Если таблица или рисунок имеют размер, больший, чем половина страницы, то они помещаются на отдельной странице. Таблица или рисунок меньшего размера могут быть обрамлены текстом.
Таблица или рисунок могут рассматриваться отдельно от текста. Это означает, что любой человек, просматривающий отчет, должен иметь возможность взглянуть на таблицу или рисунок и быстро понять его содержание. Для понимания таблицы или рисунка необязательно читать пояснительный текст.
Для систематизации таблиц используется сквозная нумерация (1, 2, 3 и т.д.) или нумерация по разделам (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.). Рисунки, как правило, нумеруются по разделам. Номер и название таблицы помещаются над таблицей. Номер и название рисунка помещаются под рисунком.
Иногда возникают сомнения по поводу того, должны ли таблица или рисунок быть помещены в тексте или же они могут быть приведены в приложении, в конце отчета. Они должны помещаться в тексте, если читающий должен их просмотреть для того, чтобы понять содержание отчета. Если же такая информация может быть полезна, но не является необходимой, она обычно помещается в приложении. В том случае, если объем информации достаточно велик (несколько или много страниц), то таблица или рисунок также обычно помещаются в приложении.
Если в Вашем отчете Вы используете таблицы или рисунки, кем-либо где-либо уже публиковавшиеся, дайте ссылку на источник.
В тексте должны иметься ссылки на все таблицы и рисунки. Затем таблица или рисунок приводятся в конце абзаца или на следующей странице (в случае, если они должны быть помещены на отдельной странице). В последнем случае страница, на которой производилось упоминание таблицы или рисунка, дополняется текстом.
Если таблица такова, что ее нужно размещать на горизонтально ориентированном листе, помещайте заголовок со стороны внутренних полей или корешка таким образом, чтобы таблица просматривалась со стороны внешних полей отчета.
Как в таблицах, так и в рисунках (графиках) время (годы, месяцы и т.д.), как правило, откладывается по горизонтальной оси.
Существуют ли какие-либо правила брошюровки отчетов?
Конечно, свои функции есть и разрозненных листов бумаги, но большинство отчетов требует брошюровки. Короткие документы для временного внутреннего использования достаточно скрепить степлером. В других случаях можно применить иные средства брошюровки. Особенно удобны те, которые позволяют не сгибать переворачиваемые страницы. Иногда более полезна печатная обложка, а иногда — прозрачная пластиковая, позволяющая видеть титульную страницу. Возможно, в Вашей организации имеются специальные обложки для всех видов отчетов. Использование обложки может сделать отчеты единообразными, внешне привлекательными, и, кроме того, обложка защищает страницы отчета от внешних повреждений.
Для улучшения общего вида отчета и повышения его привлекательности можно применять разные технические средства, например:
Цвет обложки отчета, соответствующий печатному бланку организации или автора;
Крепление обложки, позволяющее присоединять к отчету брошюры или печатные материалы меньшего размера;
Средство крепления визиток и карточек.
Выбор средств брошюровки зависит от вкуса автора и практических соображений, но при этом, как всегда, высшим критерием является читатель и Ваше мнение о том, что для него удобно.
У канцелярских средств разная стоимость, но ведь жаль портить всю лодку, сэкономив на рубль смолы. Отчет может быть таким важным, что разница в цене обложки не будет иметь значения. Разумеется, и здесь нужно соблюдать баланс. Например, для длинного и широко распространяемого отчета лучше сделать качественную обложку и немного сэкономить, напечатав текст с двух сторон каждого листа.
Стоит обдумать и способ рассылки отчета, особенно если он направляется за пределы Вашей организации. Каким бы способом ни отправлялся отчет: без конверта, в жестком или мягком конверте — он должен поступить адресату таким же привлекательным, каким был отправлен.
Технические средства пересылки, конечно, очень эффективны, но могут снизить впечатление от отчета. Например, электронная почта обеспечивает высокую скорость доставки, но не позволяет оформить отчет в виде внушительного документа.
Помните, что не следует игнорировать ни один фактор, ни одну деталь внешнего оформления, усиливающие впечатление от отчета.
Полезные советы
ВСЕГДА НАЧИНАЙТЕ РАБОТУ НАД ЛЮБЫМ ОТЧЕТОМ С ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ
СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНОЙ ЧАСТИ ОТЧЕТА ДОЛЖНО СООТВЕТСТВОВАТЬ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ
ПРИ НАПИСАНИИ ЗАГОЛОВКОВ СОБЛЮДАЙТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ПРАВИЛА И БУДЬТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ
СНАБДИТЕ ТЕКСТ СООТВЕТСТВУЮЩИЕМИ ТАБЛИЦАМИ И РИСУНКАМИ
СДЕЛАЙТЕ НЕОБХОДИМЫЕ ССЫЛКИ НА ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ
ВКЛЮЧИТЕ В ОТЧЕТ НЕОБХОДИМЫЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИ
ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ ДОЛЖНОГО УРОВНЯ ОФИЦИАЛЬНОСТИ
СОБЛЮДАЙТЕ ЕДИНООБРАЗИЕ В ОФОРМЛЕНИИ ОТДЕЛЬНЫХ СТРАНИЦ ОТЧЕТА
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О ЧИТАТЕЛЯХ — ПОСТАРАЙТЕСЬ ОПРАВДАТЬ ИХ ОЖИДАНИЯ
ПОМНИТЕ, ЧТО ВЫ МОЖЕТЕ НАПИСАТЬ ХОРОШИЙ ОТЧЕТ — СТОИТ ТОЛЬКО ЗАХОТЕТЬ И ПРИЛОЖИТЬ К ЭТОМУ НЕМНОГО УСИЛИЙ!
10. Типичные ошибки при написании отчетов.
Ситуация: «У меня постоянно возникают проблемы при подготовке отчетов. Я с трудом подбираю слова. А то, что получается в результате — увы! — далеко от совершенства. Может быть, я зря стараюсь, и у меня просто нет соответствующих способностей?»
Ошибка: Работая над отчетом, помните, что Вы, безусловно, можете написать хороший документ. В данном случае речь идет о навыках письма и знаниях, которые можно постоянно приобретать и совершенствовать. Даже для того, чтобы избавиться от некоторых старых привычек, нужно время и осознанные усилия. Любой человек может улучшить свой стиль письма. Для этого необходимо только немного потрудиться и уметь воспринимать критику. Ваши усилия будут вознаграждены сторицей, и Вы будете легко и быстро писать отчеты.
Ситуация: «Коллеги часто жалуются, что мои отчеты невозможно читать, что уже после первой страницы они ничего, кроме раздражения, не ощущают. Я не могу понять, в чем дело...»
Ошибка: Скорее всего, Ваш стиль отличается небрежностью, и Вы допускаете ошибки, раздражающие читателей. Невнимательность — постоянная ловушка для пишущего человека. Он попадает в нее не потому, что ошибается при выборе, а потому, что пишет автоматически, не уделяя внимание деталям. Задумайтесь, например, что означают выражения: довольно хороший (или плохой), довольно дорогой, очень уникальный? Все они не производят никакого впечатления и вызывают разве что недоумение.
Быть может, Вы используете слишком много формальных выражений, что затрудняет восприятие и создает ощущение старомодности стиля. Выражение «в том случае, когда...» выглядит гораздо более громоздко, чем обычное «если...». Посмотрите также, не слишком ли Вы увлекаетесь употреблением избитых выражений и «любимых» фраз.
Читателя обычно раздражает частое употребление клише (т.е. общеизвестных фраз и выражений). Очень важны также грамматика, синтаксис и пунктуация. Однако стоит помнить, что некоторые правила созданы для того, чтобы их нарушать, а старые правила порой теряют свою силу. Читателя могут раздражать следующие ошибки: слишком большое или слишком маленькое количество знаков препинания; тавтология (лишнее повторение, когда смысл уже раскрыт), парадоксальное сочетание слов, выглядящее бессмысленным. Однако в деловых документах могут нарушаться некоторые действующие правила языка, и такие нарушения бывают полезны. Например, можно начинать предложения со слов «и», «но», «поэтому», «или», что позволяет избежать слишком длинных предложений.
Ситуация: «Как советуют знающие люди, после завершения работы над отчетом я перечитываю его, чтобы найти ошибки и недоработки. Однако я не понимаю, на что именно следует обращать внимание...»
Ошибка: Для того, чтобы оценить качество полученного документа, Вы должны настроиться на решение задач определенного типа. Старайтесь не просто перечитывать документ, а ответить на следующие вопросы:
Ясна ли структура отчета?
Соответствует ли структура отчета поставленным Вами целям и задачам?
Составлен ли он логично и последовательно?
Правильно ли подобраны заголовки?
Выверен ли отчет «с головы до хвоста» с точки зрения содержания, перекрестных ссылок и т.п.
Все ли фразы и предложения понятны и легки для восприятия?
Попытайтесь взглянуть на отчет не с позиции автора, а глазами читателя. Отложите написанный текст на некоторое время. Зачастую он выглядит совсем по-другому после перерыва или занятия другим делом.
Ситуация: «Мне часто говорят, что моя основная проблема в том, что я не умею писать заключения, и именно это портит все впечатление от моих отчетов, но никто не говорит, что именно я делаю неправильно...»
Ошибка: Окончание отчета может казаться легким: закончил и остановись. Однако все не так просто. Некоторые отчеты не имеют окончания, что приводит к нарушению структуры основной части отчета, что вызывает у читателей раздражение. Поэтому избегайте следующего:
Ложные окончания. Не приходилось ли Вам видеть отчеты, в последних параграфах которых по несколько раз встречаются слова «И, наконец,...»? Если Вы внимательно посмотрите свои отчеты, то, не исключено, обнаружите то же самое!
Неоправданное расширение структуры. Блуждание вне пределов последнего заголовка без реального перехода к последнему разделу приводит к тому, что увеличивается число страниц, содержащих повторы и неуместные отклонения от темы.
У заключения три конкретных цели:
1. Получить и представить выводы, соответствующие типу документа и природе его аргументации.
2. Объединить содержание и подвести его итог.
3. Закончить отчет позитивно, на «высокой ноте». Поскольку многие отчеты связаны с рутинными, а не выдающимися делами, окончание должно выражать определенную силу и авторитет, а не быть простым «хвостом» отчета.