Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает организации прямой экономический эффект.
Для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующих поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность организаций в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у предприятия компьютерного оборудования.
Коренной особенностью современной экономической мысли явилась направленность ее на обеспечение рационального ведения хозяйства в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, преодоления малой эффективности регулирования производства административными методами, ускорения перехода к интенсивному характеру развития производства на основе развития научно-технического прогресса и так далее. Система управления хозяйством, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического процесса, должна быть гибкой и эффективной.
В связи с этим, в современных условиях важной областью и стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
Соответствующую роль в принятии решений играет также научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, то есть проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Информация, и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.
Автоматизированные управленческие информационные системы призваны, на основе быстрой обработки информации, выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование, хотя на первом этапе внедрения мероприятий по автоматизации обработки требуют значительных материальных затрат и времени. Но при эффективном использовании АСОИ данные затраты в скором будущем покрываются с лихвой.
Автоматизация предметной области преследует следующие цели:
- сокращение трудозатрат на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбора, регистрации, передачи данных по различным каналам связи, хранения, поиска и выдачи информации, обработки с использованием средств вычислительной техники;
- сокращение численности управленческого персонала;
- внедрение новых информационных технологий, существенно изменяющих условия и характер деятельности управленческого персонала и позволяющих принимать обоснованные и эффективные решения;
- создание и дальнейшее совершенствование автоматизированных информационных систем, обеспечивающих повышение эффективности систем управления предметной области;
- повышения качества информации для принятия управленческих решений.
Автоматизация предметной области адресована, прежде всего, пользователям, не являющимся профессиональными программистами (бухгалтера по заработной плате, бухгалтера по обработке товарных отчетов и учету продукции, коммерческий отдел и другие). Автоматизация коренным образом изменяет условия их профессиональной работы в сторону расширения «информационной оснащенности» рабочих мест.
В ЗАО «Ижторгметалл» установлены программы 1С – предприятие «Склад» и 1С-«бухгалтерия». 1С предприятие «Склад» предназначено для кладовщиков, менеджеров отдела сбыта, руководителям отделов снабжения, сбыта, маркетинга, директоров баз (филиалов), бухгалтерии. В программе 1С «Склад» позволяет менеджерам сбыта выписывать документы на отпуск товара со склада, кладовщикам заводить и списывать товар, руководителям отделов снабжения, сбыта, маркетинга, директоров баз (филиалов) для составления отчетов по складу, по движению товаров, по продажам, по контрагентам и пр. Для бухгалтерии в складской программе есть функция «Выгрузить накладные», с помощью которой накладные и счета-фактуры автоматически попадают из складской программы в 1С-бухгалтерия. Это намного облегчает работу бухгалтера и экономит рабочее время бухгалтера.
В конце 90-х накладные и счета-фактуры выписывали вручную. Накладные с фактом отпуска подшивались в скоросшиватели. Если необходимо было просмотреть, сколько отдельной продукции было куплено или реализовано, то надо было пролистать более 2500 листов со счет-фактурами. На это уходило очень много рабочего времени, да ошибок было много. С введением на предприятии программы 1С «склад» посмотреть аналитику товаров по складу посмотреть стало намного проще. Расход и приход товара заноситься кладовщиком в компьютер. Надо только выбрать анализируемую позицию прайс-листа, период, склад и нажать кнопку «выполнить».
На каждой нашей базе установлена локальная сеть. Все операторы работают со своим сервером, который установлен на базе. Каждую ночь данные, которые накопились за рабочий день на базах, с помощью ресурсов Internetотправляются в центральный офис, где они анализируются. Обновленный пакет данных, с документами которые были выписаны на всех базах, отгрузкой товаров, остатками по всем складам, также по ресурсам Internetрассылается обратно по базам. Это позволяет менеджеру с одной базы видеть, сколько и какая продукция лежит на другой базе. С одной стороны это удобно, но с другой стороны база данных 1С «Склад» обновляется только ночью. Во второй половине дня в программе данные по складу другой базы уже не будут фактически совпадать с тем что на самом деле находиться на ней. Из-за этого время от времени бывают недоразумения. Менеджер отдела сбыта выписал товар с другой базы по вчерашним данным, клиент, приехав на базу, узнает, что материал, который был выписан, закончился утром. Для того чтобы таких недоразумений не было, планируется, с помощью программы Citrix, сделать так чтобы все работники предприятия работали с 1С «Склад» которая установлена в одном месте. На сегодняшний день такое возможно, но в связи с тем что поставщик internet-ресурсов на всех базах подведен только один такое делать пока не следует. Случись что с ресурсами поставщика internet-услуг, базы останутся без связи с центральным сервером, что приведет к нежелательному сбою в работе баз. Надо еще как минимум еще одного поставщика Internet-ресурсов для стабильной работы планируемой системы.