Платежи по сделке
Подсистема управления деловыми процессами.
В конкретной реализации она представлена разработкой компании ВЕСТЬ АО WorkRoute II - фундаментом всей системы исполнения сделок. С помощью карт деловых процессов система информируется о количестве и содержании этапов сделок, об исполнителях на каждом конкретном этапе и предусмотренных для их исполнения сроках. При этом система сама назначает исполнителя в соответствии с загруженностью каждого сотрудника.
Нужно также сказать о документировании и контроле исполнения сделок. Действия каждого сотрудника на любом этапе технологической цепочки фиксируется, в том числе и при попытке несанкционированного доступа к информации. Также предусмотрен обмен информацией на каждом этапе в форме «вопрос - ответ». И, естественно, в любой момент времени становится возможным проанализировать ход протекавших событий. К определенному этапу совершаемой сделки можно прикрепить документы, непосредственно к ней относящиеся. Хранение большого объема информации гарантирует система электронного архива производства DOCS Open компании PC DOCS, с которой интегрируется WorkRoute II.
Также присутствует задача отслеживания времени выполнения этапов сделки. Если какой-либо из этапов будет просрочен, то об этом узнает не только его исполнитель, но и руководитель. Такой инструмент необходим в условиях жестокой дисциплины исполнения сделок, что необходимо для надежной компании.
В конфигурацию рабочего места подсистемы WorkRoute Client входит так называемый Maps List - список внесенных маршрутов деловых процессов. На экране пользователя предстает полная картина работы компании на текущий момент: преимуществом здесь является то, что маршруты или карты исполнения сделок классифицируются по различным признакам.
В состав конфигурации принята следующая схема:
дилерская или комиссионная сделка;
собственные ценные бумаги, бумаги клиента, по которым компания выступает номинальным держателем, или бумаги клиента, находящиеся в собственности компании;
аффелированное лицо;
тип перерегистрации (FF, FB, FC и т.д.);
валюта сделки;
локальная или региональная сделка.
В дополнении к этому заказчик может сконструировать любой другой тип сделки.
При этом система управления процессами организует работу компании в реальном времени. Это согласуется с методологией отражения учетных процессов в бэк-офисе. Таким образом, применение workflow-подсистемы в качестве фундамента для всей системы компании наиболее гармонично, эффективно и оправдано.
Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии.
Как следует из описания процессов деятельности компании, весь объем выполняемых работ можно условно разделить на следующие компоненты:
заключение сделок;
обслуживание потоков ценных бумаг;
обслуживание потоков денежных средств;
обслуживание трансакций компании в регионах.
В подсистемах бэк-офиса и бухгалтерии разработаны соответствующие ресурсы прикладной области или бизнес-объекты, каждый из которых содержит свой набор атрибутов и методов.
Объект «Сделка». Он используется для построения тех этапов бизнес-процессов, на которых сотрудники заключают договоры. Для этого объекта выделяются следующие атрибуты - название, регистрационный номер, покупатель, продавец, код ценной бумаги, количество, валюта, сумма и т.д. и методы - оформление поручения на покупку-продажу ценных бумаг, заключение сделки, ее регулирование.
В деятельности инвестиционной компании встречаются различные типы сделок: по купле-продаже ценных бумаг у юридических и физических лиц, купле-продаже ценных бумаг с выполнением правила поддержания и т.п.
Объект «Документы для перерегистрации». Этот этап применяется для построения этапов исполнения сделок, в которых задействованы покупка ценных бумаг. Методы объекта обслуживают следующие этапы хозяйственных процессов: отсылка договора купли-продажи и передаточного распоряжения контрагенту на подпись с последующей перерегистрацией; отсылка тех же документов реестродержателям; получение уведомления о перерегистрации от реестродержателей, контрагентов и доверенных лиц.
В качестве атрибутов используются: фактическая дата получения документов от контрагентов; дата отправки документов; дата отправки документов на перерегистрацию; дата перерегистрации; регистрационный номер сделки.
Объект «Платежи» Он используется для описания тех объектов сделок, где используются потоки денежных средств. Методы объекта позволяют регистрировать платеж; аннулировать его; проводить отчет в системе. К атрибутам данного объекта относятся сумма платежа, регистрационный номер сделки, дата платежа, номер платежного поручения т.д. В работе с данным объектом могут принимать участие как бэк-офис, так и бухгалтерия. Важно то, что внутренняя логика этого объекта обеспечивает ввод согласованных между бэк-офисом и бухгалтерией и непротиворечивых данных, а это дает возможность достичь высокого темпа и качества обработки информации.
Объект «Отчет из регионов» Этот объект выступает в бизнес-процессах, отражающих работу доверенных лиц в регионах. Методы объекта традиционно просты: создать, редактировать, провести отчет. Его основные атрибуты: сведения о доверенном лице; сумма, выданная на руки по всем операциям купли-продажи в регионах; сумма регистрационного сбора и подоходного налога, удержанного и начисленного в процессе купли-продажи ценных бумаг.
При этом структура бизнес-процесса, отслеживающего работу компании в регионе, состоит из двух основных этапов:
финансирование операций в регионах (с использованием объекта «Платежи»);
учета и анализа операций в регионе ( с использованием объектов «Отчет из регионов» и «Сделка»)
Структура всего процесса полностью соответствует предлагаемому ассоциацией НАУФОР порядку учета операций с физическими лицами.
Внутренняя структура бизнес-обектов поддерживает принцип двойной записи, причем в соответствии с приведенной классификацией сделок они содержат различные виды корреспонденций, общая структура которых совпадает с предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.
Подсистема бэк-офиса
В основе учета исполнения сделок в бэк-офисе по рекомендациям НАУФОР лежит метод двойной записи. Это предопределяет выбор мощной, производительной и надежной бухгалтерской системы в качестве платформы для построения подсистем бэк-офиса и бухгалтерии.
Подсистема бэк-офиса работает на внебалансовых относительно бухгалтерии счетах. Иными словами из всего объема собственных денежных средств компании должен быть условно выделен фонд под операции со сделками с ценными бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса открывается специальный контрольный счет. Он может корреспондировать со счетами учета наличных средств в кассе или на расчетном счете. Смысл этого с экономической точки зрения заключается в том, чтобы привлечь средства для осуществления основной деятельности компании; контрольный счет обеспечивает балансирование ее активов и пассивов на момент составления пробного или консолидированного баланса. Далее открываются счета клиентов и контрагентов ценных бумаг и т.д. При завершении основных этапов сделки подсистема бэк-офиса производит соответствующие этому этапу двойные записи и помещает их в учетный раздел.
Полную классификацию и исчерпывающее описание предназначения счетов, которые использует бэк-офис, можно найти в рекомендациях по внутреннему учету операций с ценными бумагами в брокерских или дилерских компаниях от Artur Andersen.
Эта подсистема автоматически формирует весь спектр учетных регистров, опубликованных в Стандартах НАУФОР, а именно:
журнал ежедневного учета денежных средств;
журнал ежедневного учета ценных бумаг;
книга учета (оборотная ведомость) денежных средств;
книга учета (оборотная ведомость) ценных бумаг;
журнал учета дилерских операций (по собственному портфелю и портфелю клиентов компании);
журнал незавершенных сделок.
Отметим, что подсистемы бэк-офиса и бухгалтерии реализуют базовые принципы функционирования учетной системы для инвестиционных компаний. А это значит, что, во-первых, операции с ценными бумагами учитываются отдельно от административно-хозяйственных; во-вторых, средства клиентов, которыми распоряжается фирма, учитываются отдельно от собственных средств компании; и в-третьих, учет ведется в режиме реального времени, т.е. любая операция отражается в системе в день ее совершения.
данные о завершении данные о завершении этапов этапов
