Отчет о преддипломной практике на примере деятельности частного предпринимателя в торговом павильоне (стр. 3 из 4)

Из этой ситуации можно сформировать состав документов для нашей поставленной задачи. Т. е. в следующем пункте мы рассмотрим состав входящих и выходящих документов, их взаимосвязь и оборот.

2.3 Анализ информационной системы решения задач

Автоматизированное рабочее место организуется для главного бухгалтера предпринимателя т. к. он ведет основную работу с поставщиками по заключенным договорам, формирует заказы на товары по остаткам, имеющимся в торговом павильоне.

В данный момент определяется состав выходных и исходных документов. Разрабатываются требования к документам по форме и содержанию, способам подготовки и представления, определяется состав и назначение справочников и системы кодирования, а также разрабатываются маски исходных, справочных и выходных документов, определяется взаимосвязь их реквизитов и способы формирования показателей выходных документов, затем строится логическая модель информационных взаимосвязей и дополняется каталог требований. Исходя из материалов исследования объекта, составляем схему информационных потоков по движению отдельных документов (по задачам), соединив их в последующем в модель информационных потоков по комплексам взаимосвязанных задач. Определяем источники информации, пользователей, порядок использования информации, операции с данными. Формулируем функциональное назначение системы и моделируем документооборот. Определяем состав задач информационной системы.

Перечень и характеристика выходной информации

Наименование форм выходных документов	Форма представления	Период выдачи	Получатель информации
Сформированные заказы на товары по отдельным поставщикам	экран, печать	по требованию	Поставщики
Ведомость учета расчетов с поставщиками	экран, печать	по требованию	- « -

Перечень и характеристика исходной информации

Наименование форм входных документов	Форма представления	Частота поступления	Получатель информации
Счет на оплату	Ручной документ	По мере поступления	Покупатель
Товарно-транспортная накладная	Ручной документ	Покупатель
Договор на поставку, спецификация	Ручной документ	по мере поступления	- « -
Сертификаты качества	Покупатель

Документы прилагаются в приложениях.

Выходная информация представляется как вид документов, кадров на мониторе и файлов. Она должна содержать: заказ на товары, спецификацию. В заказе должен быть:

-№ заказа;

-дата;

-наименование потребителя и поставщика;

-реквизиты потребителя (адрес почтовый, транспортный, общие реквизиты);

Входная информация должна содержать:

-задание на отгрузку с фактическими данными;

-накладные на продукцию;

-счет, выставленный на оплату;

-сертификаты качества.

В любом из исходных документов должна быть отражена дата и счета. Каждый исходный документ должен быть описан с тоски зрения способов подготовки и его формирования, способов контроля содержания и объемов обработанной информации. По выходным информация характеризуется составом содержания способов выдачи или способов представления, формы документов (стандарт), время, периодичность. Файлы исходных документов заказов и соответственно накопительные файлы и выходные файлы после обработки информации находятся в постоянном движении, т. е. информация в них периодически изменяется в связи с:

-наступлением новых заказов;

-изменениями наступивших заказов.

Формируются массивы заказов потребителей. В базе данных формируются: массив заказов, содержащий реквизиты потребителя, массив спецификации. Пример оформления массива заказов.

Массив заказов

«Шапка заказов»

Реквизиты

1.№ заказа;

2.Дата(…);

3.Наименование потребителя (полное);

4.Наименование потребителя (сокращенное);

5.Почтовый индекс;

6.Транспортные реквизиты;

7. Вид продукции.

Массив спецификации

Реквизиты

1.№ заказа;

2.№ спецификации;

3.№ изменения заказа;

4.вид продукции;

5.№ позиции;

6.наименование продукции;

7.марка, тип, ГОСТ или ТУ;

8.[Размеры];

9.упаковка, маркировка;

10.количество [год, квартал, месяц];

11.наименование продукции;

12.реквизиты (п.7-10)

В реквизите массива спецификации количество детализируется по месяцам года при этом целесообразно в этой же структуре иметь свободное количество по каждому месяцу года для проставления данных о фактическом получении товара.

Данная структура массивов «шапки» заказов и реквизитов по каждой позиции, спецификации заказов позволяет решать задачи учета, контроля и анализа выполнения поставок потребителя, планирования поставок с учетом текущего состояния, формирования платежных документов и учета и контроля оплаты продукции.

ДолжностьОперации	Директор	Главный бухгалтер	Экспедитор
1. Обработка счетов на оплату	*Счет, накладная.
2. Подготовка договорной документации, их утверждение	*	*
3. Учет взаиморасчетов с поставщиками	*
4.Формирование заказов на товары	*

Рис. 1.1 Схема документооборота по учету и анализу заказов на товары.

3 Охрана труда и техника безопасности

Охрана труда является социально-технической наукой, которая выявляет и изучает всевозможные опасности и профессиональные вредности,а также разрабатывает методы их предотвращения или ослабления с целью устранения. Основная задача по организации охраны труда и технике безопасности сводится к предупреждению несчастных случаев, заболеваний, травматизма и т. д. Основная цель ОТ и ТБ – предупредить возникновение этих опасностей.

Возможные опасности на предприятиях и других рабочих местах: травматизм, проффесиональные заболевания, общие заболевания. Основные причины влияющие на травматизм и заболевания: технические причины связанные с неисправностью технических средств в т. ч. отсутствие заземления оборудования, работа без предохранительных устройств, незнание или нарушение правил по технике безопасности, непредвиденная остановка оборудования, отсутствие основных выходов.

В данном торговом помещении установлена автоматическая пожарная сигнализация с необходимыми пожарными датчиками в соответствии с договором №4 от 12.01.2004 года между частным предпринимателем Петренко Ф.В. и Государственным пожарным надзором Магдалиновского района о проведении экспертизы пожарной безопасности объектов. В средствах для тушения пожара имеются огнетушители углекислотные. На светильниках и лампах усановлено защитное сплошное стекло, электрическая сеть опробована на сопротивлении изоляции, разработана и вывешена на видном месте инструкция о мерах пожарной безопасности.

Установлен электрический контур заземления, который имеет следующую конструкцию. По стене помещения, где стоят технические средства закрепляется железная полоса, к которой через розетку (третий контакт) подключаются технические средства в т. ч. ЭВМ. Полоса выводится наружу здания и по стене опускается в грунт, где к ней привариваются уголки. Размеры полосы, уголков, их количесво и глубина заземления выбирается из расчета, что общее сопротивелние заземляющего устройтва не должно быть более 4 Ом. Для соединения уголков необходима полоса. Ее размеры (ширина, длина, глубина заложения) берутся в соответствии с выбранной длиной заземления.

Расчет сопротивления заземляющщих устройств

Основнные показатели и способ расчета	Показатель
	Индекс	Значение
1.Количество точек подключения	N	8
2.Удеельное сопротивление грунта	P	10
3. Длина уголка	t	1,85
4.Ширина уголка	b	0,09
5.Глубина заложения уголка	h	1,95
6.Ширина соединительной полосы	bi	0,05
7.Длина полосы	ti	6,2
8.Глубина залжения	hi	0,75
9.Число заземлителей	-	10
10.Коэфициент экранирования уголков и полосы	hэн	0,42
11.Коэфициент экранирования уголков	hэкр	0,56
12.Сопротивление заземляющего устройства	Rтр	20,19
13.Сопротивление соединительной полосы	Rн	1,96
14.Результирующее сопротивление	Rрез	3,72

Для защиты от резких скачков напряжения установлены стабилизаторы и трансформаторы, а также сетевые фильтры.

Температура помещения составляет 20-23 грдуса зимой и 20-25 градусов летом. Для проветривания воздуха помещения установелн кондиционер. Для нашей торговой прощади установлен один кондиционер с учетом: количества ЭВМ, площади рабочего помещения, суммарной мощности оборудования, суммарной мощности светильников, количества одновременно работающих людей, максимального перепада температуры воздуха и приточного воздуха, поступления тепла от оборудования, поступления тепла от людей, поступления тепла от осветительных приборов, общего избытка тепла в помещении.