Можно сказать, что социальная функция документа - это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.
Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной м государственной организации.
Одна из важных функций документа - культурная. В данной функции он выступает в роли средства закрепления и передачи культурных традиций. Культурная функция наиболее эффективно выполняет комплекс документов.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.
Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.
Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существует два вида категорий документов, наделенных правовой функцией:
Изначально обладающих ею;
Приобретающие их на время.
К первой категории относятся документы устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.
Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, арбитраже и органах управления.
По моим представлениям, любой документ может выступать в качестве доказательства и соответственно быть наделенным правовой функцией.
Функция учета ближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характеристику информации. Она есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.
Еще в древности документы в ответ на (приобретение) потребность в учете земли, урожая, скота, населения, долгов и т. д. Со временем роль учета возросла, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением.
А вот роль как исторического источника документа, нет необходимости объяснять само слово “история” (говорит) дает понять.
Также хотелось отметить о реквизитах документа. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.
Есть документы, для которых число реквизитов строго ограничено. Особенно это касается финансово-торговых операций и документов, характеризующих личность установленную законодательством.
Каждый документ имеет своего автора. Автором может выступать учреждение или юридические и физические лица и государство.
Торговые отношения
Подходя к вопросу о возникновении торговых отношений, наибольшее внимание следует такому элементу как “товар”.
Основой всех торговых отношений, можно сказать, был и является товар. Люди взаимодействовали друг с другом на рынке по поводу обмена товара, но еще и продажи также нельзя упускать и такой значительный элемент всех торговых взаимоотношений, как “выгода”.
Углубимся немного в историю, когда и на каком этапе произошли значительные сдвиги в развитии торговых отношений во времена перехода от рабского повиновения к самосознательному труду. Так, возникновение товара способствовало разделение труда. Люди стали заниматься в соответствии с интересами и способностями к той или иной профессии. В результате человек специализировался и производил строго определенный продукт труда. Но человеку необходимо удовлетворять свои потребности, примером может служить пирамида известного экономиста Маслоу. Также можно углубиться в маркетинг и подойти с точки зрения поиска путей удовлетворения потребностей людей.
Предположим такую ситуацию: гончару необходим хлеб, но пекарю не нужен хлеб, а нужны дрова, мастеру необходима посуда для хранения воды, дровосеку нужен новый топор. На рынке они смогут взаимовыгодно обменять товары при условии, что все предложенные товары одной стоимости, если же нет, то в оборот вступают “деньги” как эквивалент стоимости всех товаров. И все удовлетворяют свои потребности.
Именно в этот период возникновения рынка и возможности получить выгоду люди разделились на продавцов и покупателей. И взаимоотношения между ними именуются “торговыми операциями”.
Первые шаги развития торговых отношений проходили в ограниченном пространстве - община, село, город и далее все расширяясь, приобрело массовый государственный и международный характер. Как бы достигает своего предела.
Понятие торговля - это отрасль хозяйства, обеспечивающая обращение товара, их движение из сферы производства в сферу потребления.
Торговые взаимоотношения будут существовать до тех пор, пока человек не откажется от удовлетворения своих безграничных потребностей. А этого не произойдет никогда. Поэтому законы торговли будут и дальше совершенствоваться, приспосабливаясь к изменения, приносимых стремительным человеческим прогрессом.
Документы в торговых операциях.
Документы, используемые в разнообразных финансово-хозяйственных операциях. Начиная от приема товара из производства, расчетов и оплаты за него, и вплоть до поступления выручки от реализации.
Если в соответствии с изменениями в законодательстве исполнять требования к оформлению документов, можно и очень выгодно и полезно для репутации предприятия избежать разногласий с налоговыми органами при проведении документальных проверок.
Все торговые операции, осуществляемые предприятиями. Должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим документам. Так как без этого эти операции будут недействительны. Юридическими считаются документы, которые оформляются в соответствии с требованиями законодательных органов, с целью подтверждения прав и обязанностей или правовых фактов, которые влекут возникновение прав и обязанностей, имеющих юридическую силу и которые не требуют дальнейших пояснений и детализации.
Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание, форма. Порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством. Их целью составления заключается в подтверждении обязательств, имеющих правовое значение, а также доказательство совершения каких-либо юридических действий.
В зависимости от принадлежности документа к определенной области к их оформлению предъявляются различные требования, но все они должны иметь наименование. В наименовании фиксируется операция, закрепленная данным документом. К примеру можно привести - при оформлении юридических документов необходимо указать его наименование, полные названия адресатов сторон, их составляющих, время действия документа. Если не соблюдать эти нормы, то документ теряет адресность, также и ориентацию во времени. Например: “Расходный кассовый ордер” - под ним понимается расход наличных средств кассой предприятия. Но если в документе отсутствует наименование или оно нечетко, неясно и плохо читаемо, то такой документ не имеет юридической силы. Его попросту не сочтут за документ, олицетворяющий какое-либо действие, совершаемое изучаемым объектом.
Обычно документ имеет типовую форму и изготавливается в виде бланков, что упрощает их заполнение, как бы упрощая и облегчая труд работника. Если учет ведется на компьютере, то там просто нужно изменить данные, так как формуляр имеется в памяти компьютера. Но лишь когда используются специальные программы, которые предназначены для работы с торговыми документами т. е. наиболее используемых в торговых операциях. К ним можно отнести следующие программы: “1С-бухгалтерия”, “1С-торговля” и другие аналогичные программы.
Особенно учет на компьютере удобен при совершении ошибок в документах, которые легко исправляются без применения к документу каких-либо внешних изъянов. Но если заполнение документов ведется без компьютера, то исправление ошибок ведется следующим образом. Там исправление производится с использованием различных зачеркиваний и оговорок, нельзя удалять части текста. Ошибочная часть зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ошибочно написанное и затем вписывается правильная запись обязательно с датой исправления и подписью должностного лица, произведшего исправление.