Основным законодательным актом, регулирующим порядок расчетов между предпринимательскими фирмами, является Указ Президента Российской Федерации от 20 декабря 1994 г. № 2204 «Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг) (в редакции Указа Президента РФ от 31 июля 1995 г. № 783). Данный Указ устанавливает, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары, выполненные работы или оказанные услуги.
В соответствии с Указом предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров, выполнения работ, оказания услуг. Однако данное ограничение не распространяется на договоры по оказанию финансовых услуг.
Сумма неистребованной кредиторской задолженности по обязательствам, возникающим по договорам поставки, подлежит списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения фирмой-должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) как безнадежная дебиторская задолженность на убытки фирмы-кредитора за исключением случаев, когда в его действиях отсутствует умысел. Предпринимательским фирмам следует учитывать, что убытки от списания безнадежной дебиторской задолженности не уменьшают налогооблагаемой прибыли.
Финансовый отдел фирмы (в данном случае бухгалтерия) в процессе производственно-хозяйственной деятельности обязан осуществлять контроль за полнотой и своевременностью расчетов как фирмы с партнерами, так и партнеров с фирмой. Предпринимательской фирмой должен вестись учет движения дебиторской и кредиторской задолженности. Во избежание незапланированных потерь фирме следует управлять дебиторской задолженностью, используя следующие приемы:
- контроль и анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения;
- анализ задолженности по видам продукции для определения невыгодных с точки зрения инкассации товаров (коэффициенты инкассации — отношение сумм, поступивших от погашения дебиторской задолженности различных периодов, к объемам реализации в эти периоды);
- оценка возможности применения факторинга — продажи дебиторской задолженности;
- установление потенциальной платежеспособности клиента и исключение из числа партнеров предприятия дебиторов с высоким уровнем риска.
Своевременность проведения платежей фирм-клиентов банками также контролируется как самими фирмами, так и государством, в части исполнения банками платежных поручений налогоплательщиков на перечисление денежных средств в бюджет. В частности, Письмом Министерства РФ по налогам и сборам от 12 января 1999 г. предусматривается бесспорное списание с корреспондентских счетов банков средств налогоплательщиков на перечисление в бюджет, если эти средства не были переведены банком своевременно.
2.4 Банковский контроль за денежными оборотами
Согласно Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23.05.1994 г. (в ред. Указов Президента РФ от 21.03.95 N 291, от 06.01.98 N 10, от 03.08.99 N 977) в целях обеспечения полноты внесения налоговых и иных обязательных платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, усиления ответственности налогоплательщиков за соблюдение норм налогового законодательства установлено, что при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности: за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа; за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы; за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.
На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.
Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных настоящим пунктом, производится органами Государственной налоговой службы Российской Федерации по сведениям, предоставляемым коммерческими банками и другими органами, осуществляющими проверки соблюдения предприятиями, учреждениями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.
Осуществление проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличность и ведения кассовых операций возложено как на Инспекции МНС, так и кредитные организации.
Круг предприятий, подлежащих проверке, определяется руководителем учреждения банка в зависимости от объема налично - денежного оборота и имеющейся в банке информации о соблюдении предприятиями установленного порядка работы с денежной наличностью. При этом учитывается также информация других контролирующих органов. Для осуществления проверки выбираются сведения о произведенных в проверяемом периоде операциях по поступлениям (зачислению) на счета предприятия в учреждении банка наличных денег и их выдачам (списанию) из кассы учреждения банка. Уточняется сумма установленного лимита остатка денег в кассе, наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы предприятия и его условия, согласованный порядок и сроки сдачи выручки в учреждение банка.
В ходе проверки предприятия рассматривается:
- полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Проверяется соответствие записей в кассовой книге данным учреждения банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге предприятия выясняются причины. Фактическое наличие денег в кассе предприятия, а также условия хранения наличных денег и ценностей представителем учреждения банка не проверяются. Полнота оприходования в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных в результате хозяйственной деятельности, рассматривается налоговыми органами при проведении проверок соблюдения налогового законодательства.
- полнота сдачи денег в кассу учреждения банка. Рассматривается соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в учреждение банка, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Проверяется своевременность возврата в учреждение банка не выплаченных в срок средств на заработную плату, выплаты социального характера, других денежных средств. Сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк с записями в кассовой книге, при наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге выясняются причины такого положения.
- соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств. На основании первичных документов по учету кассовых операций и других бухгалтерских данных рассматривается соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу предприятия.
- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В целях выявления фактов превышения предприятием предельных сумм расчетов наличными деньгами с юридическими лицами за товарно - материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги рассматриваются записи в документах первичной учетной документации по кассовым операциям (записи в кассовом журнале, приходно - расходных документах, кассовой книге), отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег (проверяются обороты по счету "Расчеты с подотчетными лицами"), а также товарные чеки, счета, счета - фактуры. При наличии таких фактов в Справке по проверке проставляется сумма произведенного платежа и наименование участников расчетов.
- соблюдение установленного учреждением банка лимита остатка наличных денег в кассе предприятия. Рассматривается соблюдение установленного учреждением банка лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода. В Справке по проверке проставляются данные о лимите остатка кассы, фактических остатках наличных денег в кассе предприятия в дни, когда был превышен лимит. Определяется общая сумма превышения лимита остатка кассы в проверяемом периоде, а также сверхлимитная кассовая наличность (средняя величина), рассчитанная исходя из общей суммы и количества дней превышения лимита остатка кассы.
- ведение кассовой книги и других кассовых документов. Рассматривается соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно - расходными документами, расчетно - платежными ведомостями. Отмечается качество и периодичность составления первичных кассовых документов по приему и выдаче наличных денег, соответствие записей в приходно - расходных документах записям в кассовой книге и другие.