Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкивается ООО «Рос-Таргет» состоят в следующем:
- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.
Для контроля дебиторской задолженностью нужна следующая информация:
- данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
- время просрочки платежа по каждому из счетов;
- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Можно порекомендовать в качестве контроля за дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. Обычно такими взаимозачетами погашается порядка 5—6% текущей дебиторской задолженности. В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами. В Таблице 19 определяется критический срок оплаты по выставленным счетам в ООО «Рос-Таргет».
Таблица 19 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Рос-Таргет»
| № счета-фактуры | Дата | Сумма, тыс. руб. | Дата отгрузки | Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб. | Условия оплаты | Время в пути, дни | Отсрочка по договору, дни | Критический срок оплаты |
| 103 | 25.12.06 | 100 | 27.12.06 | 100 | От даты получения | 12 | 5 | 13.01.07 |
| 109 | 27.12.06 | 600 | 29.12.06 | 200 | От даты отгрузки | - | 10 | 08.01.07 |
| 29.12.06 | 200 | - | 15 | 13.01.07 | ||||
| 29.12.06 | 150 | - | 20 | 18.01.07 | ||||
| 29.12.06 | 50 | - | 25 | 23.01.07 | ||||
| 141 | 03.01.07 | 650 | 08.01.07 | 650 | От даты получения | 2 | 10 | 20.01.07 |
| 09.01.07 | 150 | 12 | 10 | 31.01.07 |
Для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору формируется отчет о списании дебиторской задолженности (Таблица 20).
Таблица 20 Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «Рос-Таргет»
| Счета-фактуры выставленные | Платежные поручения полученные | Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб. | Период просрочки, дни | ||
| № | Критический срок оплаты по выставленному счету | Дата | Сумма, тыс. руб. | ||
| 103 | 13.01.07 | 18.01.07 | 16 | 100 | 5 |
| 20.01.07 | 20 | 84 | 7 | ||
| 22.01.07 | 50 | 64 | 9 | ||
| 23.01.07 | 14 | 14 | 10 | ||
| 109 | 08.01.07 | 06.01.07 | 200 | 200 | 2-1 |
| 13.01.07 | 16.01.07 | 200 | 200 | 3 | |
| 18.01.07 | 22.01.07 | 100 | 150 | 4 | |
| 23.01.07 | 50 | 50 | 5 | ||
| 141 | 20.01.07 | 22.01.07 | 450 | 450 | 2 |
| 31.01.07 | 30.01.07 | 150 | 150 | -1 | |
| <1> Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты. | |||||
Из таблицы 20 видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.07, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня. При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой организация привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.
При определение критического срока оплаты можно руководствоваться следующими положениями.
Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.
В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.
При этом следует отметить, что могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.
Рассмотрим ситуацию: стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку в ООО «Рос-Таргет» - оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути. На основании этих данных менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.
Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.
Можно предложить на каждую отгрузку заключать дополнительное соглашение к договору поставки и требовать от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты.
Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.
Можно порекомендовать сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.