Кассаға келіп түсетін және шығындалатын шығындарды есептеуде мына кірістік және шығыстық кассалық ордерлерді толтырады. Кассадан кететін шығындарды шығыстық кассалық ордерде былай көрсетіледі. Мысалы:
1. 29 маусым 2007 жылы Бралин Рауан Саматұлынакезекті демалысы үшін 43000, 00 (қырық үш мың 000 тиын) ақша төледі. Ол кәсіпорын директорын, бухгалтерлік есеп бюросындағы басшының және кассирдің қолымен, мөрімен басталады. Дт – 1250; Кт – 1040 болады.
2. КГКП РМО кәсіпорыны 06 маусым 2007 жылы кассадан № 2 участігінің бас инженері Сериков мырзаға 15000,00 (он бес мың) теңге аванс берілді. Дт -1252; Кт – 1040
3. КГКП РМО кәсіпорынының директорының 29.05.07 ж. № 148 бұйрық бойынша Аймағанбетоваға 20000,00 (жиырма мың) теңге кассадан іс-сапар үшін ақша қаражаты берілді. Дт -1250; Кт-1040.
Кассаға келіп түсетін ақша қаражаты мынадай кірістік кассалық ордерлерді толтырады:
1. Аймағанбетованың ұйымның кассасына бұрын аванс ретінде алған сомаларының жұмсалғаннан қалған артық сомасын төлегеніне, сомасы 3000,00 (үш мың) теңгені құрайды. Оның келіп түскенің растайтын квитанция береді. Ол квитанцияда бухгалтерлік есеп бюросы басшысының және кассирдің қолы мен қойылады. Дт-10401; Кт-1250
2. Магзумовадан қате есептелген еңбекақыға байланысты қайтару соммасына. Сомасы-3000,00 (үш мың) теңгені құрайды. Дт-1040; Кт-1250
Төлем тіркемесін негізінен шығыстық кассалық ордерлер негізінде жазылады. Оны мына мсалдан көруге болады: КГКП РМО кәсіпорны 29.06.2007 жылы 78000,00 (жеті жүз сексен мың) теңге кассадан шығысталады. Егер бір күнде толтырылған шығыстық кассалық ордерде көрсетілген тұлғалар ақшаларын алса, онда ол толық жабылды деп есептеледі. Оның жабылғанын растау үшін кәсіпорын директоры немесе бухгалтерлік есеп бюросының басшысы қол қояды. Соңында кассир күнін, өзінің қолын және төленді деген мөр басады. Оның ішкі бетіне келесілер жазылады: тұлғалардың табельдік нөмірі, тегі , аты-жөні және сомасы жазылады. Кассир соңғы тұлғаның тегіінің астына бос жол қалдырмастан жиынын шығарып өзінің тегін және тексергендігі туралы қолын қояды. Мысалы:
№ 1 Табельдік № 0625 Бралин Р.С.. – 43000,00 теңге
№ 2 Табельдік № 0548 Сериков Л.А. – 15000,00 теңге
№ 3 Табельдік № 0515 Аймаганбетова А. – 20000,00 теңге
Барлығы: 78000,00 (жетпіс сегіз мың теңге 00 тиын) теңге. Жүргізуші бухгалтер Таласбаева А.Р.
Кассалық құжаттар негізінде кассалық кітап толтырылады. Онда бір күндегі жиыны, күн соңындағы қалдығы, оның ішінде сатып алуға бағытталған қаражат сомасы жазылып көрсетіледі. Соңында бас бухгалтер және жүргізуші бухгалтер қол қояды. Ол екі жақты жазылады. Оның бір жағы «Қазақмыс» корпорациясының орталық бухгалтерінде қалады, ал екінші жағы кәсіпорын бухгалтериясында қалады (1 - кесте). Мысалы:
1. Ахметовтың ұйымның кассасына бұрын аванс ретінде алған сомаларының жұмсалғаннан қалған артық сомасын төлегеніне кірістелген сома-3600,00 Сәйкестендіруші шоттың №1250
2. Стасюктан қате есептелген еңбекақыға байланысты қайтару сомасына кірістелген сома – 2450,00 Сәйкестендіруші шотың №1250
3. Кассадан Абдыкалыковқа 29.05.07ж. №148 бұйрық бойынша іс-сапарға ақша берілді – 2000,00 Сәйкестендіруші шоттың №1250
4. Абдыкалыковқа берілген аванс бойынша есеп айырысу шығысталған сома - 2000,00 Сәйкестендіруші шоттың №1252
5. Кезекті демалысына Абдыкалыковқа ақша берілді – 35000,00 Сәйкестендіруші шоттың №1250
Кірістелінген сомма бойыеша – 6000,00теңгені құраса, шығысталған сома бойынша - 47000,00 теңгені құрады
Соңында жүргізуші бухгалтердің екі кіріс және үш шығыс алынғаны көрсетілуі тиіс.
3.1-кесте
| № | Операция мазмұны | Сумма | Дт | Кт |
| 1 | Ахметовтың ұйымның кассасына бұрын аванс ретінде алған сомаларының жұмсалғаннан қалған артық сомасын төлегеніне | 3600,00 | 1010 | 3410 |
| 2 | Стасюктан қате есептелінген еңбекақыға байланысты қайтару соммасына | 2450,00 | 1010 | 3410 |
| 3 | Кассадан Абдыкалыковқа 29.05.07.ж. №148 бұйрық бойынша іс-сапарға ақша берілді | 20000,00 | 3410 | 1010 |
| 4 | Абдыкалыковқа берілген аванс бойынша есеп айрысу | 2000,00 | 1610 | 1010 |
| 5 | Кезекті демалысына Абдыкалыков ақша берілді | 35000,00 | 3410 | 1010 |
3.4 Жұмысшылар мен басқа тұлғалар борышы
Жұмысшылар мен басқа тұлғалардың борышы деп аталатын шотқа жұмысшвлар мен басқа тұлғалардың дебиторлық борыштары жайлы ақпараттар жинақталады. Бұл шотта жүмысшылар мен басқа тұлғаларға аванс ретінде қызметтегі іс-сапарлары үшін және басқа да шығындары үшін берілген сомалар, сонымен қатар, жұмысшылар мен қызметкерлердің олардың кәсіпорынға тигізген зияндары үшін ұсталатын сомалары есептеледі.
● Жалпы әкімшілік шаруашылық қажеттілігі және қызметтегі іс-сапарлары үшін есеп беруге тиісті тұлғаларға берілген соммаларға:
Дебит: «жұмысшылар мен басқа тұлғалар борышы» шоты.
Кредит: «ақшалар» шоты түріндегі бухгалтерлік жазбалар.
● Жұмысшыларға берілген зайым сомаларына да:
Дебит: «жұмысшылар мен басқа тұлғалар борышы» шоты.
Кредит: «ақшалар» шоты түріндегі бухгалтерлік жазбалар.
● Есепті кезеңде жиналған, бүлінген немесе іздеуге салынған жетіспеушіліктерге кінәлі тұлға табылып және оның төлеуге тиісті сомасына:
Дебит: «жұмысшылар мен басқа тұлғалар борышы» шоты.
Кредит: «алдағы кезеңдердің кірістері» шоты түріндегі бухгалтерлік жазу жазылады
● Есеп беруге тиісті тұлғалар өздерінің борыштарын өтеген уақытта: материалдық емес активтер, негізгі құралдар, инвестициялар, материалдар және тауарлар деп аталатын шоттың тиістілері дебиттелініп, «жұмысшылар мен басқа тұлғалардың борышы» шоты кредиттелінеді.
Басқа да дебиторлық шоты бойынша жүргізілетін операциялар
3.2-кесте
| № | Операция мазмұны | Дебит | Кредит |
| 1 | Жұмысшылар мен қызметкерлерге қызметтегі іс-сапары және басқа да мақсаттар үшін кассадан берілген сомаларға | 1250 | 1010 |
| 2 | Жұмысшылар мен қызметкерлердің ұйымның кассасына бұрын аванс ретінде алған сомаларының жұмсалғаннан қалған артық сомасын төлегеніне | 1010 | 1250 |
| 3 | Жұмысшылар мен қызсеткерлерге аванс ретінде берілген соманың жұмсалғаннан қалған бөлігі оларға есептелген еңбекақы соммасына ұсталады | 3350 | 1250 |
3.5 Іс – сапар шығыстары
Кәсіпорын кассасынан қолма-қол ақша алған жұмыскер, іс-сапраға үшін алған қаражаттар және басқа да шығыстық қаражаттар үшін есеп беретін адамдар деп саналады.
Кәсіпорын кассасынан берілетін ақша шығыстық кассалық ордерді дайындау арқылы беріледі. Берілетін сома көлемі кәсіпорын басшысы әр адамға әр түрлі сома тағайындайды. Есеп беретін адамдар алған сомасы туралы есеп беруге міндетті, ол жұмыс уақыты бойынша үш күнтізбелік күннен аспау керек немесе іс – сапардан келген күні есеп береді. Белгілі бір мерзімде кәсіпорын басшысы 3-6 айға жұмыс уақыты бойынша өз жұмыскеріне берілген сомаға есеп бермеу туралы бұйрық шығаруы мүмкін. Тағы да мынаны атап кету керек, егер де жаңадан есеп беретін аванстық сома берілген болса, ол да солай болады.
Кәсіпорын басшысы өз жұмыскерін белгілі бір мерзімге жұмыс орны емес жерге белгілі бір қызметті орындау үшін адамды іс-сапарға жібереді, әрине оның бәрі кәсіпорын басшысының бұйрығы арқылы дәлелденеді. Егер де фелиал, ұйым басқа біріккен жерде болса, күнделікті жұмыс орны болып жұмысқа қол қойған сенім хатта белгіленген жер болады. Жұмыскерлерді кәсіпорын іс-сапарға жіберуде өзі оларға анықтама беру керек және ол іс-сапар куәлігінде толтырылуы қажет. Кәсіпорын басшысы жұмычкерді тек қана өз бұйрығымен жібереді.
Іс-сапар мерзімі кәсіпорын басшысының беруімен анықталады, бірақ ол оны 40 күнге созуы мүмкін, жолда болатын күнді санамағанда. Егер де іс-сапарға кеткен адам әр жерлерге баратын болса, онда іс-сапар куәлігінің артына келген және кеткен күндері жазылып, мөрмен куәландырып отырады. Іс-сапарға шыққан күні кеткен күні болып есептелінеді, ал күндіз келген күні - жеткен жеріне келсе келген күн болып есептелінеді.Қолма- қол берілген ақша іс-сапар шығынына жол ақысы және күндік уақытына есептеліп жұмсалып отырады. Іс-сапарға берілетін сома көрсеткіші кәсіпорынның өз еркінде, бірақ оның кейбір сомалары салықтық есеп беруде жазылады. Егер инфляция болса, онда оның қаржы көлемі өседі. Іс – сапар шығысына келесілерді жатқызымыз:
● Біріншіден, күндік норма жұмыскер шығысына қосылады.