Комплексное внедрение информационных технологий в розничной торговле (стр. 1 из 3)

1. Торговые системы

Мнимые и реальные задачи автоматизации

Обычно в технико-экономических обоснованиях автоматизации различного рода процессов в качестве цели ставят повышение производительности труда и экономию кадров. Подходит ли эта цель для автоматизации управления процессом торговли? На практике организовать процесс раздачи товара и получения денег можно очень многими способами, и если при этом ставить главной задачей экономию кадров, то решить ее можно достаточно просто. Однако, вряд ли это будет эффективное торговое предприятие. Если же ставить задачу эффективного управления торговым предприятием с целью получения наибольшей прибыли (сейчас или в будущем), то решить ее действительно можно будет только с помощью автоматизация процессов товародвижения.

Комплексные системы - "за" и "против"

Одна из самых распространенных ошибок - это выбор комплексной системы. Он основан на известном маркетинговом приеме: автоматизирован должен быть весь процесс, иначе не будет достигнута должная эффективность. К подобному утверждению надо относиться очень осторожно. Какие "подводные камни" могут ожидать заказчика подобных систем? Опыт показывает, что реальными потребителями комплексных систем являются клиенты двух типов.

Первый тип это те, которые надеются с помощью очень умной системы научиться торговать. В этом случае, если система предлагает какую-то достаточно удовлетворительную технологию, то это приносит успешные результаты, при условии, что торговый процесс достаточно прост, например, в магазинах, торгующих дорогими товарами. Процесс продаж там низкоскоростной, товар дорогой, доверие к персоналу высокое. При этом вряд ли возможны какие-либо вариации на основе такой системы: ни о каком развитии и изменении не может идти и речи.

Методика управления каждым из процессов, в частности, основным торговым процессом, часто упрощается в пользу комплексного решения, в пользу удобства обмена данными между частями системы, для того чтобы получить полностью консолидированную финансовую отчетность. Эта задача тоже важна и интересна, и ею, кстати, определяются клиенты второго типа. Их бизнес-процессы и структура предприятия настолько разветвлены, что задача сбора данных действительно очень сложна. Предприятие готово в пользу решения этой задачи отказаться от некоторой части своих основных функций. Фактически это означает, что данное предприятие имеет проблемы в управлении и согласовании данных. Поэтому клиент согласен все делать проще, пусть не столь эффективно, но лишь бы не нарушить взаимодействие между системами вообще. В этом случае эффективность управления каждым процессом, в том числе процессом торговли хуже. Это лишний раз подтверждает тезис о том, что все универсальное хуже специального.

Если же говорить о комплексных решениях на базе известных западных систем, то они, в силу своей нацеленности на решение максимального числа возникающих перед предприятием задач, обладают очень развитыми средствами настройки. Научиться у них чему-либо совершенно невозможно. Если вы можете понять, каким из 50-ти способов наиболее эффективно приходовать товар, значит вы сами владеете технологией. Система позволяет вам производить определенные настройки структуры бизнес-процесса, но не дает технологию. Наиболее ярким примером является система R/3 фирмы SAP, которая умеет все. Стоит она дорого и не накладывает почти никаких ограничений на технологию.

Система управления или финансовая система?

Обычно управление тесно увязывают с финансовым учетом. Учет в России достаточно сложен. Первое, что необходимо сделать, приступая к автоматизации, нужно предельно конкретизировать цель. Если узкое место находится именно в сфере учета, то не имеет смысла покупать комплексную систему автоматизации. Нужно решать проблему там, где она существует, так как задачи управления торговым процессом и учета во многом противоположны. Также во многом противоположны задачи получения максимальной прибыли и уплаты наиболее правильных налогов. Поэтому в первую очередь необходимо разрешить основной конфликт. Чем необходимо заниматься: автоматизацией учета или управлением процессом продаж? В розничной торговле, к сожалению, разница между двумя этими задачами, к сожалению, сильно завуалирована. Система управления торговым залом в большей степени похожа на управление конвейером, на системы АСУ. При этом на производстве никому не придет в голову попытаться использовать финансовую систему для управления конвейером, а вот в розничной торговле это очень распространенная идея: управлять процессом торговли при помощи бухгалтерской или финансовой системы. Естественно, что результат в таком случае будет неудовлетворителен. Специалисты по управлению часто называют финансовый учет "посмертным". Он фиксирует только то, что уже произошло, состоялось и не может быть изменено. С другой стороны, финансовая система одинаково равнодушно фиксирует как прибыль, так и убытки, в то время как система управления рассчитана как раз на то, чтобы иметь прибыль и не иметь убытков. В этом огромная разница между ними.

Система управления абсолютно необходима в условиях оптимизации управления и в условиях жесткой конкуренции. Поэтому ее внедрение особенно эффективно в случае, если имеется сеть розничных магазинов. Для отдельного магазина это имеет смысл только в том случае, если он работает в условиях жесткой конкуренции. Когда конкуренции нет, то внедрение такой системы может быть преждевременным, так же как и организация новых форматов торговли, например, дисконтов, поскольку самой эффективной формой торговли является супермаркет, и до тех пор, пока нет достаточного количества супермаркетов, переходить к дисконтам нелогично.

Тем не менее, нельзя навязывать любому предприятию систему управления. Если узкое место в данный момент находится в области учета, то нужно решать именно эту задачу. Финансовая система может помочь снизить издержки, оптимизировать налогообложение. В то же время она плохо справляется с оперативным учетом: точные данные бухгалтерия имеет не ранее 20-го числа следующего месяца. Все законодательство рассчитано именно на это. А без оперативного учета не только велик риск увеличения потерь, но и вообще невозможно принимать управленческие решения.

Решение задачи автоматизации торгового предприятия может заключаться в последовательном устранении узких мест. Руководителю важно, научившись справляться с проблемами одного рода, суметь переключиться в случае необходимости на новую проблему, на новое узкое место, тормозящее развитие предприятия.

Магазин или центральный офис?

Торговая система в магазине (back-office) занимается поддерживанием ассортимента, заказами, управлением ценами и др. Торговую систему центрального офиса (head-office) можно рассматривать как логистическую. Она может работать как оптовая и как розничная, распределяя товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Логистическая система может быть централизована и децентрализована в том смысле, кто делает заказ в дистрибьютерский центр. Если магазин поставить на уровень торговой секции, заказ для него формируется из "центра", т.е. товар распределяется. Второй вариант, когда дистрибьютерский центр работает с магазинами, как с клиентами, т.е. получает и без обсуждения выполняет поступающие из магазина заказы. В последнем случае оптовый покупатель (свои магазины или сторонний покупатель) считается сам по себе специалистом, который знает, что ему нужно приобрести, а дело дистрибьютерского центра - распределение товара, его потоков. Его задача обеспечить потоки товаров в соответствии с поступающим потоком заказов. В случае, когда предприятие состоит из одного локального магазина, его торговая система должна объединять функции магазина и центрального офиса.

В каких ценах вести учет?(определение цены для ведения учёта)

Еще один важный момент, о котором следует сказать. Финансовая система по традиции ведет учет в продажных ценах. Это сложилось исторически, но отнюдь не является непреложным законом, на чем настаивают многие бухгалтеры, социалистической формации. Все системы учета равноправны и разрешены законодательно. Дело в том, что учет в продажных ценах неэффективен по многим параметрам. Во-первых, к тому, что сведения о товаре в торговом зале имеются не в плане номенклатуры, а только в плане его стоимости. В случае недостачи неизвестно, какого именно товара недостает. Известно лишь, что недостает товара на такую-то сумму. А при появлении излишков после инвентаризации информация об этом просто не доходит до руководства, поскольку возникшие излишки немедленно делятся между собой торговым персоналом.

Во-вторых, хорошо известен принцип, что трудно менять именно те цены, в которых производится учет. Соответственно, если учет идет в розничных ценах, то каждое изменение розничной цены сопряжено с большими проблемами. В такой ситуации очень сложно делать скидки. Просто так скидку на товар давать нельзя, её опять надо проводить, производить переоценку. Такой метод учета был изобретен в те времена, когда касса не могла учитывать товар. При этом возникает масса сложностей с налогообложением разных категорий товара. Тем не менее, такой вариант учета (в продажных ценах) вполне допустим, если магазин достаточно простой. Хотя параллельный учет товара в количественном отношении также необходим, хотя бы потому, что без этого невозможно эффективно работать с системой заказов, а также помогает уменьшить потери товара при хранении.

Таким образом, учет в продажных ценах обычно популярен в двух случаях:

а) как дань традиции, сложившейся при социализме,

б) в тех ситуациях, когда собственник отделен от магазина и вообще несколько не определен, благодаря чему торговый персонал может намеренно придерживаться непрозрачной системы учета.