Яковлев А.Б. считает, что если на предприятии есть годовой бюджет, то его необходимо конкретизировать по месяцам, т.е. составить более подробные оперативные планы, обеспечивающие выполнение долгосрочных планов. Если планов нет, то под воздействием текущих проблем руководители будут уделять мало времени планированию будущих операций. В то время, как наличие бюджета гарантирует, что руководители будут планировать, принимая во внимание возможные внешние и внутренние изменения (- изменение ситуации на рынке, рост себестоимости и проч.). Бюджетирование заставляет руководителей предвидеть проблемы до того, как они возникнут. За счет этого, должны быть сведены к минимуму неподготовленные, финансово необоснованные решения.[13]
Понкрашева А.А. говорит о том, что система бюджетов позволяет получать полную информацию о необходимых финансовых и материальных ресурсах, позволяет заранее предсказать периоды с их дефицитом и принять соответствующие меры (сдвиг платежей во времени на более поздние сроки, взятие кредитов, увеличение объема продаж и т.д.). Планирование необходимо, чтобы избежать банкротства. [9]
2. Основы планирования и его значение
бюджетирование планирование управление
Всем известно, что влиять на ход событий мы можем только в настоящем. К сожалению, любимым занятием многих отечественных управленцев является ретроанализ, что довольно удобно для контроля исполнения сметы, но предприятием сложно руководить только на базе учета прошлого. Благодаря такому инструменту, как планирование, можно управлять и будущим.
Планирование - это перечень мероприятий для достижения цели с учетом факторов и вероятностного состояния, построенного в определенной последовательности; это средство, позволяющее из начального состояния перейти в желаемое.
Планирование является средством достижения целей. В современных условиях планирование становится центральным звеном управления. Рынок не отвергает планирование. Наоборот, в конкурентной борьбе выходить на рынок со своей продукцией без заранее продуманного плана невозможно.
Отправной точкой планирования деятельности предприятия (начальное состояние) должен быть план той сферы ее деятельности, которая ограничивает масштабы развития бизнеса.
Конечное, или желаемое, состояние соответствует долгосрочным стратегическим целям, которые отражают некий качественный образ предприятия: место на рынке, величину рентабельности и т.д. Средством, позволяющим из начального состояния перейти в конечное (желаемое), является планирование. Объединяют в одном документе затраты на обеспечение деятельности согласно плану, общие затраты на поддержание функционирования предприятия, доходы как источники финансирования всех затрат, ресурсы предприятия, допущения, и в количественном (стоимостном) выражении получают бюджет.[6]
План - это результат планирования как процедуры отбора долго- и краткосрочных целевых ориентиров, а также формулирования тактических и стратегических планов по достижению этих ориентиров.
Бюджет - финансовый документ, отражающий серию спланированных событий, которые свершатся в будущем, т.е. прогноз будущих финансовых операций.
Понятия бюджет и план, пожалуй, никогда не были синонимами. В бюджете все тонкости и мельчайшие детали планирования не нужны. Однако планирование и бюджетирование очень сильно взаимосвязаны: планы детализируют бюджет. Заявив в бюджете, что предприятие может рассчитывать на выручку в определенной сумме, и не предусмотрев конкретных шагов в плане продаж или сбыта для достижения такой цели, получим "мертвый" бюджет. И наоборот, нельзя опираться только на планы, обязательно нужно учитывать все факторы, заложенные в бюджет. Бюджет – это тот документ, в котором собираются как плановые, так и фактические данные, в плане же - только прогнозы.[2]
Таким образом, бюджетное планирование – это непрерывный циклический процесс формирования бюджетов, направленный на приведение в соответствие возможностей организации условиям рынка и контроля за их выполнением.
Целями бюджетного планирования являются:
1. Планирование и контроль. Бюджет является воплощением долгосрочного плана в текущем периоде. Контроль за результатами финансово-хозяйственной деятельности предприятия осуществляется путем сопоставления плановых и фактических результатов деятельности и последующим их детальным анализом причин отклонений.
2. Распределение ответственности – делегирование ответственности за понесенные издержки, полученные доходы и прибыль.
3. Оптимизация. Бюджет обеспечивает наилучшее использование ограниченных ресурсов.
4. Мотивация персонала. Бюджет предоставляет сотрудникам информацию о намеченных целях в количественном выражении и обеспечивает возможность оценить эффективность их работы.[13]
Частными целями бюджетного планирования можно считать:
- максимизация выручки (дохода);
- минимизация затрат;
- удержание и расширение рынка сбыта;
- достижение и поддержание определённых темпов роста экономических показателей организации;
- технологическое лидерство в отрасли;
- создание определённого имиджа организации и др.
Бюджетирование выполняет следующие основные функции:
1. Функция планирования. Исходя из стратегических целей предприятия, система бюджетирования решает задачи распределения финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении предприятия. Формируется количественная определенность выбранным перспективам развития предприятия, все затраты и результаты приобретают денежное выражение.
2. Функция информирования. Формирует основу управленческого учёта. Позволяет получать точную информацию: по подразделениям, видам продукции и т.п. Также позволяет сравнивать намеченные цели с действительными результатами работы предприятия.
3. Функция контроля. Бюджет представляет собой набор показателей (критериев) которые должны использоваться при контроле деятельности предприятия. Также, бюджетное планирование позволяет выявить отклонения от плановых показателей и скорректировать действия.
4. Просчет различных вариантов бюджета. Тесно связан с принятием управленческих решений и выбором лучшей производственной программы деятельности предприятия. Она позволяет ясно представить взаимосвязь принимаемых решений и целевых показателей, оценить их совокупное влияние и вклад каждого решения в конечный результат, выявить решения нарушающие гармонию производственно-хозяйственной деятельности.
5. Анализ исполнения бюджета. Выявленные отклонения важно изучить и соотнести с центрами финансовой ответственности. Анализ исполнения бюджетов может осуществляться на разных уровнях, в зависимости от сроков и решаемых на каждом уровне разных задач, что определяет степень сложности реализации методов анализа. Анализ исполнения бюджетов способствует принятию обоснованных корректирующих решений. [9]
Бюджеты должны постоянно пересматриваться и корректироваться по мере необходимости для установления объективности затрат по достижению поставленных целей.
Важнейшей предпосылкой эффективности функционирование какого-либо экономического инструмента, в том числе и бюджетного планирования, есть разработка научно обоснованных принципов, их внедрение и использование в практической деятельности. Важнейшими среди таких принципов есть:
- принцип полноты - состоит в том, что разработка плана бюджета должнаохватывать все стороны деятельности и все подразделения предприятия. На предприятии могут разрабатываться разные виды бюджетов. В зависимости от объекта охвата это могут быть общий (сводный) бюджет предприятия и функциональные бюджеты отдельных его подразделений. Кроме того, в зависимости от периода бюджетирования выделяют стратегические (несколько лет), тактические (квартал - год) и оперативные (до 1 месяца) бюджеты.
- принцип реальности, который выходит из необходимости приоритетареализации продукции над ее производством и учета ограниченностиресурсов, которые есть в распоряжении предприятия;
- принцип интегрированности, который предопределяется потребностямитесной взаимосвязи (как горизонтально, так и вертикально) между разными видами и уровнями бюджетов. Выполнение этого принципа означает: при разработке плана бюджетов низшего уровня (например, бюджеты отдельных подразделенийпредприятия) обязательноучитываются задачи, предусмотренные бюджетом высшего уровня (бюджет предприятия). Аналогично и во временном плане разработка краткосрочных (текущих) бюджетов осуществляется, базируясь на задачах, предусмотренных более долгосрочными (стратегическими) бюджетами;
- принцип гибкости, который допускает при разработке и выполнениибюджетов возможность их корректирования при изменении внутренних или внешних условий деятельности предприятия - важным для процесса бюджетного планирования есть принцип экономичности, поскольку между результатами самого планирования и затратами денег и времени на его осуществление должно быть рациональное соотношение.[3]
Можно рассмотреть примерную систему бюджетного планирования на одном из предприятий: предприятие разрабатывает план на прогнозируемый период под свои цели. Этот план охватывает все хозяйственные операции: комплекс маркетинговых мероприятий, ремонт производственных линий, продажу продукции, выплату заработанной платы и т. д. Через финансовую структуру эти планы трансформируются в статьи, которые консолидируются, и в итоге получаются три консолидированных бюджета: движения денежных средств (БДДС), доходов и расходов (БДР), баланса.