Служба внутреннего контроля должна предоставлять руководству банка заключение о реалистичности достижения банком поставленных целей, а также предложения о системе внутренних организационных мер, которые необходимо предпринять для их достижения. Это заключение должно базироваться на предварительном анализе динамики результатов финансово-хозяйственной деятельности банка, точности финансового планирования, прогнозирования и оптимизации основных банковских рисков.
Особое внимание должно быть уделено рассмотрению всех аспектов осуществления кредитной политики с более подробным изучением вопросов, связанных с предоставлением крупных кредитов одному заёмщику или группе связанных заёмщиков, что приводит к концентрации кредитных рисков.
Внутренний контроль при осуществлении финансовых операций должен быть направлен на:
соблюдение индивидуальных лимитов открытых позиций дилеров и брокеров, объёмов выдаваемых и привлекаемых одним лицом ресурсов;
установление объёма операций и сделок, свыше которого решения о проведении сделки или операции принимаются вышестоящим руководителем или постоянно действующим коллегиальным органом (кредитным комитетом, Правления и т. п.).
Одним из важных элементов деятельности службы внутреннего аудита является ознакомление руководства банка со всеми нарушениями в деятельности подразделений и отдельных сотрудников, разработка и принятие своевременных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности банка.
На этом этапе сотрудники службы внутреннего контроля должны иметь право выдавать временные (до решения руководства банка) предписания в целях недопущения действий, результатом которых может стать нарушение федерального законодательства, нормативных актов, стандартов профессиональной деятельности, принятия на себя банком чрезмерных рисков, что может привести к серьёзным финансовым потерям.
Важное место в деятельности службы внутреннего аудита занимает контроль за адекватным отражением операций банка в учёте и отчётности, соответствием данных синтетического и аналитического бухгалтерского учёта, что отвечает и поставленной Центральным банком задаче обеспечения достоверности предоставляемой кредитными организациями информации. Эта работа должна сочетаться с хорошо организованным во многих банках последующем контролем.
Особое внимание необходимо уделить системам осуществления платежей и электронной обработки данных с целью обеспечения безопасности этих операций, уменьшения риска убытков из-за системных ошибок, потери важных данных, злоупотреблений.
Как показывают данные аудиторских проверок, много недостатков имеется у банков в деле обеспечения безопасности хранения материальных и финансовых ценностей, сохранности активов, проведения внезапных ревизий кассы, залогов, осуществлении контроля за составлением сейфов и охраны в банке позволяет упорядочить многие стороны организации банковской деятельности.
Качество контрольной и организационной работы службы внутреннего аудита намного повышается при условии тесного, эффективного взаимодействия с внешними аудиторами, органами государственного регулирования и надзора по вопросам пруденциальной деятельности, достоверности учёта и отчётности, предупреждения и устранения нарушений сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.
Служба внутреннего аудита должна также проводить проверку деятельности банковской сети, осуществлять регулярные внутренние аудиторские проверки структурных подразделений (в том числе филиалов и представительств) в соответствии с утверждённым планом. Эта сторона работы внутреннего аудита приобрела особое значение в условиях слияния банков, появления большого числа филиалов.
Внутренний аудит, являясь первичной формой банковского контроля, стал основой всей системы управления коммерческими банками. В сочетании с другими элементами системы управления: прогнозирование, анализом, стимулированием контроль обеспечивает комплексность в управлении.
Создавая прозрачное информационное поле, внутренний аудит способствует более глубокому и обоснованному анализу деятельности банка, созданию справедливой и эффективной системы стимулирования. Это соответствует общепринятым международным стандартам управления коммерческими банками.
Внутренний аудит позволяет соединить интересы различных подразделений банка. Практика показывает, что кредитные, валютные, фондовые операции банка, как правило, не только разобщены, но и не всегда правильно учитываются при составления отчётности. Данные аудиторских проверок показывают частые случаи упущений по учёту операций с ценными бумагами и валютой при расчётах соблюдения экономических нормативов, несоблюдения требований Инструкции № 1 Центрального банка.
Целенаправленная долговременная политика развития коммерческого банка подразумевает также создание условий для внедрения новых видов банковских услуг. В настоящее время особенно актуальны такие услуги, как лизинг, траст, факторинг. Они должны помочь решить проблемы неплатежей, создания цивилизованного рынка ценных бумаг, оживления инвестиций. Реальность их внедрения во многом зависит от подготовленности коммерческих банков, как в части наличия профессиональных кадров, так и финансовых ресурсов. Создание таких предпосылок во многом зависит от успешной работы службы внутреннего аудита.
Становление службы внутреннего аудита помогает решить и другую важную для банковской системы проблему. Обладая значительной независимостью, имея прямой выход на руководство банка и Совета банка, а также контакты с внешним аудитом и Центральным банком, внутренний аудит способен предотвратить ошибочные решения, которые могут повлечь создание финансовых проблем для банка.
Будучи системой экономического управления (включающей совокупность принципов, методов и приёмов управления), он становится существенным этапом в развитии банковской сферы деятельности.
Глава II. Методика аудита банковской деятельности.
1. Документация, документооборот, организация внутрибанковского контроля и аудита.
Аналитический учёт в банках ведётся на основании денежно-расчётных документов. Они поступают в коммерческие банки от хозяйствующих субъектов, от других банков, а также составляются в самих банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить её законность, осуществить перечисление средств или их зачисление по поручению владельца. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учёта и контроля, образует банковскую документацию. Банковская документация является предметом серьёзного и глубокого изучения аудиторами. Они позволяют проверить банковские операции с точки зрения законности, достоверности, реальности банковских технологий.
Знание банковской документации и умение её “читать” является необходимой предпосылкой успешного аудита.
Применение стандартных документов облегчает контроль аудиторов за содержанием операций и правильностью их отражения в бухгалтерском учёте.
Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Основные реквизиты документов призваны обеспечить необходимую полноту отражения банковской операции в лицевых счетах и безопасность информации, заключённой в документе. Стандартные документы содержат следующие обязательные реквизиты: название документа, номер документа и дата его выписки, наименование предприятий-плательщиков и получающих средств в обслуживающих их банках, номера лицевых счетов в банке, номера корреспондентских счетов банка. Кроме того, в документах содержится информация о назначении платежа, сумме операции, подписи должностных лиц клиента и оттиск его печати, подписи работников банка, проверивших документы.
Аудиторы должны обращать особое внимание на наличие подписей клиентов и работников банка, подтверждающих факт проверки банковской операции. После подписания документа бухгалтером банка документ приобретает силу приказа и подлежит обязательному отражению на счетах клиентов и в балансе банка. При этом всю ответственность за законность информации и её безопасность для банка и клиента персонал банка берёт на себя. Отсутствие такой подписи означает, что операция по счетам проведена необоснованно, а может быть и незаконно. В этом случае аудитор должен проверить все детали проведённой операции, как с точки зрения экономического содержания, так и её юридического и документального оформления.
Реквизиты в документах отражены таким образом, чтобы облегчить контроль за содержанием операции.
Все счета в балансе должны использоваться в соответствии с их назначением, и экономическое содержание самих банковских операций должно соответствовать характеру и назначению счетов.
С особой тщательностью аудиторами проверяются кассовые документы: объявления на взнос наличными денег в кассы банков; приходные кассовые ордера; квитанции в приёме денег. Все эти документы относятся к приходным кассовым документам.
К расходным кассовым документам относятся денежные чеки на получение наличных, расходные кассовые ордера.
Проверка банковским персоналом при выдаче наличных денег, денежных чеков, а именно подписей, оттиска печати, номеров чеков, позволяет обеспечить банковскую безопасность по расходным кассовым операциям. Аудиторы должны проверить наличие на чеке подписей сотрудников банка (ответственных исполнителей, кассиров), подтверждающих факт проверки чека банковским персоналом. При совершении кассовых операций должны соблюдаться правила документооборота, в соответствии с которыми наличные деньги выдаются из кассы банка только после списания сумм с расчётного счёта клиента, а зачисление денег на счёт клиентов производится после получения их кассой.