Контроль за дебиторской задолженностью включает в себя ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения; наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку (в днях) 0—30, 31—60, 61—90, 90—120, свыше 120. Возможны и иные группировки. Кроме того, необходим контроль безнадежных долгов с целью образования необходимого резерва.
Анализ и контроль уровня дебиторской задолженности можно проводить с помощью абсолютных и относительных показателей, рассматриваемых в динамике. В частности, значительный интерес представляет контроль за своевременностью погашения задолженности дебиторами. Для этого в дополнение к показателям наличия просроченной дебиторской задолженности, приводимым в форме 5 «Приложение к балансу предприятия», можно использовать коэффициент погашаемости дебиторской задолженности, который рассчитывается как отношение средней дебиторской задолженности по основной деятельности (расчеты с дебиторами за товары, работы и услуги; расчеты по векселям полученным, авансы, выданные поставщикам и подрядчикам) к выручке от реализации. Значение этого показателя зависит от вида договоров, превалирующих на данном предприятии; так, если основной типовой договор предусматривает оплату в течение двух недель с момента отгрузки товара, то критическое значение коэффициента равно 1/26. Таким образом, если расчетное значение коэффициента превосходит 1/26, можно сделать вывод, что предприятие имеет проблемы со своими дебиторами.
Наиболее употребительными способами воздействия на дебиторов с целью погашения задолженности являются направление писем, телефонные звонки, персональные визиты, продажа задолженности специальным организациям.
В зависимости от размера дебиторской задолженности, количества расчетных документов и дебиторов анализ ее уровня можно проводить как сплошным, так и выборочным методом. Общая схема контроля и анализа, как правило, включает в себя несколько этапов.
Этап 1. Задается критический уровень дебиторской задолженности; все расчетные документы, относящейся к задолженности, превышающей критический уровень, подвергаются проверке в обязательном порядке.
Этап 2. Из оставшихся расчетных документов делается контрольная выборка. Для этого применяются различные способы. Одним из самых простейших является n-процентный тест (так, при n = 10% проверяют каждый десятый документ, отбираемый по какому-либо признаку, например по времени возникновения обязательства). Существуют и более сложные статистические методы отбора, основанные на задании критических значений уровня значимости, ошибки выборки, допустимого отклонения между отраженным в отчетности и исчисленным по выборочным данным размером дебиторской задолженности и т.п. В этом случае определяют интервал выборки (по денежному измерителю), и каждый расчетный документ, на который падает граница очередного интервала, отбирается для контроля и анализа.
Этап 3. Проверяется реальность сумм дебиторской задолженности в отобранных расчетных документах. В частности, могут направляться письма контрагентам с просьбой подтвердить реальность проставленной в документе или проходящей в учете суммы.
Этап 4. Оценивается существенность выявленных ошибок. При этом могут использоваться различные критерии. Так, национальными учетными стандартами Австралии отклонение между учетной и подтвержденной в результате контрольной проверки суммами в размере, превышающем 10%, признается существенным (материальным). Если отклонение варьирует от 5% до 10%, решение о его существенности принимает аналитик (управляющий, бухгалтер, аудитор) по своему усмотрению. Отклонение, не превышающее 5%-ного уровня, признается несущественным. После обобщения результатов анализа они распространяются на всю совокупность дебиторской задолженности и в виде приводятся в соответствующем разделе отчета (годовой отчет, аналитическая записка, отчет внутреннего аудитора и т.п.).
Весьма актуален вопрос о правомочности сопоставления дебиторской и кредиторской задолженности.[32] Здесь позиции аналитика и бухгалтера могут быть диаметрально противоположными: первый допускает возможность сопоставления (в частности, весь анализ ликвидности и платежеспособности с использованием специальных коэффициентов основан на таком сопоставлении), второй — нет. При этом бухгалтер приводит обычно следующие аргументы: «Иногда считают, что дебиторская задолженность может быть любой, лишь бы она не превышала кредиторскую, и что при анализе следует принимать во внимание только разность между ними. Это мнение глубоко ошибочно, так как предприятие обязано погашать свою кредиторскую задолженность независимо от того, получает оно долги от своих дебиторов или нет. Поэтому при анализе дебиторскую и кредиторскую задолженность следует рассматривать раздельно: дебиторскую как средства, временно отвлеченные из оборота, а кредиторскую как средства, временно привлеченные в оборот».
Приведенные аргументы весомы. Заметим только, что в мировой учетно-аналитической практике сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности — обычный и весьма распространенный аналитический прием. Очевидно, что если «денежные средства, дебиторская задолженность и материально-производственные запасы поддерживаются на относительно низких уровнях по сравнению с краткосрочной кредиторской задолженностью, то вероятность неплатежеспособности, или нехватки средств для осуществления рентабельной деятельности, велика».[33]
Для того чтобы повысить эффективность работы с дебиторами, многие крупные компании создают самостоятельные подразделения или дочерние компании, специализирующиеся на работе с дебиторской задолженностью. Узкая специализация этих подразделений позволяет им не только пользоваться традиционными приемами работы с дебиторами, но и применять современные методы, такие, как секьюритизация и факторинг. «Секьюритизацией активов называют залоговую операцию, представляющую собой эмиссию ценных бумаг, обеспеченных залогом, в частности, ипотекой. <…> Метод факторинга заключается в том, что можно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако необходимо отдавать себе отчет в том, что при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация».[34]
ГЛАВА 4. ФИНАНСОВЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ И ИХ ЭКВИВАЛЕНТАМИ
4.1. Анализ движения денежных средств.
Цель регулирования денежных операций состоит в том, чтобы «инвестировать избыток денежных средств для получения прибыли и в то же время иметь соответствующую ликвидность: должен существовать достаточный запас денежных средств, ни малый и ни большой. Например, предприятия, имеющие много банковских счетов, могут накапливать чрезмерные денежные средства. Надлежащее прогнозирование запасов денежных средств имеет особенно важное значение в периоды спада деловой активности и требует определения: 1) - оптимального времени для взятия ссуды и выплаты долгового обязательства по ней и 2) - сумм, переходящих ежедневно со счета на счет. Ежедневная компьютеризированная обработка кассовой наличности и отчетов о сделках за наличный расчет позволяет иметь информацию о текущих наличных денежных средствах и предоставляет возможность лучше использовать капитал. Следует и оценивать затраты за банковские услуги, учитывая стоимость каждого счета.
Когда поступления денежных средств и денежные платежи согласованы и спрогнозированы, предприятие может иметь небольшие запасы денежных средств, но если необходима быстрая ликвидность, оно сделает инвестиции в рыночные ценные бумаги. Любые дополнительные денежные средства следует инвестировать в доходные ценные бумаги со сроком погашения, обеспечивающим необходимую ликвидность.
Благополучные в финансовом отношении предприятия, которые имеют возможность кредитоваться по выгодным ставкам даже на стесненных финансовых рынках, могут позволить себе более низкий уровень денежных средств, чем предприятия с высокой долей заемных средств или с которыми связан кредитный риск.
Как минимум предприятие должно располагать денежными средствами в размере, превышающем 1) - компенсационные остатки (депозиты, удерживаемые банком для компенсации оказываемых им услуг) или 2) - денежные остатки, накапливаемые из предосторожности (денежные средства на непредвиденный случай), плюс денежные средства для сделок наличными (деньги для оплаты циркулирующих чеков). Оно также должна иметь достаточные денежные средства для удовлетворения своих ежедневных потребностей.
Целый ряд факторов оказывает влияние на принятие решения о том, сколько денежных средств необходимо иметь в распоряжении, учитывая ликвидные активы предприятия, коммерческий риск, объем долговых обязательств и сроки их погашения, возможность получать кредиты в короткие сроки и на благоприятных условиях, а также норму прибыли, экономические условия и, кроме того, неожиданные проблемы, такие как неплатежеспособность покупателей».[35]
Управление денежными потоками является одним из важнейших направлений деятельности финансового менеджера. «Оно включает в себя расчет времени обращения денежных средств (финансовый цикл), анализ денежного потока, его прогнозирование, определение оптимального уровня денежных средств, составление бюджетов денежных средств и т.п.»[36]
Анализ движения денежных средств проводится по данным отчетного периода. «На первый взгляд, такой анализ, как и любой другой раздел ретроспективного анализа, имеет сравнительно невысокую ценность для финансового менеджера, однако можно привести аргументы, в известной степени, оправдывающие его проведение, поскольку существуют парадоксальные ситуации, когда предприятие является прибыльным, но не имеет средств расплатиться со своими работниками и контрагентами. Такая ситуация вполне обыденна в экономике переходного периода. Теоретически отмеченного парадокса можно избежать, если на предприятии последовательно и строго следуют методу определения выручки от реализации по мере оплаты товаров и услуг. Однако согласно нормативным документам этот метод является альтернативным к методу определения выручки от реализации по мере отгрузки товаров и предъявления покупателю расчетных документов и может применяться лишь в отдельных случаях. Если применяется метод начисления, который и является основным, то, как раз и возникает ситуация, когда денежный поток и поток ценностей и расчетов, генерирующий прибыль, не совпадают во времени. Анализ движения денежных средств позволяет с известной долей точности объяснить расхождение между величиной денежного потока, имевшего место на предприятии в отчетном периоде, и полученной за этот период прибылью».[37]