Удобство динамической модели проекта в СКПК в том, что система хранит не конкретный вариант календарного плана проекта, а набор параметров, характеристик элементов проекта (работы, ресурсы, назначения). Исходя из этого формируются календарные графики, диаграммы, таблицы и т.д. Менеджер проекта, поменяв один из параметров проекта, например, стоимость бетона, автоматически получает измененный план проекта. В данном случае изменится профиль затрат на проект и стоимость всего проекта.
Особенно это важно на этапе контроля реализации проекта. По введенным фактическим данным о выполнении работ, расходовании материалов, сроках - система динамически пересчитывает календарный план проекта. Менеджер может сравнивать плановые и фактические, плановые и прогнозируемые показатели проекта (с учетом реального хода исполнения проекта) и своевременно принимать управленческие решения.
Уровни использования СКПК в строительных компаниях
В системах календарного планирования можно получать данные с различной степенью детализации, что делает возможным использование одного и то же программного обеспечения на различных уровнях управления:
Руководство компании - определение и контроль укрупненных параметров проекта - деньги, сроки,
Менеджер проекта - планирование состава работ, оптимизация использования производственных мощностей, контроль и управление ходом реализации работ по проекту
Службы снабжения - анализ потребности проекта в материальных ресурсах, формирование графиков закупок, поставок материалов.
Финансовые службы - решение вопросов финансирования проекта, контроль затрат, расчет зарплат и т.д.
Исполнители, подрядные организации - ввод или предоставление фактических данных по проекту по установленным формам.
Конечно в конкретных организациях перечень уровней и решаемых на их основе задач может существенно меняться. Но системы календарного планирования позволяют для каждого уровня сформировать свой набор функций, что позволяет строить распределенные системы управления проекта и, соответственно, повышать качество управления.
Выбор СКПК
В настоящее время практически любая система календарного планирования обладает средствами для построения календарного графика работ, стоимостного анализа, получения отчетов. Класс программы уже определяется не количеством работ и ресурсов, которые можно “загнать” в систему, и скоростью пересчета проекта, а мощностью процедур ресурсного планирования, организацией работы в мультипроектном режиме, средствами для интеграции с другими программными приложениями.
На Российском рынке представлены несколько видов программного обеспечения данного класса. Из более простых систем стоит отметить уже упоминавшийся Time Line 6,5 и Microsoft Project 98. Из профессиональных систем - Open Plan Professional и Primavera.
Чтобы сравнить уровень этих системы небольшой пример.
В Microsoft Project 98 в качестве ресурсов можно использовать только людей и механизмы. При этом, соответственно, можно задать календари работы, стоимости назначения, работы, работы во внеурочное время. Можно задать изменение стоимости ресурса во времени и многое другое. Но планирование расходуемых ресурсов типа материал крайне не удобно. Впрочем, при внедрении систем календарного планирования, вопросы планирования материальных ресурсов затрагиваются в последнюю очередь.
В Open Plan Professional возможно планировать ресурсы всех типов. Можно задавать иерархическую структуру ресурсов (например, организационно-штатную структуру компании). Можно определить список квалификаций исполнителей и в дальнейшем планировать на работы не только конкретных исполнителей, но и специальности. Что увеличивает возможности по оптимизации использования ресурсов. Можно указывать альтернативные назначения ресурсов, если конкретного не окажется в наличии и т.д. То есть в профессиональных системах можно с большей вероятностью описать модель проекта, а значит и повысить качество планирования и управления.
Кстати, Open Plan Professional единственная из упомянутых систем полностью локализована (переведена на русский язык).
То, какое программное обеспечение стоит использовать в организации, зависит от многих обстоятельств и, в частности, выбора модели управления проектами в организации. Часто в вопросах выбора нужной именно для вас системы календарного планирования имеет смысл обратиться к специалистам.
Направления интеграции СКПК с корпоративным программным обеспечением.
Успешное функционирование системы календарного планирования существенным образом зависит от полноты и достоверности исходных данных. В то же время, обычно в компаниях уже функционируют различные информационные системы (бухгалтерские, сметные системы, программы материального учета и т.д.), в рамках которых большая часть информации уже существует. Конечно возникает желание объединить и взаимодополнить информационные потоки, порождаемые разными системами. Направления интеграции можно рассматривать по группам:
Финансы
Информация о планируемом профиле затрат по проекту из СКПК может использоваться в системах финансового планирования и анализа проектов и системами бюджетирования компании. И наоборот, данные из этих систем могут являться директивными ограничениями при формировании календарного плана проекта.
Информация об использовании людских ресурсов, об объеме выполненных по проекту работ может быть использована для расчета заработной платы.
Материалы, состав работ
В СКПК нетрудно сформировать график потребности проекта в ресурсах и затем использовать в системах материального учета или снабжения для формирования графиков закупок и поставок.
Информацию о составе работ, необходимом количестве материалов и механизмов можно получить в СКПК из сметных систем.
Нормирование
Сметные системы обычно содержат нормы расходования материалов на различные виды работ, производительности машин и механизмов, единичные стоимости материалов. Но часто эти данные настолько не соответствуют сегодняшним реалиям, что использовать их для реальных расчетов нельзя. Многие компании идут по пути создания своих ведомственных нормативных баз и интеграции их с системами календарного планирования.
Тем не менее, реализация связи сметных программ с СКПК привлекает большинство строительных компаний, занимающихся внедрением у себя систем календарного планирования
Пример реализации связи между сметной системой и СКПК
Идея упомянутой связки не нова и существует в разных вариантах. Основные возможности ее можно рассмотреть на примере модуля экспорта данных из сметной системы WinАВеРС, разработанного совместными усилиями компании Эрти-Soft, производителя WinАВеРС и консалтинговой компании в области управления проектами A-Project.
В настоящее время такой модуль работает со следующими системами управления проектами:
Microsoft Project 98
Time Line 6.5
Open Plan Professional
Результирующий файл проекта содержит в себе следующую информацию:
список задач (этапов работ) и их параметры
список ресурсов (материалы и механизмы) и их параметры
назначения ресурсов и их параметры.
Большинство систем календарного планирования не позволяют стандартно планировать объемы работ в терминах физ. Объемов. Поэтому для сохранения информации об объемах работ и нормах в СКПК используются дополнительные пользовательские поля.
Предлагаемый механизм передачи данных из сметы позволяет значительно сократить время создания плана строительного проекта, поскольку отпадает необходимость ввода значительного объема входной информации.
Но после переброски данных в СКПК необходимо произвести ряд дополнительных действий по формированию календарного плана проекта:
задать логические связи между работами,
добавить людские ресурсы, так как в сметных программах в ресурсы не включены исполнители,
произвести назначения людских ресурсов на проект и пересчитать длительность работ проекта с учетом производительности ресурсов и единичной трудоемкости и объемов работ.
Уже отмечалось, что в различных программах календарного планирования существуют разные возможности по описанию ресурсов и способов их назначения на задачи проекта. Соответственно, для разных СКПК разработаны специальные наборы процедур и форм, для оптимального использования полученной из смет информации.
В профессиональной системе календарного планирования Open Plan производится разбиение ресурсов на возобновляемые (механизмы) и расходуемые (материалы), что позволяет в дальнейшем корректно проводить ресурсное планирование. В упрощенную систему типа Microsoft Project не всегда есть смысл перебрасывать список материалов.
Список литературы
Трубицын Юрий. Системы календарного планирования проектов.