Дефицит денежных средств негативно сказывается на платежеспособности многих предприятий, порождая кризис неплатежей. Первое, на что следует обратить внимание при решении вопроса о ликвидации дефицита бюджета любого предприятия, - это улучшении управления дебиторской и кредиторской задолженности.
Традиционными и наиболее значимыми источниками финансирования оборотных средств являются заемные средства, среди которых выделяются кредиторская задолженность и краткосрочные банковские ссуды. Однако в целях совершенствования управления финансовым потоком предприятия рассмотрим мероприятия, связанные с привлечением денежных средств в оборот ФГУП СПЗ путем улучшения использования дебиторской задолженности.
В связи с ростом дебиторской задолженности на конец отчетного периода в ФГУП СПЗ рассмотрим один из методов управления дебиторской задолженностью - с помощью совершенствования документооборота.
Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.
К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.
Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.
В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и движения документов:
1) распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации;
2) составление договора и юридический контроль;
3) определение ответственных исполнителей.
Рассмотрим содержание каждого этапа в ФГУП СПЗ.
1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.
Коммерческий отдел:
а) согласовывает годовые потребности организации с потребностями торговли;
б) определяет потребность в товарах и сырье на год;
в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;
г) согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой службой;
д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;
е) собирает подробную информацию о поставщике;
ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.
Бухгалтерия:
а) согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом снабжения;
б) определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;
в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.
г) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает информацию о ней.
2. Составление договора и юридический контроль.
Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на отдел производства и сметно-договорной работы ФГУП СПЗ.
Приведем примерный перечень его функций.
а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, подписанием и исполнением, в частности:
- условия оплаты;
- финансовую ответственность;
- сроки выполнения обязательств;
- сроки действия договора;
б) прогнозирует риски.
в) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;
г) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает новый проект предстоящего договора;
д) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента:
е) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем полномочий представителя и т.д.)
3. Определение ответственных исполнителей.
Коммерческий отдел:
а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;
б) своевременно принимает установленные договором поставки и установленные действующим законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;
в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация,
г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;
д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в отдел производства и сметно-договорной работы служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.
Бухгалтерия:
а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;
б) контролирует правильность оплаты;
в) следит за соблюдением сроков оплаты;
г) оформляет соответствующие документы.
Организационно-технологическая схема реализации договора поставки включает следующие этапы.
Этап I: оформление договора.
1. Отдел производства и сметно-договорной работы оформляет проект договора, присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами, подписями и печатями другой стороны на подпись руководителю организации.
5. Отдел производства и сметно-договорной работы передает после подписания руководителем полностью оформленный договор в бухгалтерию и торговый отдел — исполнителю.
Этап II: контроль за исполнением договора поставки.
1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.
2. Исполнитель передает полученный счет в бухгалтерию на визу.
3. Бухгалтерия удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате руководителю.
4. Подписанный руководителем счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов (таблица 14).
Таблица 14
Журнал учета документов, поступивших для оплаты
| Дата поступления | Наименование, дата и номер документа | Получатель денежных средств | Фамилия исполнителя | Роспись исполнителя | Роспись бухгалтера |
| 01.06. 06 | Счет от 28.05.06 № 36/1-Н | ООО «Монолит» | Петров | ||
| 12.05. 06 | Счет от 12.05.06 № 242-П | ООО «Сервис» | Полков |
5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений исполнителю.
6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.
7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в отдел производства и сметно-договорной работы данные о дебиторской и кредиторской задолженности (таблица 15).
Таблица 15
Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности
| Дебиторы | Кредиторы | ||||||
| Наименование поставщика | Номер договора | Дата платежа | Сумма платежа (руб.) | Наименование поставщика | Номер договора | Дата поставки | Сумма поставки (руб.) |
| ООО «Монолит» | 31/04 | 01.06.06 | 13 600 | ООО «Демократ» | 1П-02 | 13. 06.06 | 105 000 |
| ООО «Сервис» | 23/04 | 15.05.06 | 25 600 | ООО «Металлоконструкция» | 237/05 | 15.05.06 | 32 700 |
| ООО «Стройком» | 12/03 | 01.02.06 | 300 000 | ||||
| ООО «Геоком» | 3/03 | 23.12.05 | 127 700 | ||||
8. Отдел производства и сметно-договорной работы на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности руководителю для принятия необходимых мер (таблица 16).
Таблица 16
Журнал учета просроченной дебиторской задолженности
| Наименование поставщика груза | Номер договора | Дата платежа | Сумма платежа (руб.) | Объем поставки (руб.) | Дата поставки по контракту | Нарушение сроков поставки, в днях |
| ООО «Лессервис» | 10/04 | 30.04.06 | 112 500 | 300 000 | 15.05.06 | 45 |
| ООО «Стройком» | 12/03 | 01.02.06 | 300 000 | 300 000 | 23.02.06 | 129 |
| ООО «Геоком» | 3/03 | 23.12.06 | 123 700 | 260 000 | 10.01.06 | 170 |
Как показал проведенный в ФГУП СПЗ анализ, в большинстве случаев причиной просрочки платежей становится не сложное финансовое положение клиента, а желание использовать средства продавца для финансирования собственной деятельности. При этом сотрудники компании могут ссылаться на неэффективную работу казначейства, а также на забывчивость и отсутствие ключевых сотрудников. В большинстве случаев избежать подобных ситуаций можно, направив клиентам письмо с уведомлением о необходимости погасить задолженность.