3.Запуск в промышленную эксплуатацию.
4.Сопровождение.
Этап 1. Предпроектное обследование.
Целью данного этапа является предварительное знакомство с предприятием Заказчика для:
· выявление целей и задач, которые должны быть решены в процессе создания информационной системы управления;
· определение критериев оценки конечного результата;
· ориентировочной оценки финансовых, временных и человеческих ресурсов, необходимых для реализации проекта.
На данном этапе консультанты корпорации Парус:
-совместно с руководством предприятия Заказчика определяют цели и ожидаемые результаты создания информационной системы управления предприятием,
-исследуют организационную структуру предприятия, систему взаимодействия подразделений,
-собирают и анализируют образцы типовых первичных и отчетных документов,
-проводят аудиторскую экспресс-проверку,
-проводят анализ уровня квалификации и компьютерной грамотности персонала,
-выполняют экспертизу технического парка и коммуникационного оборудования.
В результате Заказчик получает “Предложения по построению информационной системы управления предприятием”, в которых представлены:
-цели и результаты разработки и внедрения информационной системы управления предприятием, а также область автоматизации;
-структурная схема предприятия и анализ ее слабых звеньев, схемы обмена информацией между подразделениями (бизнес-процессов) и предложения по их рационализации, функциональные обязанности сотрудников и возможное их изменение. Следствием такой оценки состояния существующей системы управления являются предложения по ее реинжинирингу;
-журнал типовых форм первичных и отчетных документов;
-оценка состояния бухгалтерского учета и правильности выбранной учетной политики предприятия;
-предложения по подбору и комплектации поставляемого ПО;
-ориентировочный план и смета проекта.
План проведения предпроектного обследования предприятия:
Предпроектное обследование предприятия.
1 Экспертиза существующей системы управления.
1.1 Описание организационной структуры предприятия.
1.2 Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
1.3 Описание основных методов ведения учета.
1.4 Составление реестра документов, отчетов.
1.5 Оценка материально- технического обеспечения заказчика.
1.6 Оценка уровня подготовки персонала.
1.7 Оценка потребностей заказчика.
2 Подготовка предложений по созданию информационной системы управления.
2.1 Определение
2.1.1 Целей автоматизации.
2.1.2 Процессов, подлежащих автоматизации.
2.1.3 Ориентировочной комплектации системы.
2.2 Подготовка предложений по
2.2.1 Реинженирингу бизнес-процессов.
2.2.2 Материально-техническому перевооружению.
2.2.3 Обучению персонала.
2.2.4 Запуску системы в эксплуатацию.
2.3 Составление плана и сметы проекта.
3. Согласование, подписание контракта на проектирование информационной системы управления.
3.1 Согласование предложений с Заказчиком.
3.2 Уточнение плана и сметы проекта.
3.3 Внесение изменений в комплект документов по созданию системы.
3.4 Заключение договора на проектные работы.
В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.
Предпроектное обследование предприятия.
1. Общие положения.
Обследование предприятия проводится путем опроса должностных лиц с предварительным составлением плана беседы и определением:
- основной цели визита;
- причин задаваемых вопросов с точки зрения специфики поставляемогопрограммного продукта.
Полученная информация фиксируется в прилагаемых к планам бесед Опросным листам или записывается в произвольной форме, однако отработка всех пунктов плана беседы обязательна.
Все визиты к Клиенту оформляются в виде плана-графика работ с указанием:
- обсуждаемой темы;
- даты и продолжительности беседы;
- ФИО должностного лица заказчика.
Посещение Клиента необходимо производить не реже 2-3х раз в неделю.
Предпроектное обследование предприятия проводится со следующими целями:
· определение проблем, существующих в хозяйственной жизни заказчика, и путей их разрешения.
· определение оптимальной комплектации системы (и, соответственно, стоимости программного продукта).
· получение исходной информации для составления макета (создания необходимых настроек) в системе по следующим вопросам:
1. Количество рабочих мест.
2. Права доступа для рабочих мест.
3. План счетов с необходимыми донастройками по субсчетам и аналитике, задание типовых форм аналитического учета.
4. Образцы документов - платежные, внутренние, входящие и исходящие контракты, складские и документы на отпуск, заказы.
5. Образцы операций с необходимыми формулами.
6. Инструкции для рабочих мест.
7. Этапы документооборота.
8. Начисления и удержания.
9. Нормы амортизации (если возможно).
10.Разбивка словарей (контрагентов, каталога товаров и услуг и номенклатора) на разделы, заведение особых отметок.
11.Заведение прайс-листов с настройкой ценообразования.
12.Структура данных для взаимодействия с удаленными объектами.
13.Образцы отчетов с необходимыми настройками в генераторе и табличных приложениях.
· получение исходной информации для доработки программного обеспечения в случае необходимости.
· определение времени, необходимого для обучения персонала заказчика программному обеспечению “Парус” и программному обеспечению других фирм (примерно).
· составление требований к техническому обеспечению, списка оборудования, которое необходимо докупить заказчику.
Для получения исходной информации по вышеперечисленным вопросам в рамках предпроектного обследования проводятся следующие действия:
· описание организационной структуры предприятия.
· описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
· описание основных методов ведения учета (учетная политика, план счетов, образцы операций, нормы амортизации, начисления и удержания, ценообразование).
· Составление реестра документов и отчетов.
· Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
· Оценка уровня подготовки персонала.
Описание организационной структуры предприятия. Составление структурно-функциональной схемы предприятия.
Выяснение структурно-функциональной схемы предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия, прежде всего, руководства предприятия
В общем случае, для согласования с Заказчиком представляются три схемы:
- структурная схема предприятия;
- структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации
- схема удаленных объектов.
В ходе уточнения и согласования реестра документов в схемы вносятся соответствующие изменения.
1. Структурная схема предприятия.
На структурной схеме должна быть отражена иерархическая структура обследуемого предприятия.
2. Структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации.
Данная схема должна содержать:
- наименование структурных подразделений;
- передаваемые и получаемые документы (потоки информации между подразделениями);
- все документы, указанные на схеме, должны быть пронумерованы в соответствие с реестром документов.
3. Схема удаленных объектов предприятия.
Данная схема составляется только для предприятий, имеющих удаленные подразделения (склады, офисы, торговые залы и т. д.). На схеме должны быть отражены:
- названия и краткие адреса удаленных объектов предприятия;
- основные подразделения, расположенные на объектах;
- передаваемые и получаемые документы;
- наличие технических средств на объектах (серверы, локальные станции, модемы и т. д.).
В пояснениях к схеме удаленных объектов указываются все информационные потоки между данными объектами.
В пояснениях к данным схемам указываются функциональные обязанности подразделений и количество рабочих мест в них.
Для чего нужны функциональные схемы?
Данные схемы необходимы для определения количества рабочих мест в сетевой версии, определение комплектации системы (удаленный доступ, товарные отчеты), составления реестра документов, определения прав доступа, а также служат основой для создания схем бизнес-процессов.
1.1.1.2. Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
Выяснение бизнес-процессов предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия). На основании проведенных бесед составляются схемы процессов с использованием обозначений Гейна-Сарсона.
Схемы бизнес-процессов необходимо формировать по однородным группам хозяйственных процессов, связанных с движением товаров (услуг), документов, отчетов и т. д. Например, движение товаров можно разбить на следующие группы:
- Приобретение товара и прочее связанное с ним движение товара
- Продажа и прочее связанное с ней движение товара
- Перемещение товара, не связанное с приобретением или продажей
На схемах используются следующие обозначения: внешняя сущность - другая организация, с которой взаимодействуют подразделения заказчика (поставщик, покупатель, банк); Система БУ и др. Накопитель - любое хранилище информации. Процесс - совокупность действий сотрудника организации заказчика при выполнении процедур, связанных с выпиской документа, отработкой документа в бухучете, формирование отчета и т. д. (см. рис.4). Указывается сотрудник и(или) подразделение, выполняющее данный процесс, и содержание действия. Шаги связываются между собой стрелками с указанием передаваемых документов или иной информации. Выделяются процессы, выполнение которых связано с какими-либо проблемами для клиента (трудоемкость, оперативность, и т. д.). Данные схемы необходимы для составления инструкций для рабочих мест, уточнения реестра документов, составления технического задания на доработку ПО (если необходимо и возможно), определения границ автоматизации и комплектации системы (склад, управление закупками и реализацией, документооборот).