Однако внедрение компьютерной программы — отнюдь не достаточное условие функционирования системы бюджетирования на предприятии. Автоматизация бесполезна, если не существует его методологической концепции и не сформирована информационная платформа. Не следует забывать, что бюджетирование является составной частью процесса управления предприятием, который опирается на управленческий учет. И если на предприятии не существует управленческого учета, отделенного от бухгалтерского, то вряд ли можно говорить об эффективной системе управления и полноценности ее составляющих.
Однако, если на предприятии имеются все эти требования, то автоматизация поможет только улучшить процесс бюджетирования засчет своей функциональной составляющей. Рассмотрим ее далее.
Для начала рассмотрим общие цели и функции, которые выполняют автоматизированные системы бюджетирования для того, чтобы в дальнейшем перейти к конкретным примерам. Прежде всего, это полный цикл управления, включающий в себя процессы планирования, оперативного контроля, учёта в формате бюджетов и анализ бюджетных отклонений.
Под функцией планирования в бюджетировании понимается процесс получения бюджетной информации на будущие периоды, представленной с определённой степенью вероятности.
Функция контроля необходима для отслеживания исполнения утверждённых планов и предупреждения нарушений бюджетной дисциплины на основе данных о предполагаемых хозяйственных операциях непосредственно перед их совершением. Учёт традиционно заключается в отслеживании исполнения утверждённых планов на основе данных о совершённых хозяйственных операциях. На стадии анализа осуществляется сравнение бюджетной информации и интерпретация полученных отклонений (в том числе анализ план/план, план/контроль, план/факт).
Выполнять данные функции могут как отдельные модули бюджетирования в рамках интегрированной КИС, так и специализированные программные продукты, разработанные специально для бюджетирования. Однако на практике АСБ либо ограниченно поддерживает основные этапы, полностью реализуя поддержку одного из них, либо какие-то из этапов бюджетного цикла не поддерживаются вообще. С точки зрения функциональной ориентации АСБ можно выделить системы следующих типов:
· АСБ, ориентированные на управленческий учёт (в основном это те бюджетные системы, которые выросли из российских систем бухгалтерского учёта) (“У”);
· план-ориентированные АСБ, т. е. системы, предназначенные для разработки планов и анализа выполнения планов (“П”);
· АСБ, ориентированные на контроль исполнения бюджетов, где задачи бюджетирования тесно связаны с функциями документооборота, контролем исполнения лимитов и ограничений на использование бюджетных средств (“К”);
· АСБ, ориентированные на проведение многомерного OLAP-анализа бюджетных данных (“А”).
Сведения о функциональной специализации для выбранных систем даны в табл. 1.
Таблица 1. Функциональная специализация систем бюджетирования
| №п/п | Программный продукт | Функциональная специализация | |
| 1 | Инталев: Корпоративные финансы 2004 | У | |
| 2 | Инталев 2005 v. 8.0 | К, У | |
| 3 | BusinessBuilder PlanDesigner | П,А | |
| 4 | ERA:Budgeting (Active Planner) | П | |
| 5 | Oracle Financial Analyzer | П,А | |
| 6 | Hyperion Pillar | А | |
| 7 | Adaytum e.Planning | П | |
| 8 | Comshare MPC | П,А | |
| 9 | КИС: Бюджетирование. NET | П | |
| 10 | Финансовый органайзер Красный Директор | П | |
Реализация перечисленных функции автоматизированными системами бюджетирования происходит в разрезах:
- бюджета продаж
- оперативных бюджетов
- прогнозе исполнения бюджета
- контроля и анализа исполнения бюджета.
1.Бюджет продаж
Прогнозирование в процессе бюджетирования является лишь одной из составляющих, но его значение нельзя недооценивать. Только качественный прогноз позволяет построить адекватные бюджеты. Но к сожалению, большинство рассмотренных программ не обеспечивают возможности прогнозирования на основе статистических данных. Исключение составляют Comshare MPC с выделенным модулем прогнозирования, содержащим десять различных методов анализа временных рядов и правилом выбора оптимального результата; «Контур Корпорация. Бюджет Холдинга» с возможностью «экстраполяции фактических данных предыдущих периодов с учетом весовых коэффициентов, моделирующих влияние внешних и внутренних факторов, для расчета прогнозируемых величин прибыли»; «Галактика» с механизмом прогнозирования величин некоторых видов затрат. Система Hyperion Planninig естественным образом интегрируется с системой бизнес-моделирования Business Modelling того же поставщика, реализующей различные методы прогнозирования и, в частности, построение многофакторных моделей.
Следующим шагом к составлению бюджета продаж, отправной точки составления всех прочих бюджетов, является анализ производственных мощностей. Согласование полученного прогноза продаж с детальным анализом мощностей позволяет сформировать адекватный бюджет продаж, а учет относительной прибыльности продукции — оптимальный бюджет. В реализации этого шага наблюдается существенное различие между рассмотренными продуктами: ряд программ этого вообще не делает, поскольку в некоторых зафиксированы элементарные ограничения, но есть программы, в которых производится детальный анализ, к примеру «Галактика» и «КИС:Бюджетирование». Компания «Инталев» совместно с ИТРП выпускает продукт «ИТРП+Инталев: Производство и финансы», позволяющий решать указанные задачи.
Оптимизацию бюджета продаж с учетом относительной прибыльности продукции не реализует ни одна программа, что является их недоработкой, поскольку показатели рентабельности выпускаемой продукции на этапе контроля выполнения бюджета рассчитывает большинство программ.
2. Оперативные бюджеты
Следующий этап процесса бюджетирования — составление прочих оперативных бюджетов: производственного, закупки/использования материалов, прямых трудовых затрат, общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходов.
Первые проблемы встречаются при реализации процесса составления производственного бюджета. Причем они носят принципиальный методологический характер, разделяющий множество программ бюджетирования на две категории. В одну попадают системы, в которых отсутствует процедура оперативного производственного планирования, ее яркими представителями являются Hyperion Planning и «Инталев: Бюджетное управление». Другие системы имеют в своем составе мощный модуль оперативного планирования производства.
Очевидно, что для производственных предприятий с обширным ассортиментом выпускаемой продукции и с необходимостью оперативного согласования производственных запасов с графиком производства, с ограниченными складскими ресурсами представляется весьма полезным детальное планирование производства. Особый случай — производство с динамическим бюджетом продаж, однозначно требующее детального производственного бюджета.
Бюджеты общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходов формируются всеми рассмотренными программами с большей или меньшей степенью автоматизации этого процесса: статистическим прогнозированием величины общехозяйственных расходов, учетом функциональной связи объемов продаж и величины коммерческих расходов.
Полная функциональность программ наблюдается в части составления денежного бюджета, формирующегося на основе бюджета продаж и оперативных бюджетов. Возможен учет практически всех факторов, влияющих на него: планируемые суммы дебиторской и кредиторской задолженности, отсрочки платежей, налоговые выплаты, внеоперационные доходы и расходы.
3. Прогноз исполнения бюджета
Процесс планирования завершается формированием прогнозных финансовых документов. Эти возможности реализованы во всех рассмотренных программных продуктах.
Обязательными элементами составления прогнозной отчетности являются расчет прогнозных значений финансовых показателей, определение величины маржинальной прибыли и расчет плановой себестоимости. Однако утверждать, что получаемая таким образом совокупность бюджетов является единственно верным ориентиром для руководства предприятия, не стоит. Причина тому — стохастическая природа ряда факторов, формирующих прибыль предприятия, и в первую очередь объемов продаж. Именно поэтому невозможно однозначно определить, какие значения примут те или иные факторы. В связи с этим возникает необходимость формирования нескольких вариантов бюджетов, соответствующих различным сценариям развития ситуации, то есть осуществление гибкого бюджета.
Большинство рассмотренных программ реализуют этот подход. Они допускают по крайней мере три наиболее важных варианта — оптимистичный, пессимистичный и наиболее ожидаемый. Некоторые продукты имеют в своем арсенале функционал, позволяющий создавать непрерывную модель функционирования предприятия, то есть допускают ведение непрерывного бюджета.
4. Контроль и анализ исполнения бюджета
Все рассмотренные программы реализуют прежде всего процесс отслеживания исполнения бюджетов. Предусмотрены различные режимы контроля, в частности мягкий и жесткий. Анализ исполнения бюджетов может проводиться в различных разрезах, например, бюджета движения денежных средств — по статьям, а бюджета продаж — по товарам. При этом многими разработчиками хорошо продумано визуальное представление получаемой информации.