Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации (стр. 8 из 11)

Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим не требует предварительной настройки в «Конфигураторе» и прост в освоении.

Ввод проводок в режиме «типовых операций»

Многие хозяйственные операции, совершаемые а организации, с точки зрения отражения в бухгалтерском учете, имеют однотипный характер и регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок. Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в «1С: Бухгалтерии» удобно использовать типовые операции. В отличие от режима ввода операции «вручную», в котором каждая проводка вводится вручную, типовая операция содержит шаблон. Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. Это полезный режим автоматизированного ввода часто повторяющихся хозяйственных операций, но наиболее удобным для автоматизации учета денежных средств является метод регистрации учетной информации с помощью документов.

Использование документов «1С: Бухгалтерии»

Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать операцию, а при необходимости – и проводки на основании вводимых документов. Для удобного поиска в информационной базе документы «1С: Бухгалтерии» распределяют по журналам. Например, в типовой конфигурации в журнал «Основные средства» включены документы «Покупка ОС» и «Начисление износа ОС», «Ликвидация ОС» и др. В журнале документов можно не только выписывать новые документы, но и работать с ранее введенными документами: редактировать, переходить в журнал операций и журнал проводок, видеть проводки автоматически формируемые документом и т.д.

В последнее время наибольшей популярностью обладает режим документов. Разработчики в стандартных конфигурациях программы предусматривают документы практически на «все случаи жизни». В частности в бюджетной конфигурации имеются в наличии документы, отражающие почти все операции по учету основных средств в бюджетных учреждениях: от ввода входящих остатков в момент начала эксплуатации программы до списания пришедших в негодность основных средств за исключением редких операций, таких как изменение балансовой стоимости основного средства в связи с достройкой, дооборудованием, модернизацией, частичной ликвидацией и т.п.

Таким образом успех при работе с программой предполагает умение пользоваться стандартными документами, знать их возможности и уметь настраивать их в соответствии с потребностями конкретной организации.

Документ «Покупка ОС»

Документ «Покупка ОС» предназначен для оприходования приобретенных основных средств «Актом приемки-передачи и на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-1)» и формирования соответствующих проводок.

Данные вводятся по каждому основному средству. Новое основное средство может быть заранее внесено в справочник «Основные средства», либо его можно внести в список основных средств при вводе данного документа.

Для заполнения документа необходимо вызвать документ «Покупка ОС» либо из списка документов группы «Основные средства», либо из журнала «Основные средства» (Покупка ОС) и заполнить его реквизиты.

Номер документа присваивается автоматически.

Дата документа. В качестве даты высвечивается текущая дата. При необходимости ее можно изменить. Дата документа будет записана в реквизиты субконто как дата поступления основного средства в организацию.

Счет Поставщика. Выбирается из плана счетов счет расчетов с поставщиками. По умолчанию предлагается счет 178.1.

Поставщик. Необходимо выбрать из справочника «Контрагенты» организацию-поставщика основных средств.

Договор. Из справочника «Основания», подчиненного справочнику «Контрагенты», выбирается договор (счет, счет-фактура), на основании которого проводилась оплата основного средства.

Источник финансирования. Указывается, за счет каких средств приобретено основное средство. Выбирается из списка значении перечисления «Движениефонда».

Счет расхода Из списка счетов необходимо выбрать счет, на кото рый будут относиться затраты на приобретение основных средств По умолчанию предлагается счет 200.1.

Статья расхода. Если по выбранному в предыдущем реквизите счету ведется аналитический учет по статьям расходов в соответствии с «Экономической классификацией расходов», из списка субконго выбирается нужная статья расхода. Если по выбранному счету ведется аналитический учет по другим статьям, выбирается соответствующая сгатья. Если аналитический учет не ведется переходим к следующей позиции, нажав клавишу Enter.

Приказ. Вводится номер распоряжения/приказа.

Дата приказа. Вводится дата распоряжения/приказа.

Месторасположение объекта. Вводится местонахождение объекта в момент приемки основного средства.

Затем необходимо заполнить строки табличной части документа.

Номер строки. Заполняется автоматически.

Счет ОС. Из плана счетов выбирается счет, на котором будет учитываться конкретное основное средство.

Основное средство. Из справочника «Основные средства» выбирается конкретное основное средство, если список заведен заранее, или в этот список добавляется новое основное средство и затем выбирается нужное.

Структура и реквизиты справочника «Основные средства» были рассмотрены ранее.

Заполнив необходимые реквизиты, следует нажать кнопку «ОК» для сохранения их в карточке и нажатием клавиши Enter (или двойным нажатием правой клавиши мыши) внесите основное средство в документ.

МОЛ Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства, нажатием клавиши Enter.

Отдел. Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства, нажатием клавиши Enter.

Количество. Проставляется требуемое количество. Если по данному виду основных средств не ведется групповой учет, то количество равно 1.

Сумма. Вводится стоимость основного средства по документам приобретения, включая НДС. Стоимость основных средств, приобретенных за счет средств от реализации продукции, работ услуг, должна указываться без НДС. Сумма указывается в рублях и копейках. При групповом учете вводится стоимость указанного количества основного средства.

Признак начисления износа - выбирается одно из значений:

«Да» если по объекту определяется износ;

«Нет» - если по объекту не определяется износ (предметы для на учных и учебных целей, музейные ценности и т.п ).

Код нормы износа выбирается из справочника «Нормы износа», содержащего шифры и нормы износа для различных групп основных средств в соответствии с документом «Годовые нормы износа по основным фондам учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР».

Норма износа (процент) - годовая норма износа, заполняется автоматически при выборе кода из справочника «Нормы износа», исполь зуется при автоматическом формировании проводок по начислению износа основных средств. Если для объекта нет подходящей позиции в справочнике «Нормы износа», то для него выбирается код 99999 «Нет в списке», а в реквизите «Норма износа» указывается норма износа, в процентах, исходя из срока полезного действия или в соответствии с «Еди ными нормами амортизационных отчислений», утвержденными постановлением Совмина СССР от 22.10.90 г. № 1072.

Если реквизиты Код нормы износа и Норма износа были введены в карточке основного средства, то в документе значения этих граф подтверждаются нажатием клавиши Enter

Ввод в эксплуатацию. Указывается признак ввода в эксплуатацию выбирается одно из значений:

«Да» - если основное средство вводится в эксплуатацию в момент оприходования. В этом случае в карточке дата и номер документа о вводе в эксплуатацию будут записаны автоматически такие же, как в документе на оприходование.

«Нет» - если основное средство будет введено в эксплуатацию позднее. В этом случае дата и номер документа о вводе в эксплуатацию задаются в карточке (в списке субконто) в момент ввода в эксплуатацию

После заполнения последней графы таблицы на экран вновь будет выдан список ОС для очередного выбора Таким образом заполняются строки табличной части документа

После заполнения всех реквизитов из документа можно распеча тать акты приемки-передачи (форма № ОС-1) на основные средства указанные в спецификации (Приложение 2)

Инвентарные карточки на введенные основные средства можно распечатать после проведения документа из карточки основного средства справочника «Основные средства» или из меню «Отчеты» «Учет основных средств» «Инвентарная карточка ОС»

При проведении документа по каждому основному средству автоматически будут сформированы проводки на сумму стоимости в полных рублях, включая НДС. Первая проводка - Дт выбранного счета основных средств, Кр счета расчетов по выбранному поставщику, вторая проводка Дт выбранного счета расхода по выбранной статье, Кр счета 250.

Если по документам приобретения стоимость ОС указана в рублях и копейках, на сумму копеек будет сформирована дополнительная проводка Дт выбранного счета расхода по выбранной статье, Кр счета расчетов по выбранному поставщику

Нажатием на кнопку «Документ» можно сразу же получить твердую копию документа «Акт-накладная» приемки-передачи основных средств (Приложение 3).

Документ «Безвозмездное получение ОС»

Документ «Безвозмездное получение» предназначен для оформле ния поступления безвозмездно полученных основных средств «Актом приемки основных средств (форма № ОС-1)» и формирования соответствующих проводок.