При составлении проекта сметы бюджетного учреждения для обоснования требуемых сумм расходов дают более подробную номенклатуру, выделяя внутри статьи отдельные расходы. К примеру, по статье "Канцелярские и хозяйственные расходы" выделяют:
- канцелярские расходы;
- расходы на вневедомственную охрану;
- расходы на связь;
- расходы на приобретение литературы;
- расходы по содержанию и найму транспорта;
- затраты на оплату информационно-вычислительных услуг.
Обоснование отдельных сумм расходов по смете приводится в приложении к ней. К примеру, приложение к смете расходов школы открывается сведениями о количестве классов и учащихся по состоянию на первое января и первое сентября планируемого года, затем следует расчет фонда заработной платы, а также расчеты по другим статьям классификации расходов. Заключают приложения к смете расходов общие сведения, используемые при расчетах(общая кубатура всех строений по наружному обмеру, внутренняя площадь здания, количество и площадь классных комнат).
Сметы расходов, составляемые бюджетными учреждениями по каждому параграфу классификации расходов, принято называть индивидуальными. При обслуживании учреждений централизованными бухгалтериями практикуется составление общих смет. В общих сметах расходы планируются в целом по группам однотипных учреждений (школ, детских яслей и садов). Для определения и финансирования затрат на проведение совещаний, приобретение литературы и другие мероприятия министерства, ведомства и управления местной администрации составляют сметы на централизованные мероприятия.
Путем суммирования всех расходов на содержание министерства или ведомства, включаются все индивидуальные, общие расходы и сметы на централизованные мероприятия, составляется сводная смета.
Все расходы, включаемые в смету должны группироваться по видам и целевому назначению, при определении их сумм необходимо строго соблюдать режим экономии. При утверждении смет проверяются необходимость и целесообразность предусматриваемых расходов, соответствие их объема работы учреждения, соблюдение норм расходов. Утверждение сметы расходов бюджетного учреждения производится после утверждения соответствующего бюджета, из которого оно финансируется. Утверждение оформляется подписью руководителя организации, утвердившего смету, указывается дата утверждения и проставляется оттиск печати на всех экземплярах сметы с указанием в верхнем правом углу общей суммы расходов по смете с выделением фонда заработной платы работников штатного и нештатного состава.
Исполнение смет доходов и расходов по бюджету и внебюджетным средствам в учреждениях, состоящих на федеральном бюджете, республиканских, краевых, областных, окружных, городских и районных бюджетах, а также в централизованных бухгалтериях при министерствах, ведомствах, местных администрациях и их управлениях ведется по двойной системе.
Учет может осуществляться по мемориально-ордерной, журнально-ордерной, журнал - главной формам. Использование ЭВМ создает возможность перехода от решения с помощью вычислительной техники отдельных трудоемких задач к общесистемной автоматизации, обработки учетной информации в целом и решению задач исполнения смет доходов и расходов.
В крупных бюджетных учреждениях сметный учет ведется по журнально - ордерной форме. Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам в организациях, состоящих на бюджете, ведется на балансе по Плану счетов, предусмотренному инструкцией по бухгалтерскому учету в организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 1999 года №107н.
Сметный баланс бюджетного учреждения – отчетный документ, в котором отражены и обобщены в денежной оценке на определенную дату средства бюджетного учреждения по видам и использованию, а также по источникам их образования и целевому назначению. Бухгалтерский баланс по исполнению сметы доходов и расходов имеет форму таблицы, состоящей из двух частей: активы и пассивы.
Актив состоит из 10 разделов, а пассив из 5 разделов. В активе отражаются средства, которыми располагает учреждение и их размещение: основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения, материальные запасы, малоценные предметы, готовая продукция, средства учреждений, расчеты, расходы; выполненные и сданные заказчиками продукция, работы, услуги; доходы, прибыли (убытки); расходы на капитальное строительство.
В пассиве отражаются источники образования средств: финансирование из бюджета, фонды и средства целевого назначения, расчеты; доходы, прибыли(убытки); финансирование капитального строительства.
В разделе 1 "Основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения" актива баланса отражаются основные средства, принадлежащие учреждению; долгосрочные финансовые вложения на срок более одного года; нематериальные активы.
Объекты основных средств фиксируются в балансе по первоначальной стоимости. Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств допускается лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации, а также переоценки основных средств.
В разделе 2 "Материальные запасы" актива баланса отражается стоимость принадлежащих учреждению материалов, продуктов питания, горюче-смазочных материалов и других запасов по фактической стоимости.
В разделе 3 "Малоценные предметы" показывается стоимость принадлежащих учреждению малоценных предметов, белья, одежды, обуви, как на складе учреждения, так и по местам их использования.
В разделе 4 "Готовая продукция" на субсчете 080 этого раздела показывается стоимость остатка изготовленной в учреждениях и их подразделениях продукции и изделий по фактической стоимости, определенной по данным фактических расходов на ее изготовление.
В разделе 5 "Средства учреждений" на субсчетах показываются остатки бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников.
На субсчете 090 "Средства федерального бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия" показываются остатки нераспределенного объема финансирования на лицевых счетах главного распорядителя, распорядителя бюджетных средств в органах федерального казначейства.
На субсчете 091 "Средства федерального бюджета на расходы учреждения" показываются остатки неиспользованного объема финансирования на лицевых счетах получателей бюджетных средств.
На субсчете 097 "Средства федерального бюджета в иностранной валюте" показывается остаток валютных средств бюджетного учреждения на валютном счете в кредитной организации в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ на отчетную дату.
На субсчете 100 "Средства для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия" показываются нераспределенные остатки средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов на счетах в кредитных организациях (органах федерального казначейства) главного распорядителя бюджетных средств.
На субсчете 101 "Средства на расходы учреждения" показываются неиспользованные остатки средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов учреждения на счете в кредитной организации учреждения.
На субсчете 102 "Средства бюджета субъекта РФ и местного бюджета в иностранной валюте" показываются остатки средств учреждения в иностранной валюте на счете в кредитной организации в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ на отчетную дату.
На субсчете 110 "Целевые средства и безвозмездные поступления" показываются остатки целевых средств и безвозмездных поступлений; на субсчете 111 "Средства, полученные от предпринимательской деятельности" показываются остатки средств на счетах в кредитных организациях или органах федерального казначейства по средствам, полученным от предпринимательской деятельности; на субсчете 114 "Средства, поступившие во временное распоряжение учреждения" показываются остатки средств, поступившие во временное распоряжение учреждения"; на субсчете 115 "Средства, полученные от государственных внебюджетных фондов" показываются остатки средств, полученных от государственных внебюджетных фондов; на субсчете 118
"Средства в иностранной валюте" показываются остатки средств в иностранной валюте на валютных счетах в кредитных организациях в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ.
На субсчете 120 "Касса" показывается остаток наличных денег в кассе учреждения, в том числе в иностранной валюте в пересчете на рубли по курсу
Центрального банка РФ на отчетную дату в пределах лимитов, установленных кредитными организациями по согласованию с руководителями этих учреждений.
На субсчете "Прочие средства" показывается остаток денежных средств, находящихся в аккредитивах, лимитированных чековых книжках и других денежных документах. Остатки средств по аккредитивам и лимитированным чековым книжкам зачисляются на счет учреждения в кредитной организации или органе федерального казначейства как восстановление кассовых расходов по соответствующим кодам бюджетной классификации РФ.
На субсчете 133"Средства в пути" показываются денежные средства, перечисленные вышестоящими распорядителями, но полученные учреждениями в следующем месяце.