Уточнение плана и сметы проекта
Одновременно со сдачей работ по Договору Менеджер проекта предоставляет Заказчику рабочий вариант сметы проекта. Возможно, что предоставляется несколько вариантов, в зависимости от требований Заказчика по стоимости и срокам. Например: при раздельном ведении контуров бухгалтерского и складского учета (т. е. в разных рабочих местах Системы, но на одном Сервере) возможно включение модуля “Удаленный доступ” в предполагаемую комплектацию Системы, при желании Заказчика иметь и отрабатывать в контуре бухгалтерского учета документы из Складского контура, либо возможна комплектация без модуля “Удаленный доступ” (более дешевая), но в этом случае в бухгалтерском контуре ведется бух. учет только через Журнал хозяйственных операций. При наличии удаленных объектов передача информации осуществляется либо через дискеты (дешевый вариант, но малая оперативность в получении информации), либо через модем, либо в режиме ON-Line посредством коммуникационного оборудования (самый дорогой вариант). Разработка проекта в сжатые сроки обойдется дороже, чем стандартные сроки, и т.д.
Это разнообразие вариантов решений обсуждается и согласовывается (в наиболее приемлемом виде для Заказчика) с руководством предприятия Заказчика, после чего Менеджер проекта предоставляет окончательный вариант сметы на следующий Этап работ и приблизительный (на дату предоставления сметы) на другие Этапы.
Внесение изменений в комплект документов по созданию системы
При сдаче работ по договору Заказчику предоставляется бланк Мотивированного отказа и бланк Акта сдачи-приемки выполненных работ. При наличии претензий у Заказчика к качеству выполненных работ (неполно изложенная информация, неправильно понятые Исполнителем этапы бизнес-процессов и т.п.) Заказчик заполняет бланк Мотивированного отказа. В бланке по пунктам указываются конкретные претензии к разделам документации и материалам (схемы бизнес-процессов, описание бизнес-процессов, структурная схема предприятия и т.п.), изложенным в них. Исполнитель вносит исправления в документацию согласно предъявленным претензиям в Мотивированном отказе. В случае необходимости Исполнитель производит дообследование предприятия. По окончании работ Исполнитель вносит исправления в документацию и передает окончательный вариант Заказчику. Для того чтобы данная процедура не повторялась N-ое количество раз, рекомендуется в Договор на обследование заложить возможность выставления Мотивированного отказа не более 1-го раза.
Заключение договора на проектные работы
Одновременно с предоставлением Заказчику документации по обследованию предприятия и Акта сдачи-приемки работ Менеджер проекта предлагает рабочий вариант Договора на проектные работы. После подписания Акта и согласования сметы проекта Менеджер проекта выставляет чистовой вариант Договора на подпись Заказчику.
В общем случае Договор на проектные работы должен включать следующие разделы:
1. Предмет Договора.
2. Обязанности сторон.
3. Стоимость работ и порядок расчетов.
4. Порядок сдачи и приемки работ.
5. Ответственность сторон.
6. Досрочное расторжение договора.
7. Порядок разрешения споров.
8. Форс-мажорные обстоятельства.
9. Срок действия Договора.
10. Юридические адреса, реквизиты и подписи Сторон.
Приложения к Договору (Раскрывается предмет Договора):
Приложение 1. Протокол согласования целей работ по Договору.
Приложение 2. Состав работ по Договору.
Приложение 3. План-график работ по Договору.
При планировании Срока действия Договора необходимо учитывать следующие параметры:
1. Наличие ресурса на выполнение работ.
2. Загруженность Исполнителя работ (параллельно выполняемые работы).
3. Квалификация Исполнителя работ.
4. Предполагаемый объем работ.
5. Необходимость доработки ПО. (Срок доработки согласовывается с ЦИТ)
План-график работ составляется Менеджером проекта с привязкой к срокам действия Договора, без указания конкретных чисел по этапам работ. Сроки проведения указываются в виде - “в течение двух недель после начала работ”.
После согласования “Предложений” с Заказчиком можно переходить ко второму этапу.
Этап 2. Проектирование, настройка и адаптация системы.
Целью работ на данном этапе является построение модели информационной системы управления предприятием и разработка плана ввода в эксплуатацию. По согласованным между исполнителем и Заказчиком результатам предпроектного обследования готовится проект построения информационной системы управления предприятием, настраивается и адаптируется к реальным требованиям программное обеспечение.
В результате проведения комплекса работ этого этапа Заказчик получает:
· уточненные схемы информационного обмена между подразделениями (бизнес-процессов), подлежащих автоматизации;
· инструкции для каждого рабочего места;
· инструкция для администратора системы;
· план обучения персонала;
· план технического перевооружения;
· электронные формы первичных и отчетных документов;
· действующий макет системы управления предприятием.
После демонстрации и защиты макета системы управления перед руководством предприятия Заказчика, с его сотрудниками проводится деловая игра, которая позволяет отработать взаимодействие как между сотрудниками внутри подразделений, так и между подразделениями в целом.
План проведения проектных работ:
Проектирование, настройка и адаптация системы.
1 Детальное обследование предприятия заказчика.
1.1 Согласование и подписание приказа о начале работ.
1.2 Определение функциональной схемы,учетных процессов и информационных потоков.
1.2.1 Определение структурно-функциональной схемы предприятия.
1.2.2 Определение основных информационных потоков.
1.2.3 Определение основных хозяйственных процессов.
1.2.4 Определение основных учетных процессов.
1.2.5 Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).
1.2.6 Определение основных отчетных форм.
2 Подготовка макета системы и проектной документации.
2.1 Общесистемные настройки в макете.
2.2 Настройки в макете для автоматизации документооборота.
2.3 Конфигурирование рабочих мест.
2.4 Настройки в макете прав доступа.
2.5 Настройки печатных форм.
2.6 Создание в макете контура оперативного учета.
2.7 Создание в макете контура бухгалтерского учета.
2.8 Создание документации на проект.
2.9 Создание инструкции по работе в системе.
2.10 Создание инструкций для рабочих мест.
2.11 Создание инструкции для администратора.
2.12 Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.
3 Защита макета системы и проектной документации.
3.1 Составление плана защиты.
3.2 Внутренняя (в 'Парусе') предзащита проекта и документации.
3.3 Согласование и подписание приказа о начале работ.
3.4 Защита макета на рабочих местах.
3.5 Комплексная защита макета.
3.6 Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.
3.7 Уточнение плана и сметы проекта.
3.8 Готовность к закрытию акта.
4 Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.
4.1 Подписание акта о завершении проектных работ(принято, согласовано, изменение сметы).
4.2 Заключение договоров на поставку ПО, оргтехники, установку сетей, других работ.
4.3 Формирование графика платежей.
Проектирование, настройка и адаптация Системы.
Согласование и подписание приказа о начале работ.
После подписания Договора на проектирование, для обеспечения результативного и качественного проведения работ, необходимо Приказом по предприятию оповестить должностных лиц и рядовых сотрудников подразделений о начале работ. Менеджер Проекта предлагает руководству Заказчику проект Приказа и согласовывает содержание Приказа, сроки и состав персонала. Перед началом работ необходимо также Приказом назначить администратора Системы на предприятии Заказчика. Требования о Приказах необходимо оговорить в Договоре на проектные работы, там же необходимо согласовать условие о предоставлении копий Приказов Менеджеру Проекта перед началом выполнения проектных работ.
“Примерное содержание
Приказа о начале работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Довожу до вашего сведения, что с "____"__________ 19__ г. будет проводится комплексное обследование предприятия силами группы сотрудников Корпорации "Парус" в составе
1._____________________________________
2._____________________________________
3._____________________________________
4._____________________________________
Прошу оказывать максимальное содействие в проведении работ и предоставление копий необходимых документов.
Директор предприятия / ______________ /”
Определение структурно - функциональной схемы предприятия.
На этапе проектирования за основу принимается Структурно-функциональная схема предприятия утвержденная при комплексном обследовании Предприятия. Проектировщику необходимо переработать данную схему в случае появления новых информационных потоков, новых видов документов, новых каналов связи и способов обработки информации, вызванных автоматизацией ФХД предприятия на Системе “Парус”. Полученная схема является основой для объяснения Заказчику изменений в хозяйственных процессах при автоматизации предприятия.При составлении схемы отдельные подразделения предприятия выделяются в виде прямоугольников, соединенных входящими и исходящими стрелками. Рядом со стрелками описывается, какая информация передается из подразделения в подразделение. При этом при возможности нужно выделять документы (в системе), в которых эта информация фиксируется.