Совершенствование системы финансового управления предприятием (стр. 16 из 25)
Информационная система (или система информационного обеспечения) бухгалтерского учета представляет собой функциональный комплекс, обеспечивающий процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам хозяйственной деятельности предприятия.
Рисунок 3.2. Информационная модель бухгалтерии на предприятии ОАО «ВАСО»
Содержание системы информационного обеспечения для бухгалтерии на предприятии ОАО «ВАСО», ее широта и глубина определяются отраслевыми особенностями деятельности данного предприятия, его организационно-правовой формой функционирования, объемом и степенью диверсификации финансовой деятельности и рядом других условий. Конкретные показатели этой системы формируются за счет как внешних (находящихся вне предприятия), так и внутренних источников информации. В разрезе каждой из групп этих источников вся совокупность показателей, включаемых в информационную систему бухгалтерии, предварительно классифицируется.
Как уже было сказано выше, конкретные зоны взаимодействия формируются за счет как внешних (находящихся вне предприятия), так и внутренних источников информации.
o Внутренняя среда: это подразделения предприятия, таблица 3.3:
Таблица 3.3 Обмен информацией во внутренней среде взаимодействия бухгалтерии
| № п/п | Подразделение | Получение | Предоставление |
| 1 | С планово-экономическим отделом | - планов производства продукции на месяц, квартал год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям; проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги); отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом; | - данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа; баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета; расчетов заработной платы; предварительных расчетов амортизационных отчислений; данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций,; |
| 2 | С отделом финансов | утвержденный финансовый план, изменения к финансовому плану; необходимые расчеты к финансовому плану; выписка по счетам предприятия в банке; и другие банковские документы; | сведения о неплатежеспособности отдельных покупателей; сведения о поступивших аккредитивах; извещения о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам; |
| 2 | С производственными и техническими подразделениями (ОГМ, ОГТ пр.) | отчетов о выполнении планов; отчетов о движении основных материалов; актов на передачу оборудования в эксплуатацию; расчетов о расходе материалов на единицу продукции; приказов, распоряжений, актов и других документов, необходимых для учета; договоров; смет; | Сведения о затратах, произведенных на содержание и ремонт оборудования; информацию по расходованию материалов на ремонтные и эксплуатационные работы (по требованию); информацию о наличии основных и оборотных средств. |
| 3 | С отделом контроля качества | - актов отбраковки продукции; заключений о виновности ответственных лиц; заключений на принятые рекламации; | сведений о результатах учета потерь от брака; сведений о взысканиях с виновных; |
| 4 | С отделом сбыта | - товарно-сопроводительной документации; отчетов об отгруженной контрагентам продукции; сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции; счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию; данных о возврате продукции контрагентами; копий претензий и рекламаций; | данных о движении продукции; норм запасов продукции на складах; норм естественной убыли; итогов инвентаризации продукции; |
| 5 | С отделом материально-технического снабжения | - товарно-сопроводительной документации; отчетов об отгруженых контрагентами МТС; сведений о состоянии запасов на складе сырья и материалов; отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов; | - утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода; |
| 6 | С отделом маркетинга | - отчетов о затратах, произведенных на маркетинговые исследования; расчетов затрат на послепродажное обслуживание продукции; сведений о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги по перевозке, проведению рекламных мероприятий; | бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы; |
| 7 | С отделом организации и оплаты труда | - данных об использовании фондов оплаты труда и фондов материального поощрения; положений о премировании; норм труда; расчетов трудоемкости продукции; | - сведений о фактически начисленной заработной плате; утвержденных фондов оплаты труда; сведений о дополнитель-ных выплатах; рекомендаций по оформлению расходования фондов оплаты труда; |
| Отдел логистики | Ведомость на излишние и неликвидные материалы; инвентаризационные ведомости материальных ценностей; первичную документацию по приходу и расходу ТМЦ | сведения о движении материалов и реализации сверхнормативных остатков на начало месяца и квартала в стоимостной оценке; информация о неоплаченных счетах, с указанием причин | |
| 8 | Бухгалтерия согласовывает с руководителями структурных подразделений предприятия, а также с отделом организации и оплаты труда вопросы назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других). | ||
| 9 | Бухгалтерия оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности. | ||
o Внешняя среда: это прочие предприятия, кредитные организации, налоговые инспекции города Воронежа и области, контакт с которыми необходим для организации и осуществления деятельности по ведению бухгалтерского учета:
1. Налоговые инспекции – по вопросам связанным с предоставлением отчетности, создания обособленных подразделений, представительств предприятия в других регионах и др.
2. Управление статистики Воронежской области;
3. Пенсионный фонд Воронежской области, по месту регистрации предприятия;
4. Лизинговые компании («Росагролизинг») – по вопросам оформления первичной документации, необходимой для осуществления сделки .
5. Заказчики (покупатели) – взаимодействия по вопросам предоставления отсрочки платежа, способах оплаты (наличный/безналичный расчет, вексель (простой, передаточный), рекламаций.
6. Страховые компании – страхование кредитных рисков, основных средств, добровольное страхование работников предприятия.
o Глобальная компьютерная сеть Интернет – откуда поступает информация, необходимая для планирования и осуществления деятельности предприятия в области финансов, в том числе:
1) Провайдер Интернет, через которого проходят все взаимоотношения с глобальной сетью Интернет, где размещается почтовый ящик и специализированный рекламный сайт предприятия;
2) Поисковые машины Интернет – специализированные сайты, предназначенные для поиска любой информации в Интернет.
3) Специализированные сайты – сайты в Интернет, на которых содержится информация, связанная с деятельностью предприятия в области финансов:
- http://www.nevacons.ru/; http://www.step.buch.ru/;
- http://www.audit.ru/; http://www.glavbukh.ru/;
- http://www1.minfin./ru; http://www1.nalog./ru.
4) Базы данных и обзоры Internet – в них содержится информация о современном состоянии финансового рынка;
Наряду с информационным обеспечением, важное место занимает техническое обеспечение автоматизации деятельности по бухгалтерскому учету. Оно представляет собой комплекс технических средств обработки информации на базе ПЭВМ, предназначенный для автоматизации функций специалистов в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.
При выборе аппаратного обеспечения следует предусмотреть следующие моменты: отвечает ли компьютер (сервер) требованиям программного обеспечения, хватает ли памяти, удобен ли для пользования, может ли совершенствоваться по мере того, как растет предприятие, будут ли издержки, связанные с аппаратным и программным обеспечением и эксплуатацией компьютеров, небольшими по сравнению с повышением эффективности деятельности бухгалтерии, какова совместимость сервера с будущими версиями программного обеспечения. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между работниками бухгалтерии. Быстрое развитие сетей локальных систем приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций.