Закінчивши роботу, касир закриває операційний день обмінного пункту і формує звіт через відповідний пункт меню. До розділу звітів входять реєстр проданої валюти, реєстр купленої валюти, реєстр обміну валюти, реєстр необмінних операцій (авансування, інкасації, підкріплення та передавання валюти), звіт касира, курс купівлі/продажу валюти. Уся звітна інформація записується в архів, звіт касира роздруковується і передається до банку.
Ввід, оплату, пошук і коригування валютних документів виконують засобами ОДБ. Вводить валютні документи відповідальний виконавець із пункту меню «Підсистема «Валюта» («Ввід валютних документів»). Відповідна програма забезпечує виконання таких процедур: ввід і вхідний контроль валютних документів, установлення початкового статусу документа, запис документа в БД, друкування реєстру валютних документів.
Процедура «Оплата» валютних документів здійснюється технологом системи. Перед оплатою документа технолог може продивитись його реквізити та додаткову службову інформацію. В результаті виконання процедури «Оплати» змінюються залишки на валютних рахунках в масиві «Сальдо». При оплаті виконується проведення як в іноземній, так і в національній валюті.
Пошук і коригування електронних валютних документів здійснює відповідальний виконавець чи технолог системи. Якщо документ коригується до виконання з ним процедури «Оплата», то таке коригування полягає лише в зміні реквізитів документа, а коли змінюється зміст документа, з яким уже виконано процедуру «Оплата», то постає потреба змінити залишки на рахунках, скоригувавши основний оперативний масив за валютою та масив «Сальдо».
Котирування залишків на валютних рахунках виконується в разі зміни облікового курсу НБУ. Тоді переоцінюється лише гривневий еквівалент іноземної валюти, а сума на валютних рахунках лишається незмінною. Алгоритм розрахунку сум у національній валюті під час котирування грунтується на зіставленні суми, обчисленої за поточним курсом валюти, з фактичним залишком у національній валюті на даному рахунку. Бухгалтерське проведення складається на різницю цих сум. До алгоритму включено також процедури округлення сум. У процесі виконання котирування формуються записи за рахунками прибутків або збитків, на які заносяться фінансові результати. Результати обробки даних не лише записуються у файли, а й формуються у відомості котирування.
Нагромадження даних, формування вихідних (звітних) форм є найважливішим етапом технологій автоматизованого обліку й регулювання валютних операцій.
Нагромадження даних про валютні операції здійснюється протягом дня у БД обмінних пунктів, у файлах оперативної інформації, що формуються пакетом програм ОДБ у філіях чи головних банках. На підставі цих даних можна отримати відповіді на запити, а також аналітичні таблиці про поточний стан обігу валютних коштів, залишки коштів на валютних рахунках клієнтів та інші зведення. Наприкінці робочого дня, коли закрито пакет «Операційний день банку», оперативна інформація надходить до архівної БД і формуються бухгалтерські та статистичні зведення й звіти. Ці документи охоплюють інформацію за день або за деякий інший календарний період. Вони поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні вихідні документи формуються на моніторах АРМ фахівців та керівників і при потребі роздруковуються. До таких документів належать зведення про купівлю/продаж валюти, інформація про рух і залишки коштів на валютних рахунках, реєстр ордерів валютного відділу, відомості про валютні ресурси тощо. Ці документи використовуються для аналізу валютних операцій і прийняття управлінських рішень.
Зовнішні вихідні документи передають клієнтам НБУ, податковій інспекції та іншим державним структурам. Вони спочатку видаються на монітор фахівців для аналізу, а далі надсилаються до відповідних структур у вигляді виписок з валютних рахунків для клієнтів, звітних файлів для НБУ чи звітних паперових документів для податкової адміністрації.
Виписки з валютних особових рахунків клієнтів формують щодня у двох примірниках, один з яких передається клієнтові, а другий залишається в банку як архівний документ. Кожна виписка включає такі реквізити: назва банку; дата і час формування звіту; номер особового рахунку; назва організації (власника коштів); назва і код валюти; курс цієї валюти; вхідний залишок; обороти й сальдо на рахунку в іноземній і національній валюті; проведені документи (вид операції); МФО кореспондента; особовий рахунок кореспондента; номер документа; сума за документом в іноземній і національній валюті.
Виписка за валютними особовими рахунками формується в кількох режимах. Так, у режимі «Виконавець» формуються виписки для кожного виконавця за закріпленими за ним рахунками. У режимі «Клієнт» видаються виписки за всіма чи зазначеними клієнтами. У режимі «Банк-Клієнт» формуються виписки, які надсилаються клієнтам по каналах зв’язку. Виписки можуть формуватися за попередній операційний день, на зазначену дату чи будь-який період.
Особливу групу вихідних документів становлять пробний баланс, баланс, оборотно-сальдова відомість у валюті, консолідований баланс. Баланс формується за поточний день за вказаним кодом валюти чи за всіма валютами. Усі суми у звіті наводяться в національній та іноземній валютах. Протягом дня (під кінець) формується пробний баланс для попереднього аналізу. Остаточний варіант балансу складається після закриття операційного дня. Усі пакети ОДБ, що використовуються у банках, дають змогу складати баланс за поточний день, баланс на задану дату, баланс за вказаний період.
Зауважимо, що комп’ютерні системи дозволяють формувати на монітор сальдовий і оборотно-сальдовий баланс, який на практиці часто називають оборотно-сальдовою відомістю.
Заключною процедурою процесу обробки даних засобами пакета ОБД є складання консолідованого балансу. Спочатку складається пробний консолідований баланс для оперативного аналізу інформації, а після закриття операційного дня видається остаточна форма консолідованого балансу. Баланс формується за всіма валютними рахунками так, що суми перераховуються в одну валюту, код якої необхідно вказати у вхідних параметрах режиму.
Для обліку валютних операцій і формування відповідних вихідних документів використовуються АРМ:
операціоніста валютного відділу — ведуться валютні рахунки клієнтів, рахунки підзвітних осіб (касирів пунктів обміну валюти), проводяться експортно-імпортні операції, контролюється розподільний рахунок і т.ін.;
технолога валютного відділу — виконуються операції зі встановлення курсів валют, переоцінювання валют, передачі на оплату всіх введених бухгалтерських документів, проведення змін залишків на рахунках та операції із закриття ОДБ;
операціоніста ОДБ — функції, аналогічні тим, які виконує операціоніст валютного відділу (їм підпорядковані спільні рахунки, що їх вони безпосередньо контролюють).
формування звітності і друкування вихідних форм — складається баланс, оборотно-сальдова відомість, меморіальні ордери за особовими рахунками клієнтів. За допомогою пакета «АРМ статистична звітність» формуються звітні файли, а саме: 01 — дані про залишки на рахунках (щоденний); 39 — дані про курс та обсяги операцій з іноземною валютою (щоденний); 40 — дані про рух коштів на кореспондентських рахунках іноземних банків в Україні (щоденний) та інші звітні файли.
Сформовані звітні файли — щоденні і ті, що характеризують валютні операції за місяць, квартал і рік, — передаються засобами електронної пошти до Регіонального управління НБУ, а після узагальнення — до валютного управління центрального апарату НБУ, де за їх даними аналізуються та регулюються валютні операції.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Єрьоміна Н.В. Банківські інформаційні системи. – КНЕУ , 2000
2. Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах. – К: КНЕУ, 1999
3. Чайковський Я.І. Платіжні системи: Навч. посібн. – Тернопіль: Карт-бланш, 2006
4. Усоскин В.М. Банковские пластиковые карточки – М.: ИПЦ ВАЗАР- ФЕРРО, 1995