На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованияяяяяяяяяяяяо составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
Список литературы
1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М., 1989.
2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 1990.
3. Веселов П.В. Вы - секретарь. - М., 1993.
4 .Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. -М., 1961.
5 .Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. - 1986. - № 2.
6 .Глушков В.М. Основы безбумажной информации. - М., 1982.
7. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
8 .Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975.
9. Еремченко В.А. Совершенствование документационного обеспечение управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. -Л., 1991.
10. Кочетков Г. Б. Автоматизация конторского труда в США: Теория и практика офиса будущего. - М., 1985.
11. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., 1991.
12. Серафимова И. В. Проблемы "офиса будущего" // США - экономика, политика, идеология. - 1984. - № 6.
13. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. - М., 1989.
14. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. - М., 1993.