ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ И МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСАХ
В данной работе рассматриваются два аспекта Вашего бизнеса, требующие тщательного учета и планирования.
Речь идет о:
Ваших потребностях в персонале;
необходимых Вам материальных ресурсах.
Вначале давайте рассмотрим Ваши потребности в персонале на ближайшие 12 месяцев.
Помните: подобранный Вами персонал станет, скорее всего, Вашим главным «активом».
В то же время, решение этого вопроса сопряжено с немалыми расходами.
Необходимо определить:
все виды деятельности, связанные с Вашим бизнесом;
трудозатраты для каждого вида деятельности;
должностные обязанности Ваших сотрудников;
критерии индивидуального отбора Ваших сотрудников.
В этом случае у Вас будет значительно больше шансов правильно подобрать сотрудников в соответствии со спецификой каждого вида работы.
Работы в рамках предприятия
Вам следует четко сформулировать свои текущие задачи. На данном этапе не стоит заниматься детализацией конкретных видов работ. Просто подумайте, что нужно сделать.
Например, для магазина перечень текущих задач может включать:
обслуживание покупателей за прилавком;
кассовое обслуживание покупателей;
упаковка товаров;
организация приема товаров;
расчеты с поставщиками;
складирование;
уборка помещения;
охрана помещения и т. д.
Разумеется, перечень работ определяется характером Вашей предпринимательской деятельности и может быть намного больше.
Определив необходимые виды работ, переходите к выяснению следующих вопросов:
где будет выполняться данный вид работы;
необходимый уровень квалификации сотрудника;
периодичность выполнения данного вида работы.
Работы могут выполняться как в помещении, так и за его пределами (может быть, в демонстрационном зале или на складе).
Все виды работ можно разделить на основе требуемого уровня квалификации сотрудника:
без специальной подготовки;
невысокая квалификация;
требуется специальная подготовка.
Вы можете самостоятельно составить более подробное описание всех необходимых требований.
Периодичность работы может быть практически любой (некоторые виды работы достаточно выполнять один раз в месяц, другие — несколько раз в день).
Давайте в качестве иллюстрации рассмотрим два примера.
Вид работы — Прием наличных денег
Место ее выполнения — Офис
Уровень квалификации — Средний
Периодичность — Ежедневно
Вид работы — Мытье полов
Место ее выполнения — Склад
Уровень квалификации — Не требуется
Периодичность — 2 раза в день
А теперь попробуйте составить перечень всех видов работ, связанных с хозяйственной деятельностью Вашего предприятия.
Кто что будет делать?
Теперь пора задуматься над тем, кому поручить тот или иной вид работы.
Рассмотрим в качестве примера магазин.
Кто будет получать деньги от покупателей?
продавец;
помощник продавца;
кассир;
менеджер.
Кто будет проводить уборку складских помещений?
работник склада;
сотрудник магазина;
уборщица.
Эти виды работ должен кто-то выполнять. Так как в малом бизнесе один человек обычно выполняет несколько видов работ, необходимо определить, кто будет заниматься конкретной работой.
Используя предыдущие материалы, заполните приведенную ниже таблицу.
Сгруппируйте различные виды работ по характеру деятельности. Может быть, некоторые из них не требуют полной занятости в течение дня? В таком случае можно ли поручить их выполнение одному сотруднику?
Отметьте, кто конкретно будет выполнять каждый вид работы. Таким образом, Вы распределите обязанности между сотрудниками. Может быть, в Вашем списке остались нераспределенные виды работ.
Попробуйте для их выполнения пригласить сотрудников, которые будут работать у Вас по совместительству, или же найдите человека, у которого есть свободное время.
Главное, чтобы были учтены все виды работ. При этом не стоит увлекаться чрезмерным дроблением объема работы, которую предстоит выполнить.
| Вид работы | Должность сотрудника, отвечающего за данный вид работы | Исполнитель |
После того, как Вы составили перечень работ, связанных с хозяйственной деятельностью Вашего предприятия, Вам предстоит решить, стоит ли нанимать дополнительных работников, или, может быть, кто-то из Ваших сотрудников недостаточно загружен.
Следующий этап — определение Ваших потребностей в персонале на ближайшие 12 месяцев. Для этого Вам придется вернуться к ранее составленным планам и прогнозам.
Если Вы предлагаете новые виды товаров или услуг или же собираетесь выйти на новые рынки, подумайте, сможет ли Ваш нынешний персонал справиться с этими новыми задачами.
Если Вы, напротив, прекращаете производство каких-нибудь товаров или оказание каких-либо услуг, попробуйте ответить на вопрос: как это скажется на тех Ваших сотрудниках, которые заняты именно в этих областях?
Если Вы занимаетесь модернизацией своих товаров или услуг, сможет ли Ваш нынешний персонал адекватно отреагировать на это?
Может быть, данные новшества потребуют переподготовки части Ваших сотрудников?
В том случае, если Вы планируете увеличение объема продаж в течение ближайших 12 месяцев, сможет ли Ваш персонал справиться с возросшим объемом работы?
Постарайтесь дать ответ на эти вопросы, перечислив намеченные на ближайшие 12 месяцев изменения в хозяйственной деятельности Вашего предприятия.
Если Вы собираетесь изменить условия работы Вашего нынешнего персонала, необходимо как можно раньше обсудить с ними этот вопрос, в особенности, если потребуется их переподготовка.
Возможно, Вы даже встретите с их стороны некоторое сопротивление, поэтому лучше всего заранее поставить в известность тех сотрудников, которых в наибольшей степени затронут предполагаемые изменения.
Если Вы набираете новых сотрудников, возникнут определенные расходы, которые необходимо учесть, составляя план своей работы на ближайшие 12 месяцев. Как правило, расходы, связанные с подбором новых сотрудников, включают:
заработную плату, соответствующие выплаты в бюджет и т.п.;
стоимость размещения рекламы (приглашения на работу) или оплату услуг фирм, занимающихся подбором персонала;
затраты на проведение собеседований с кандидатами;
обеспечение новых работников оборудованием, инструментами и т.д.;
расходы на обучение персонала.
Могут быть и другие виды расходов, связанные с особенностями Вашего бизнеса.
Постарайтесь перечислить все возможные расходы, связанные с набором новых сотрудников или переподготовкой прежнего персонала.
Убедитесь в том, что данные виды расходов отражены в Ваших финансовых планах. Если нет, внесите необходимые изменения.
Планирование набора персонала
Если нужно нанять новых работников, придется решить два вопроса: когда Ваши новые сотрудники приступят к выполнению своих обязанностей, а также когда Вам следует начинать подбор персонала.
Необходимо зарезервировать как минимум месяц между собеседованием с сотрудником и началом его практической работы на Вашем предприятии.
Может быть, Вам удастся найти человека, который сможет приступить к выполнению своих обязанностей и раньше, но лучше все-таки иметь определенный запас времени.
Вам потребуется время:
для размещения объявления о приглашении на работу;
для сбора информации о претендентах;
для отбора кандидатов для проведения собеседования;
для непосредственного проведения собеседований.
Размещение объявления о приглашении на работу может занять 2-3 недели. Затем примерно в течение месяца Вы будете собирать информацию о претендентах.
Неделя у Вас может уйти на отбор потенциальных кандидатов и составление графика собеседований.
Конечно, не исключен вариант, что Вы сможете найти нужного Вам сотрудника уже на следующий день после публикации объявления, но возлагать на это большие надежды не следует. Составляйте план, имея запас времени. Тогда Вы сможете спокойно работать.
Постарайтесь составить план набора Вашего персонала на ближайшие 12 месяцев.
План набора персонала
Должность
Время начала работы
Время проведения собеседования
Последний день приема заявлений
День публикации объявления о приглашении на работу
Последний день действия объявления о приглашении на работу
Замечания об условиях и характере работы
Вам придется использовать единый план для каждого вида работ на ближайшие 12 месяцев.
План обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами
Если Вы хотите добиться успеха в своем деле, необходимо постоянно следить за изменениями рыночной конъюнктуры и гибко реагировать на эти изменения, расширяя по мере необходимости границы своей хозяйственной деятельности или же переключаясь на другие виды товаров или услуг.
Чтобы своевременно и в полном объеме удовлетворять потребности рынка, необходимо иметь план обеспечения Вашего предприятия материальными ресурсами на ближайшую перспективу.
Речь в данном случае идет о:
помещении;
транспортных средствах;
производственном оборудовании;
оборудовании для Вашего офиса;
запасах сырья и готовой продукции на складе.
Как правило, это статьи расходов на приобретение основного капитала.
Ни один из перечисленных выше пунктов нельзя рассматривать в отрыве от других. Так, например, Вам придется обратиться к плану маркетинга и прогнозу продаж, чтобы наглядно представлять динамику развития предприятия на протяжении определенного периода времени.
Кроме того, Вам потребуется производственный план, чтобы свободно ориентироваться в изменениях хозяйственной политики, а также план набора персонала — для обеспечения новых сотрудников всем необходимым оборудованием.