В кредитной политике организации и положении по оплате труда могут быть описаны ответственность менеджеров отдела сбыта и принципы премирования. Если выясняется, что платеж от покупателей не пришел по вине менеджера, компания может его оштрафовать или потребовать компенсировать часть убытков.
Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств.
Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени – декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.
Можно порекомендовать рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.
ООО «Рос-Таргет» реализует продукцию через дилерскую сеть, распределенную по Пензенской области. Одна из форм работы с дилерами – предоставление товарного кредита. Для каждого дилера установлены лимит дебиторской задолженности и сроки предоставления товарного кредита. Для планирования поступления денежных средств от компаний-дебиторов учитывается время погашения дебиторской задолженности, а также по каждому дебитору ведется статистика нарушения сроков, указанных в договоре. Как правило, просрочки платежа не превышают нескольких дней. Поэтому время поступления денежных средств от дебитора определяется как срок погашения задолженности по договору плюс среднее время просрочки. При годовом планировании поступления денежных средств от дебиторов расчет делается на основании норматива оборачиваемости дебиторской задолженности для каждого канала реализации продукции. При оперативном планировании (скользящее планирование на три месяца вперед) поступление денежных средств рассчитывается индивидуально по каждому крупному клиенту службой продаж, а финансовой службой только проверяются итоговые цифры на предмет их отклонения от норматива оборачиваемости (установленного при годовом планировании).
Рассмотрим процесс планирования на первое полугодие 2009 года, который начинается с расчетов коэффициентов инкассации.
Под инкассацией понимают процесс получения денежных средств за реализованную продукцию.
Коэффициенты инкассации выражают процент ожидаемых денежных поступлений от продаж в соответствующем интервале времени от момента реализации и позволяют определить, когда и в какой сумме ожидается поступление средств от продаж соответствующего периода (Таблица 15).
Наиболее важным документом для расчета коэффициентов инкассации является реестр старения дебиторской задолженности (Таблица 14).
Таблица 14 Реестр старения дебиторской задолженности
| Наименование статьи расчета | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | Ср. знач., % |
| Отгрузка текущего месяца, тыс. руб. | 6 739,0 | 9 212,0 | 7 880,0 | 7 769,0 | 9 223,0 | 9 857,0 | 8 446,7 |
| Остаток дебиторской задолженности на конец текущего месяца, тыс. руб. | 7890,0 | 9438,0 | 10833,0 | 10728,0 | 10911,0 | 11301,0 | 8868,5 |
| в т.ч. от 0 до 30 дней | 4 455,0 | 4 845,0 | 5 097,0 | 4 908,0 | 5 403,0 | 5 412,0 | 4 277,5 |
| от 30 до 60 дней | 921,0 | 1 182,0 | 1 851,0 | 1 713,0 | 1 467,0 | 1 929,0 | 1 357,0 |
| от 60 до 90 дней | 558,0 | 618,0 | 552,0 | 384,0 | 204,0 | 363,0 | 353,5 |
| свыше 90 дней | 1 956,0 | 2 793,0 | 3 333,0 | 3 723,0 | 3 837,0 | 3 597,0 | 2 880,5 |
Таблица 15 Расчет коэффициентов инкассации
| Наименование статьи расчета | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | Ср. знач., % |
| Оплачено от 0 до 30 дней, тыс. руб. | 2 284,0 | 4 367,0 | 2 783,0 | 2 861,0 | 3 820,0 | 4 445,0 | 3 426,7 |
| Коэфф. инкассации от 0 до 30 дней, % | 33,9 | 47,4 | 35,3 | 36,8 | 41,4 | 45,1 | 40,0 |
| Оплачено от 30 до 60 дней, тыс. руб. | 3 273,0 | 2 994,0 | 3 384,0 | 3 441,0 | 3 474,0 | 3 313,2 | |
| Коэфф. инкассации от 30 до 60 дней, % | 48,6 | 32,5 | 42,9 | 44,3 | 37,7 | 41,2 | |
| Оплачено от 60 до 90 дней, тыс. руб. | 630,0 | 1 467,0 | 1 509,0 | 1 104,0 | 1 177,5 | ||
| Коэфф. инкассации от 60 до 90 дней, % | 9,3 | 15,9 | 19,1 | 14,2 | 14,7 | ||
| Оплачено свыше 90 дней, тыс. руб. | 552,0 | 384,0 | 204,0 | 363,0 | 375,8 | ||
| Коэфф. инкассации свыше 90 дней, % | 8,2 | 4,2 | 2,6 | 4,7 | 4,2 |
Прогноз поступления денежных средств от продаж в планируемом периоде проводится на основании коэффициентов инкассации, рассчитанных ранее (Таблица 16).
Таблица 16 Прогноз поступления денежных средств
| Месяц | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | За 6 месяцев |
| Запланированные продажи, тыс. руб. | 5 100,0 | 4 671,0 | 6 336,0 | 8100,0 | 8832,0 | 9 024,0 | 42 063,0 |
| Поступления от продаж каждого месяца, тыс. руб. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | За 6 месяцев |
| 1 | 2 039,6 | 2 100,9 | 747,6 | 211,9 | 5 100,0 | ||
| 2 | 1 868,0 | 1 924,2 | 684,7 | 194,1 | 4 671,0 | ||
| 3 | 2 533,9 | 2 610,1 | 928,8 | 263,3 | 6 336,0 | ||
| 4 | 3 239,4 | 3 336,7 | 1 187,3 | 7 763,4 | |||
| 5 | 3 532,1 | 3 638,3 | 7 170,4 | ||||
| 6 | 3 608,9 | 3 608,9 | |||||
| Сумма задолженности прошлого года, тыс. руб. | 2 300,0 | 700,0 | 200,0 | ||||
| Всего поступлений, тыс. руб. | 4 339,6 | 4 669,0 | 5 405,7 | 6 746,0 | 7 991,7 | 8 697,8 | 37 849,8 |
Помимо прогнозирования поступлений денежных средств необходимо определять и величину ожидаемых выплат, т.е. погашения обязательств перед поставщиками по поставкам товаров, перед персоналом по заработной плате, перед бюджетом и внебюджетными фондами и др.
- Прогноз расходования денежных средств на закупку товаров
График выплат за товары определяется из условия: 50% приобретенных товаров оплачиваются в том же месяце, остальные 50% – в следующем (Таблица 17).
Таблица 17 Прогноз расходования денежных средств на закупку товаров
| Месяц | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | За 6 месяцев |
| Сумма затрат на закупку товаров, тыс.руб. | 3 780,0 | 3 912,0 | 4 350,0 | 4 842,0 | 5 118,0 | 5481,0 | 27 483,0 |
| Сумма задолженности прошлого года к погашению в текущем периоде, тыс. руб. | 700 | ||||||
| Выплаты по закупкам каждого месяца, тыс.руб. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | За 6 месяцев |
| 1 | 1 890,0 | 1 890,0 | 3 780,0 | ||||
| 2 | 1 956,0 | 1 956,0 | 3 912,0 | ||||
| 3 | 2 175,0 | 2 175,0 | 4 350,0 | ||||
| 4 | 2 421,0 | 2 421,0 | 4 842,0 | ||||
| 5 | 2 559,0 | 2 559,0 | 5 118,0 | ||||
| 6 | 2 740,5 | 2 740,5 | |||||
| Сумма задолженности прошлого года к погашению в текущем периоде, тыс.руб. | 200,0 | ||||||
| Итого выплаты за товары, тыс.руб. | 2 090,0 | 3 846,0 | 4 131,0 | 4 596,0 | 4 980,0 | 5 299,5 | 24 942,5 |
- Прогноз расходования денежных средств на оплату труда
График расходов на оплату труда определяется из условия: 50% заработной платы выплачивается авансом в том же месяце, остальные 50% – под расчет в следующем месяце (Таблица 18).
Таблица 18 Прогноз расходования денежных средств на оплату труда
| Месяц | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | За 6 месяцев |
| Сумма затрат на оплату труда, тыс. руб. | 696,0 | 750,0 | 888,0 | 1 110,0 | 1 194,0 | 1 239,0 | 5 877,0 |
| Сумма задолженности прошлого года к погашению в текущем периоде, тыс. руб. | 200 | ||||||
| Затраты по оплате труда каждого месяца, тыс.руб. | |||||||
| 1 | 348,0 | 348,0 | 696,0 | ||||
| 2 | 375,0 | 375,0 | 750,0 | ||||
| 3 | 444,0 | 444,0 | 888,0 | ||||
| 4 | 555,0 | 555,0 | 1 110,0 | ||||
| 5 | 597,0 | 597,0 | 1 194,0 | ||||
| 6 | 619,5 | 619,5 | |||||
| Сумма задолженности прошлого года к погашению в текущем периоде, тыс. руб. | 200,0 | ||||||
| Итого сумма затрат на оплату труда, тыс. руб. | 548,0 | 723,0 | 819,0 | 999,0 | 1 152,0 | 1 216,5 | 5 457,5 |
Из таблицы 18 видно, что сумма затрат на оплату труда ежемесячно равномерно увеличивается, составляя в первый месяц 548 тыс. руб., а концу полугодия 1216,5 тыс. руб., что непосредственно связано с активизацией деятельности организации.
3.2 Осуществление контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью в организации
Для управления дебиторской задолженностью нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.