с плановым. Выполнение плана материально-технического снабжения за ревизуемый период необходимо проверять с учетом его выполнения за предшествующую ревизии часть проверяемого календарного года, так как могут иметь место досрочные поставки или недопоставки производственных запасов, и тогда в соответствующем периоде ревизуемою года план снабжения может быть не выполнен или перевыполнен.
Особенно внимательно нужно проверить себестоимость заготовленных материалов. Следует учесть, что значительная часть удорожания себестоимости промышленном продукции по затратам производственных запасов, как показывает практика, образуется на стадии их заготовления. Ревизор проверяет правильность отнесения на себестоимость заготовленных материалов топлива и других произведенных расходов.
Транспортно-заготовительные расходы планируются по группам или видам производственных запасов, поэтому фактический их уровень проверяется, по номенклатуре, принятой при планировании. Основанием для проверки фактических расходов служат сметы транспортно-заготовительных расходов, первичные документы по оформлению указанных расходов, разработочные таблицы, ведомости № 10, 7, 8 и другие, журналы-ордера № 6, 7, 8, 10 и другие или соответствующие им по содержанию табуляграммы.
Наиболее часто перерасходы по транспортировке и заготовке материалов вызываются такими факторами, как дальние перевозки; транспортировка авиа- и автотранспортом; доставка багажом вместо транспортировки малой скоростью; завоз и складирование вдали от мест потребления, а затем дополнительная переброска материальных ценностей; отнесение на транспортно-заготовительные расходы расходов по транспортировке предметов труда от заводских и цеховых складов к местам потребления и т. д. Иногда случаи удорожания материальных ценностей устанавливают в связи с переплатами по счетам поставщиков в результатеприменения последними завышенных цен, не выявленных покупателями из-за плохо организованного контроля, отнесения уплаченных неустоек, штрафов за простои транспортных средств и т.п. Все эти случаи должны тщательно проверяться с целью недопущения нарушений.
2.4 Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности производственных запасов
Обеспечение сохранности собственности — одна из основных задач документальной ревизии. В процессе ревизии сохранности производственных запасов проверяется состояние складского хозяйства, подбор и расстановка кадров материальноответственных лиц, организация пропускной системы, контроля за своевременным проведением инвентаризации и выполнением плана внезапных проверок наличия производственных запасов.
Прежде всего, ревизор устанавливает степень обеспеченности предприятия складскими помещениями, в пределах, необходимых для надлежащего хранения производственных запасов, а также, не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях, под открытым небом. Проверяя складские помещения, ревизор обращает внимание на их пригодность для хранения производственных запасов.