Видача грошей із каси, не засвідчена підписом одержувача у видатковому касовому ордері, вважається недостачею і стягується з касира, а готівка, не підтверджена прибутковим касовим ордером, вважається надлишкам і зараховується до прибутку підприємства.
У разі виплати грошей за платіжними відомостями робиться дозвільний напис про виплату грошей за підписом керівника і головного бухгалтера або уповноважених ними осіб із зазначенням термінів видачі грошей і суми прописом. Навпроти прізвища осіб, яким не зроблено виплати за платіжною відомістю, касир ставить штамп або робить позначку від руки: "Депоновано". В кінці відомості робиться запис про фактично виплачену суму і про суму, що підлягає депонуванню. Загальний підсумок цих двох сум повинен відповідати загальному підсумку за платіжною відомістю.
Прибутковий касовий ордер і квитанція до нього, а також видатковий касовий ордер бухгалтер заповнює чітко, без виправлень. Видача касових ордерів на руки особам, які вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання та видача грошей за касовими ордерами проводиться лише у день їх складання. Після закінчення операцій касир підписує прибуткові і видаткові касові ордери, а документи, що додаються до них, погашає штампом „Оплачено" із зазначенням дати.
Прибуткові та видаткові касові ордери до передачі їх в касу реєструються бухгалтерією в Журналах реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Видаткові касові ордери, що оформлені на основі платіжних відомостей, реєструються після видачі грошей.
Готівковий виторг від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), підприємства і фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати для забезпечення своєї статутної та господарської діяльності. При цьому вони повинні забезпечувати систематичну і повну сплату податків в бюджет і внесків обов'язкових платежів до державних цільових фондів в порядку і в строки, визначені чинним законодавством. У випадку наявності податкової заборгованості використання виручки на видачу заробітної плати та різних видів матеріального стимулювання забороняється.
Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства реєструють відразу у касовій книзі. Вона повинна бути пронумерована, прошита і опечатана сургучем або мастиковою печаткою. Кількість сторінок у касовій книзі засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Підставою для записів в касову книгу є тільки належно оформлені прибуткові і видаткові касові ордери. Записи в касовій книзі робляться в двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою. Другі примірники сторінок (відривні) є звітом касира. Обидва примірники мають однакові номери. Щоденно наприкінці робочого дня касир підводить підсумки за день, виводить залишок грошей в касі та передає в бухгалтерію звіт разом з прибутковими і видатковими ордерами під розписку в касовій книзі. Підчистки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення засвідчуються підписом касира і головного бухгалтера.
Видача грошей з банку на виплату заробітної плати (оплати праці), а також: на господарські потреби здійснюється на основі чеків. Готівка може бути одержана з власних рахунків у межах наявних в них коштів на цілі, зазначені в чеку, без подання документів і розрахунків про її обґрунтування.
Чеки, що видаються власнику рахунка, можуть бути іменними і на пред'явника. За іменним чеком гроші виплачуються тій особі, яка вказана в чеку. Передоручення права на одержання грошей за іменним чеком не допускається, за винятком випадків, коли вказана в чеку сума належить тій особі, на ім'я якої виписаний чек.
Не допускається видача грошей за іменним чеком головному (старшому) бухгалтеру, а також іншому працівнику, що підписав чек іншим підписом.
Встановлено відповідний порядок заповнення та користування грошовими чеками. Ім'я власника рахунка, номер рахунка та найменування установи банку заповнюються від руки чорнилом або кульковою ручкою, а також можуть позначатися штампами. У реквізиті "Сума цифрами" вільні місця перед сумою та після неї повинні обов'язково бути перекреслені двома лініями. Після слова "Сплатити" вписується прізвище, ім'я та по-батькові особи, на ім'я якої видається чек. Сума прописом повинна починатися біля самого початку рядка. Слово "гривень" повинно вказуватися відразу за сумою прописом. Вільне між ними місце не допускається.
Чек підписується посадовими особами, які мають право першого і другого підпису, та особою, що подає чек. Забороняється підписувати чек до заповнення усіх його реквізитів. Ніякі виправлення у тексті чека недопустимі; тому що вони роблять чек недійсним. Інформація про призначення виплати на звороті грошових чеків завіряється підписом особи, що виписує чек. Одночасно із заповненням чека, повинні бути заповнені усі його реквізити. Розписка в отриманні чека відображається власником рахунка на корінці чека. Корінці сплачених та зіпсованих чеків, а також самі чеки повинні зберігатися не менше трьох років.
Власник рахунка повинен повернути до банківської установи чекові книжки з невикористаними чеками та корінцями у випадку ліквідації рахунка.
Передоручати право на отримання грошей за чеком не можна.
Усі підприємства, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті, можуть тримати в своїй касі на кінець дня готівку в межах встановлених лімітів.
З цією метою суб'єктом господарювання подається в банк „Заявка – розрахунок для встановлення ліміту залишку готівки в касі, порядку і строків здавання готівкової виручки". У разі її неподання банк самостійно встановлює ліміт залишку готівки у мінімальній сумі. Відповідальність за достовірність даних у заявці-розрахунку даним касової книги та бухгалтерського обліку несе підприємство. Установа банку, що затверджує ліміт каси, при виникненні сумнівів щодо розміру касових оборотів може вимагати від підприємства необхідні обґрунтовуючі документи. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 ,Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Правління НБУ від 19. 02. 2001 р. № 69.
Постановою Правління Національного банку України від 01.08.2001р. №312 "Про затвердження Змін до Інструкції про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України" внесено принципові зміни до порядку встановлення та перегляду підприємствам-клієнтам банків ліміту залишку готівки в касі. Скасовано щорічне подання до 1 березня заявки-розрахунку на встановлення ліміту каси. Така заявка подається при укладанні угод на розрахунково-касове обслуговування і є його невід'ємним додатком. Термін її дії встановлюється на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування. В разі потреби ліміт може переглядатися. Відповідні роз'яснення з цього питання даються в листі НБУ від 04.10.2001р. №11-111/1572-5984 "Про зміни в порядку встановлення лімітів каси".
При встановленні (перегляді) ліміту каси дані про касові обороти підприємством подаються за будь-які три місяці з останніх дванадцяти, що передують установленню (перегляду) ліміту, у яких був найбільший обсяг касових операцій, а для новоствореного підприємства - виходячи із прогнозних розрахунків касових операцій на перші три місяці роботи. При розрахунку ліміту приймаються до уваги тільки ті грошові кошти, які пройшли через касу, минаючи банк.
Колективні сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки самостійно визначають обсяг готівки, що може постійно зберігатися в їхніх касах. Про це вони зобов'язані»повідомляти установи банків, які їх обслуговують. Готівку понад встановлені розміри вони також зобов'язані здавати в банки.
Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється для селянських (фермерських) господарств, що займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, і для фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності.
Усю готівку понад встановлений ліміт залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати в порядку і в терміни, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У випадку, коли ліміт залишку готівки в касі взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана в банк (незалежно від причин відсутності ліміту каси). При цьому враховується, що підприємства і організації мають право зберігати протягом 3 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку, понад встановлений ліміт в касах готівку, що одержана в банку для виплати заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій, пенсій, стипендій, дивідендів, сум на відрядження. Сільськогосподарські формування мають право зберігати готівку в касі понад ліміт протягом 5 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.
Так, наприклад, ліміт залишку готівки в касі становить 500 грн., фактичний залишок каси на кінець 20 січня склав 540 грн., 21-22 січня руху готівки в касі не було, а 23 січня за прибутковим касовим ордером було прийнято ще 25 грн., 24 січня - 10 грн. 25 січня готівкові кошти в сумі 75 грн. були здані в банк. В результаті перевищення ліміту каси 20, 21, 22 січня становило по 40 грн., 23 січня - 65 грн., 24 січня - 75 грн.
Штрафні санкції у цьому випадку будуть визначені таким чином: /(40грн. х 3 дні) + (65 грн. х 1день) + (75 грн. х 1день)/ х 2= 520 грн.
Кошти на виплати, пов'язані з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу), матеріального заохочення, допомог всіх видів, компенсацій при наявності податкової заборгованості, всі підприємства, незалежно від форм власності, в т. ч. колективні сільськогосподарські підприємства та селянські (фермерські) господарства, а також індивідуальні підприємці, мають одержувати виключно з кас банків. У разі витрачання підприємством, що має податкову заборгованість, готівки з виручки для проведення цих витрат, витрачені кошти розрахунково включаються у фактичні залишки готівки в касі того дня, коли було здійснено такі витрати, з наступним порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.