Кадровая документацияиграет важнуюроль в жизнилюбого человека,т.к. она являетсяподтверждениемправ гражданинана социальноеобеспечениепо старостиили инвалидностии определяеттрудовой стажпри начислениипенсии.
Такая документацияведется вучреждениях,организациях,предприятияхнезависимоот их организационно-правовойформы и видадеятельностив соответствиис Кодексомзаконов о трудеРоссийскойФедерации(КЗоТ), Инструкциейпо ведениютрудовых книжек,другими нормативнымиактами. Персональнуюответственностьза правильноеведение документациинесет руководительорганизации,а при нарушенииправил ведения,хранения ииспользованиякадровой документациируководительможет бытьоштрафованна сумму от28 до 70 минимальныхокладов.
В зависимостиот вида организации,численностиее работниковкадровымивопросамиведает структурноеподразделение(отдел кадров)или отдельноедолжностноелицо. В маленькихорганизациях(с небольшимштатом сотрудников)функцию кадровогоработникаобычно совмещаетсекретарь илибухгалтер.
В состав документациипо личномусоставу входятразличные видыдокументов:
организационные(штатное расписание,должностнаяинструкция,правила внутреннегораспорядкаи т.д.);
распорядительные(приказы поличному составу);
информационно-справочные(докладные иобъяснительныезаписки, справки,акты и др.);
документы,имеющие юридическуюсилу (трудовыеконтракты,трудовые книжки,личные листкипо учету кадров,учетные карточки(форма Т-2) и т.п.
Все эти документынеобходимотщательноготовить, правильнооформлять исоблюдать мерыпо обеспечениюих сохранности.
1. Документированиепроцессовдвижения кадров
1.1 Правила приемана работу.
Прием на работупроизводитсяна основаниизаявлениягражданина.Основаниемможет послужитьи письменныйтрудовой договор(контракт).
Заявление, какправило, пишетсяот руки, но некоторыеорганизацииимеют трафаретныебланки длязаявленийопределенныхвидов. Рекомендуемыйформат заявления- А4.
Заявлениеадресуют наимя руководителяорганизациии составляютв виде просьбы.
Реквизитызаявления:
адресат;
автор;
наименованиевида документа;
текст;
отметка о наличииприложения;
подпись;
дата.
В реквизите«автор» указываютфамилию, имя,отчество (полностью)и домашнийадрес (иногда— номер телефона,паспортныеданные).
После резолюциируководителязаявлениеподшиваетсяв личное делоработника.
Трудовой контракт- этот договор,фиксирующийписьменноесоглашениемежду организациейи частным лицомоб установлениитрудовыхотношений ирегулирующихэти отношения.
Трудовой контрактсоставляетсяв двух экземплярах,каждый из которыхимеет одинаковуююридическуюсилу. Одинэкземплярдоговора хранитсяв организации,второй —у работника.
Реквизитытрудовогоконтракта:
наименованиевида документа;
дата;
регистрационныйномер документа;
место составления;
текст;
подписи;
печать.
Текст договорадолжен подробноуказыватьусловия работы,оплату труда,права и обязанностиработника,условия отдыха,социальногострахования,дату началаи окончанияработы. Контрактможет содержатьи другие условия(например,испытательныйсрок).
Трудовой контракт,подписанныйруководителеморганизациии работником,хранится вличном делеработника.
Граждане, поступающиена работу, обязаныпредъявитьв организациюпаспорт, трудовуюкнижку (военныйбилет, справкуо последнемзанятии), документыоб образовании,профессии, внекоторыхслучаях и другиедокументы(например,медицинскуюсправку). Имизаполняютсяличные листкипо учету кадров,составляетсяавтобиография.
На основаниизаявления оприеме на работуиздается приказпо личномусоставу. В текстеприказа обязательнодолжны бытьуказаны должность,наименованиеструктурногоподразделения,установленныйразмер оплатытруда, принеобходимостии другие сведения.Если в текстеприказа неуказана датаприема на работу,то действиеприказа считаетсяс момента егоподписания.
После изданияприказа оформляетсяличная карточка(форма Т-2) и делаетсязапись в трудовойкнижке.
В бухгалтерииорганизациина основанииприказа заводитсялицевой счетпо зарплате,а в отделе кадров— личное делоработника.
1.2 Правила переводаработника надругую должность.
Перевод работникана другую должностьосуществляютна основаниизаявленияработника, ав некоторыхслучаях (припроизводственнойнеобходимостивременныйперевод надругую должностьможет бытьпроизведенна основанииактов, докладныхзаписок, справок,других документов).
При переводеработника надругую должностьпо производственнойнеобходимостидолжна сохранятьсясредняя зарплата.
Разработанаунифицированнаяформа представленияо переводе,которая включаетв себя следующиереквизиты:
наименованиеструктурногоподразделения;
наименованиевида документа;
дату;
регистрационныйномер;
место составления;
адресат;
заголовок ктексту;
текст;
подпись.
Представлениео переводе,подготовленноеруководителемструктурногоподразделения,адресуетсяна имя руководителяорганизации,а после егорассмотренияруководителемявляется основаниемдля изданияприказа о переводеработника надругую должность.
В тексте приказапо личномусоставу припереводе работникана новую должностьнеобходимоуказать названиедолжности,структурноеподразделение,вид перевода,причину, переводаи размер оплатытруда. Текстприказа долженсоответствоватьтребованиямКЗоТ. Копиюприказа о переводенаправляютв бухгалтериюдля внесенияизменений врасчет заработнойплаты.
После изданияприказа необходимосделать записио переводеработника надругую должностьв трудовуюкнижку, в личнуюкарточку (формаТ-2). Сотрудникдолжен бытьознакомленс приказом.
Увольнениеработниковорганизациипроизводитсяпо желаниюсамого сотрудника,по инициативеорганизацииили по другимпричинам (постатьям КзоТ:нарушениетрудовогодоговора, занесоответствиезанимаемойдолжности, порешению судебныхорганов и др.).
Основаниемдля изданияприказа поличному составуявляются заявлениеработника,истекший сроктрудовогоконтракта,докладныезаписки, акты,другие документы.В тексте приказаоб увольненииобязательноуказываетсяпричина увольненияработника ввиде ссылкина документальнооформленноеобоснование.
При увольненииматериальноответственногосотрудникадополнительноразрываетсядоговор оматериальнойответственностис организацией.Проводитсяинвентаризация.
После изданияприказа обувольненииработникапроизводитсязапись в еголичной карточке(форма Т-2) и втрудовой книжке.
Кроме приказово приеме, переводе,увольнении,отделом кадровиздаются идругие видыприказов поличному составу:о командированииработниковорганизации,о предоставленииотпусков, обизменениифамилии, имени,отчества, приказыо поощрении,другие приказы.
2. Составлениеи оформлениеприказов поличному составу.
Приказы поличному составусоставляются,оформляютсяи хранятся вотделе кадроворганизации.Реквизитыприказа поличному составу:
наименованиеорганизации;
наименованиевида документа;
дата;
регистрационныйномер;
место составления;
заголовок ктексту;
текст;
подпись.
Датой приказаявляется датаего подписания.Приказы поличному составуимеют нумерациюотдельную отприказов пообщим вопросам(№ 5-к, № 16-ок).Нумеруют приказыпо порядку,начиная с№ 1, в течениекалендарногогода.
Заголовок ктексту в индивидуальныхприказах оформляетсяследующимобразом: «Оприеме на работуИванова А.Ф.»,в сводных— «по личномусоставу», приэтом в названиигруппа сотрудниковне перечисляется.
Текст сводныхи некоторыхиндивидуальныхприказов поличному составусостоит толькоиз распорядительнойчасти. Они начинаютсяс самого действия,которое необходимопроизвести,выраженногоглаголомнеопределеннойформы (НАЗНАЧИТЬ,УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬОТПУСК и т.д.).Затем указываетсяфамилия и инициалыработника (вприказах оприеме на работу— фамилия,имя, отчествополностью) идругие данныев строгомсоответствиисо статьямиКЗоТ.
Например, текстприказа обувольнениидолжен выглядетьследующимобразом:
УВОЛИТЬ:
Иванова И.И,старшего мастера,20.02.98 по собственномужеланию ст.31 КЗоТ.
Основание:заявлениеИванова И. И.
Текст приказазаканчиваютссылкой надокумент,послужившийоснованиемна изданиераспорядительногодокумента.
Проект приказапо личномусоставу визируютюрисконсульторганизации,другие заинтересованныелица. Приказподписываетруководительорганизацииили замещающееего должностноелицо.
На основанииКЗоТ необходимокаждый приказпо личномусоставу обязательнодоводить досведения всехпоименованныхв нем лиц подрасписку. Этоусловие становитсяособенно важнымпри решениитрудовых конфликтов.
Регистрируютприказы поличному составув специальныхжурналах илина регистрационныхкарточках,заносят следующиеданные:
дата приказа;
регистрационныйномер приказа;
содержаниеприказа;
кем подписанприказ.
При формированииприказов поличному составув дела необходимоучитывать, чтоони имеют разныесроки хранения.Например, приказо командированиихранится 3года, а приказыо приеме наработу — 75лет, потомуприказы поличному составугруппируютсяв дела в соответствиис установленнымисроками иххранения.
Трудовая книжка— это основнойдокумент отрудовойдеятельностиграждан. Приемна постояннуюработу безтрудовой книжкине разрешается.
На лиц, поступающихна работу впервые,заводитсятрудовая книжкане позднеенедельногосрока началаих работы. Первоезаполнениекнижки должнопроисходитьв присутствииработника наоснованиипредставленныхдокументов:паспорта, справкио последнемзанятии, документовоб образовании(профессии,специальности).
На титульныйлист трудовойкнижки вносятсведения оработнике:
фамилия, имяи отчество(указываютполностью, безсокращений);
дата рождения(указывают наоснованиипаспорта илисвидетельствао рождении.Она содержитчисло, месяци год. Например:21 февраля1965г.;
сведения обобразовании(среднее, среднееспециальное,высшее) и сведенияо профессии,специальности(указываютсяна основанииаттестата,диплома, удостоверения,сертификата).Запись о незаконченномобразовании(среднем, высшем)делают на основаниистуденческогобилета, зачетнойкнижки, справкиучебного заведенияи т.п.
На этом же листе,после указаниядаты заполнениятрудовой книжки,работник личнойподписью заверяетправильностьвнесеннойинформации.Титульный листподписываетдолжностноелицо, выдавшеетрудовую книжку,на ней ставитсяпечать организации.
На следующихстраницахтрудовой книжкиуказываютсясведения оработе. Начинаютзапись с наименованияорганизации,оформленногов виде заголовка,написанногоот руки илипроставленногос помощьюспециальногоштампа. Затемзаполняютсяграфы таблицы:
графа № 1 —номер записи;
графа № 2 —дата (число,месяц, год началадействия приказапо личномусоставу);
графа № 3 —сведения оприеме на работу,о переводахна другую работу,об увольнении(с указаниемпричин и соссылкой настатью, пунктзакона);
графа № 4 —на основаниичего внесеназапись (документ,его дата и номер).
При приемена работув графе №3 указываютсамо действие(ПРИНЯТ, ПРИНЯТА),наименованиеструктурногоподразделения,наименованиедолжности(профессию,разряд). Например,«Принята надолжностьпреподавателяпрофиля «Бухгалтерскийучет».
В дальнейшемпри любых изменениях(например, приповышенииразряда, измененииназвания должностии др.) это должнобыть внесенов трудовуюкнижку работника.
При переводеработника надругую работув трудовойкнижке делаютновую запись,где в графе№ 3 указывают:само действие(ПЕРЕВЕДЕН,ПЕРЕВЕДЕНА),наименованиеструктурногоподразделения,наименованиедолжности.Например, «Переведенна должностьзам. директора»
Приувольнениис работы,делая записьв трудовойкнижке, необходимоуказать причинуувольненияи сделать ссылкуна статью, пунктзакона. Например,«Уволена пособственномужеланию, ст.31КЗоТ РФ».При увольнении по инициативеработника всвязи с болезнью, инвалидностью,уходом на пенсиюпо старости,с зачислениемв высшее илисреднее специальноеучебное заведение либо в аспирантуру и по другимпричинам, скоторымизаконодательство связывает предоставление определенныхльгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовуюкнижку вноситсяс указаниемэтих причин.Например, "Уволенпо собственномужеланию в связис зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РФ"
Помимо перечисленныхвыше записей,в трудовыекнижки работниковвносятся наоснованииприказов поличному составусведения онагражденияхи поощрениях.При этом в графесоответствующегораздела указываюткем и за какиедостижениябыл поощренработник организациии вид поощрения.Взыскания втрудовую книжкуне записываются.
Всезаписи в трудовойкнижке о приемена работу, переводе на другуюпостояннуюработу илиувольнении,а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятияпосле изданияприказа поличному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точносоответствоватьтексту приказа.
С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку администрацияобязана ознакомитьвладельца этойкнижки подрасписку в личной карточке (форма №Т-2), в которой должнабыть повторенаточная записьиз трудовойкнижки.
Любая записьв трудовуюкнижку производитсяаккуратно, безпомарок. Всеисправленияв трудовойкнижке заверяютсяподписью ипечатью.
В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения опоощрениях"трудовой книжки зачеркивание ранее внесенныхнеточных илинеправильныхзаписей не допускается.
Принеобходимости, например, изменения записи сведений о работе послеуказаниясоответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-топрофессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которогонеправильновнесена в трудовую книжку.
Втаком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконногоувольненияили перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановленияна прежнейработе илиизмененияформулировкипричины увольнения. Например, пишется: "Запись за №таким-то недействительна, восстановленна прежней работе". При измененииформулировки причины увольненияпишется: "Запись за № таким-тонедействительна, уволен..." иуказывается новая формулировка.
Вграфе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Приналичии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбеработникавыдается дубликаттрудовой книжкибез внесенияв нее записи,признаннойнедействительной.
Выдача дубликататрудовой книжки производится администрацией по последнемуместу работы.Документы,подтверждающиестаж работы, предшествующийпоступлениюна данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правомверхнем углупервой страницыновой трудовойкнижки делается надпись: "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжкипишется: "Взаменвыдан дубликат" и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социальногообеспечениядля документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие,в учреждение,организацию,где выдан дубликат.Дубликат выдаетсятакже при утеретрудовой книжки.
Исправляютсяне только ошибочныезаписи, но изменениямогут быть вфамилии, имени,отчествеработника. Онивносятся наоснованиипаспорта,свидетельствао браке, о расторжениибрака, об изменениифамилии и т.д.на титульныйлист трудовойкнижкисо ссылкой на номер и дату этих документов. Одной чертойзачеркивается, например, прежняяфамилия илиимя, отчество, дата рожденияи записываются новые данные. Ссылки насоответствующиедокументызаписываютсяна внутреннейстороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятияили печатьюотдела кадров.
Втаком же порядке при необходимости вносятся измененияв сведения обобразовании,профессии,специальности.
Работник,потерявшийтрудовую книжку,обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 днейпосле заявленияадминистрациявыдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнемуглу первой страницы.
Дубликаттрудовой книжкизаполняетсяпо общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведенияо поощрениях"при заполнениидубликата вносятся записио работе, а такжео награжденияхи поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.
Если работник до поступленияна данное предприятиеуже работалв качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжкив разделе "Сведенияо работе" вграфе 3 преждевсего вноситсязапись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данноепредприятие, подтвержденномдокументами.
Общийстаж работызаписываетсясуммарно, тоесть указывается общее количестволет, месяцев,дней работыбез уточнения,на каком предприятии,в какие периодывремени и накаких должностяхработал в прошломвладелец трудовойкнижки.
Послеэтого общийстаж, подтвержденныйнадлежащеоформленными документами,записываетсяпо отдельнымпериодам работыв следующем порядке: в графе2 указываетсядата приемана работу; вграфе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, атакже цех (отдел)и должность(работа), на которуюбыл принятработник.
Еслииз представленных документов видно, что работник переводилсяна другую постояннуюработу в томже предприятии, то об этомделаетсясоответствующаязапись.
Затемв графе 2 записываетсядата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленномработникомдокументе имеются такиеданные.
Втом случае, когда документыне содержатполностьюуказанных выше сведенийо работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся толькоимеющиеся вдокументахсведения.
Вграфе 4 указываетсянаименование,дата и номердокумента, на основаниикоторого произведенысоответствующиезаписи в дубликате. Документы, подтверждающиестаж работы,возвращаютсяих владельцу.
В случае заполнениявсей трудовойкнижки к нейподшиваютвкладыш, напервой страницекнижки делаетсянадпись «Выданвкладыш серия_____№ ___». Вкладышбез трудовойкнижки недействителен.
Трудовые книжкихранятся вотделе кадроворганизации,в сейфе. Принеобходимостиработник можетполучитьтрудовую книжкуна короткийсрок под расписку.
Приувольнениииз организацииадминистрацияобязана в тотже день выдатьработнику еготрудовою книжкус записью обувольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по винеадминистрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденногопрогула. Днемувольненияв этом случаесчитается день выдачи трудовойкнижки. О новомдне увольненияиздается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о днеувольнения признается недействительной.
Последняязапись организациизаверяетсяподписью руководителяили установленногодолжностноголица и печатью.
Личная карточка(форма Т-2) заводитсяпосле подписанияприказа поличному составуна работников,принятых напостояннуюили временнуюработу. Ее заполняетработник отделакадров организациив одном экземплярена основаниипредставленныхдокументов:паспорта (илисвидетельствао рождении),трудовой книжки,военного билета,документов,подтверждающихобразование,квалификацию.
Унифицированнаяформа личнойкарточки состоитиз следующихразделов:
1.Общие сведения;
2. Сведенияо воинскомучете;
3. Назначенияи перемещения;
4. Отпуска;
5. Дополнительныесведения;
6. Дата и причинаувольнения.
Все сведениязаносятся вличную карточкубез сокращений.В графе «Общиесведения»указываютсяфамилия, имя,отчество работника,дата и месторождения,образование(подробныесведения), общийи непрерывныйстаж работы,семейное положение,паспортныеданные, домашнийадрес и телефон.
Заполняя графу«семейноеположение»используютследующие формулировки: «женат», «замужем»,«вдовец», «вдова»,«холост» «незамужем», послечего указываютфамилию, имя,отчество, годрождения каждогочлена семьи.Записывая вличную карточкусведения обобразовании,указывают«высшее»,«незаконченноевысшее», «среднее»,«среднееспециальное»,«неполноесреднее»,«начальное».При этом пункт«В» заполняетсяна карточкахмолодых рабочихи служащих.
Специальностьи квалификациюуказывают наоснованиидиплома илисвидетельства,профессиярабочего должнасоответствоватьее названиюв Единомтарифно-квалификационномсправочникеработ и профессий,должностьслужащих— штатномурасписанию.
Свободные строки могутпри необходимостизаполнятьсяданными поусмотрениюорганизаций.
Свободныестроки в п. 6 (6.3,6.4) раздела 1предназначеныдля названияи даты окончания второго образовательного учреждения высшего илисреднегопрофессиональногообразования.
Призаполнении пункта 12 раздела1 организации необходимо именоватьтак, как ониназывалисьв свое время, военную службу записыватьс указаниемдолжности.
Заканчиваетсяэта графа личнойподписью работникаи датой.
Данные о военнообязанныхи призывникахзаносят вовторой разделличной карточки.
Третий разделкарточки «Назначенияи перемещения»содержит записио назначении,перемещенияхпо службе иувольнении.При этом каждаязапись визируетсяработником.
В четвертомразделе фиксируютсяотпуска (всевиды) с указаниемих дат и ссылкойна номер и датуприказа поличному составу.
В разделе личной карточки "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательноеучреждениеи его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуетсяхранить отдельно до окончанияими образовательныхучреждений.
Втом же разделе следует записывать и другие данные о работнике.Например, данныео работающихинвалидах: наосновании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления(изменения),причина инвалидности,заключениеВТЭК об условияхи характере труда, а также можно записывать другие данные,необходимыедля учета.
При увольненииработника изорганизациив личной карточкеобязательнозаполняетсяотметка о датеи причинахувольнения.
Личные карточкиработников,как и трудовыекнижки, должныхраниться всейфах.
5. Пример оформлениякадровой документации
ОрганизацияООО «Вымпел»приняла наработу ИвановуЕ.В. на должностьглавного бухгалтерана основаниизаявленияпретендента. Издан приказ«О приеме наработу ИвановойЕ.В.». В отделекадров заведеналичная карточка,в трудовуюкнижку произведенасоответствующаязапись. Всеперечисленныедокументыприведены ниже.
Введение______________________________________________________________3 1.Документированиепроцессовдвижения кадров
Правила приемана работу__________________________________________4
Правила переводаработника надругуюдолжность_____________________5
Правила увольненияработника______________________________________6
2.Составлениеи оформлениеприказов поличномусоставу____________________7 3.Оформлениеи ведение трудовыхкнижек__________________________________9 4.Оформлениеи ведение личныхкарточек_________________________________14 5. Пример оформлениякадровойдокументации_____________________________16 Списоклитературы_____________________________________________________22
ПечниковаТ.В., ПечниковаА.В. «Документационноеобеспечениедеятельностиорганизации»,М., 1998;
«Инструкцияо порядке ведениятрудовых книжекна предприятиях,в учрежденияхи организациях»,утвержденаПостановлениемГоскомтрудаСССР от 20.07.74 №162(в ред. ПостановленийГоскомтрудаСССР от 02.08.85 N 252, от31.03.87 № 201, от 19.10.90 № 412);
ПостановлениеГоскомстатаРФ «Об утвержденииунифицированныхформ первичнойучетной документациипо учету трудаи его оплаты,основных средстви нематериальныхархивов, материалов,малоценныхи быстроизнашивающихсяпредметов,работ в капитальномстроительстве»от 30.10.97 №71а (в ред.ПостановленийГоскомстатаРФ от 25.01.1999 № 5 от02.07.1999 № 51; ПостановленияРосстата от11.11.1999 № 100;
КодексЗаконов о трудеРоссийскойФедерации.