– соответствующую квалификацию, как правило, подтвержденную соответствующими документами (квалификационный аттестат, лицензия, диплом и т.п.);
– соответствующий опыт и репутацию в области определенных знаний, подтвержденную, как правило, отзывами, рекомендациями, публикациями и т.п.
Опрос. Следует отметить, что контролирующим органам предоставлены права получать необходимые разъяснения и дополнительные сведения, а также необходимую информацию от третьих лиц (по письменному запросу).
Следовательно, к получению подобных объяснений и справок от должностных лиц прибегают в тех случаях, когда необходимо установить достоверность фактов в процессе проверки, реальность хозяйственной операции, достоверность данных, отраженных в документах. Опрос можно делать устно или письменно. Объяснения справочного характера не фиксируют, однако, для выяснения достоверности факта можно предложить работникам предприятия дать объяснения в письменной форме.
Проверка объемов выполненных работ. С помощью обмера проверяют:
– соответствие характера, количества и стоимости выполненных работ тем, которые указаны в актах приемки и нарядах, а также в проектах и смете;
– соответствие выполненных работ составу работ, предусмотренных сметными нормами, на основании которых составлены применяемые при расчетах единичные расценки, калькуляции и прейскурантные цены;
– законченность объектов, конструктивных элементов, этапов и видов работ или их частей. Такую проверку проводят различными способами, что зависит от характера работ и их результатов.
К основным способам проверки относятся:
– контрольный обмер фактически выполненных работ;
– сопоставление объема работ, указанных в актах приемки и в актах инвентаризации незавершенного строительства, с объемом работ, указанных в оплаченных рабочих нарядах;
– встречная проверка операций по расчетам с другими организациями;
– проверка сопутствующих операций по расчетам за выполненные и сданные работы.
Наиболее распространен контрольный обмер фактически выполненных работ, применяемый для проверки выполнения работ по строительству, капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений.
3.1.2. Методы документальной проверки
Другую группу методов – методы документальной проверки – можно разделить на две группы: методы формальной проверки и методы проверки реальности отраженных в документах обстоятельств.
К методам формальной проверки документов относятся:
– проверка соблюдения правил составления, оформления, полноты и подлинности оформления документов;
– сопоставление учетных и отчетных показателей с установленными нормативами (нормативная проверка);
– проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам; счетный контроль.
Общие правила оформления документов для всех предприятий и организаций установлены Положениями о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Этими Положениями предусмотрено, что первичные документы должны содержать для придания им юридической силы обязательные реквизиты. Таковыми являются: наименование документа (формы), код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Кроме того, наименование организации, от имени которой составлен документ. В необходимых случаях могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом. Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.
Сопоставление учетных и отчетных показателей с установленными нормативами (нормативная проверка) позволяет выявить завышение (занижение) себестоимости продукции (работ, услуг), занижение размера удержаний из заработной платы, в том числе подоходного налога, занижение размеров отчислений во внебюджетные фонды, ошибки в применении норм естественной убыли товаров, в исчислении и уплате налога на добавленную стоимость и других налогов.
Проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам дает возможность выяснить правомерность разнообразных хозяйственных операций. С ее помощью можно выяснить, например, выплату заработной платы другому лицу без предъявления доверенности и т.п.
Счетный контроль позволяет выяснить правильность сделанных в документах, в бухгалтерских регистрах в формах отчетности вычислений (правильность таксировки, подсчета переходящих остатков ценностей в отчетах материально-ответственных лиц, подсчета итогов и т.п.). Часто к этому методу прибегают для проверки правильности подсчета итогов в горизонтальных и вертикальных графах расчетно-платежных ведомостей. Счетный контроль обычно сопровождается применением других методов документальной проверки.
К методам проверки реальности отраженных в документах обстоятельств относятся:
– сопоставление данных документов, отражающих операции с данными документов, которые явились основанием для этих операций;
– проверка записей в регистрах бухгалтерского учета;
– сканирование;
– встречная проверка;
– взаимная проверка;
– контрольное сличение;
– восстановление натурально-стоимостного учета и др.
Рассмотрим методы проверки реальности отраженных в документах обстоятельств.
Одним из методов, входящих в эту группу, является сопоставление данных документов, отражающих операции, с данными документов, которые явились основанием для этих операций. Например, можно выявить несоответствие суммы начисленной заработной платы сотруднику, указанной в расчетно-платежной ведомости, данным табеля выхода на работу. Для использования этого метода надо знать, в каких производных документах отражают данные, фиксируемые в первичных документах.
Проверка записей в регистрах бухгалтерского учета и в формах отчетности позволяет определить достоверность и точность отчетных данных — первостепенное требование к бухгалтерской отчетности. Система отчетных показателей должна соответствовать записям в бухгалтерские регистры, которые в свою очередь обосновываются документами. Проверка может вскрыть бездокументальные записи, т.е. записи без ссылки и приложения оправдательных документов, необоснованную запись в регистре. Иногда путем сопоставления данных в регистрах аналитического и синтетического учета к одному и тому же счету удается выявить несоответствие занесенных в них сумм, хотя и оформленных одним документом. Возможно сокрытие недостач увеличением количества и суммы расхода товаров и тары в регистрах бухгалтерского учета.
Внимательного рассмотрения с точки зрения документальной обоснованности требуют также дополнительные и сторнировочные проводки. Бухгалтерский баланс с прилагаемыми к нему формами отчетности проверяют путем взаимоконтролируемых показателей, содержащихся в них, затем с соответствующими данными регистров синтетического, аналитического учета, а затем первичных документов. При этом широко используется метод сканирования.
Сканирование — непрерывный просмотр операций для выявления нетипичных.
Встречная проверка особенно эффективна при изучении операций, связанных с получением товаров, денежных и других средств в одной организации и отпуском их другой. Этот метод состоит в сопоставлении различных экземпляров одного и того же документа. Экземпляры соответствующих документов могут находиться в бухгалтериях разных организаций.
Цель такого сопоставления – установить тождество всех экземпляров одного и того же документа. Например, известны случаи, когда подлинная накладная (или ее копия) заменялась подложной, причем по дате, номерам и даже итоговой сумме она не отличалась от подлинной. Это обстоятельство затрудняйте обнаружение злоупотребления при сверке расчетов. Однако два экземпляра одной накладной содержали расхождения в наименованиях ценностей, их количестве и ценах, хотя другие реквизиты совпадали.
Взаимная проверка является разновидностью встречной. Она проводится по взаимосвязанным операциям в одной организации.
Пользуясь контрольным сличением, можно выяснить, не было ли приписок в инвентаризационных ведомостях, не было ли завоза товаров и других ценностей без документов. Часто этот метод применяют при проверке складских товарных операций.
Для этого сопоставляют данные последней инвентаризации с предыдущей у одного и того же лица на определенную дату в течение межинвентаризационного периода. Дополнение обобщенных результатов контрольного сличения подобным изучением ежедневного движения ценностей с подсчетом их остатков на конец каждого дня позволит выявить расход этих ценностей за отдельные дни, превышающий сумму первоначального остатка и прихода. Такое положение может быть результатом различных причин. Например, необоснованного уменьшения остатков ценностей на начало проверяемого периода, реализации неоприходованных ценностей, наличия бестоварных расходных документов.