У пункті «Мережа» передбачено можливість ввести нову бюджетну установу, переглянути список введених бюджетних установ і надрукувати цей список. Під час введення клієнта в мережу вибирається вид бюджету, з якого він фінансується, код відомчої класифікації, код клієнта, ступінь розпорядника коштів, казначейство, яке його обслуговує (Додаток П).
Після введення клієнта в мережу йому повинні бути відкриті рахунки. Щоб даний користувач міг повноцінно обслуговувати клієнта, він повинен взяти його на обслуговування. Для цього передбачено функцію «Мої клієнти» (Додаток Р).
У пункті меню «Мої клієнти» відображається інформація про всіх клієнтів, що перебувають у цього користувача на обслуговуванні. Щоб виконувати будь-які операції з клієнтом планові показники, набирати розподіли, платіжні доручення, виконувати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, друкувати виписку клієнта та інше), необхідно взяти цього клієнта собі на обслуговування, тобто додати в «Мої клієнти». Один і той же клієнт може бути на обслуговуванні у кількох спеціалістів, залежно від розподілу обов’язків між спеціалістами казначейства.
Пункт «Клієнти в мережі» використовується для відкриття рахунків бюджетним установам (Додаток С). Передбачено відкриття і бюджетних, і небюджетних рахунків.
У пункті «Всі клієнти» є можливість проглянути інформацію про всіх клієнтів, занесених у систему (код ЄДРПОУ, назва, код УДК). У цьому пункті також передбачено можливість взяти установу на обслуговування (Додаток Т).
б) Функції обслуговування рахунків у системі. Ця група передбачена для обслуговування рахунків, які є в системі, відкриття, закриття рахунків, зміни аналітичних параметрів рахунків.
У пункті «Рахунки клієнтів» міститься інформація про всі групи рахунків вибраного клієнта (Додаток У). У групі рахунків міститься інформація про бюджет, КВК, КПК, КФК, код одержувача, ступінь розпорядника, тип фонду, а також інформація про розпорядника даної бюджетної установи. Неможливо відкрити дві різні групи рахунків, у яких би збігалися всі перераховані параметри. У рахунках міститься інформація про всі рахунки клієнта для вибраної групи, їх стан у банку, залишок на рахунках і дату останнього руху на цих рахунках. З цього пункту можна роздрукувати загальну виписку, виписку в розрізі КЕКВ, перейти до набору розподілу, платіжного доручення, перерахування з КЕКВ на КЕКВ, а також переглянути інформацію про рахунок.
«Грошові рахунки клієнтів». Усі рахунки, які відкриваються для клієнта в системі, можна поділити на грошові та негрошові. Перша група передбачена для обліку саме грошових потоків (це рахунки 3 класу, іноді 1 та 2 класів), а друга група – це рахунки для ведення позабалансового обліку (планових, кошторисних показників – рахунки 9 класу), бюджетного обліку (для обліку доходів і витрат – рахунки 6, 7 класу), управлінського обліку (для обліку коштів, одержаних і переданих з центрального рівня, базових областей та з одного бюджету до іншого, – рахунки 8 класу) (Додаток Ф). Цей пункт меню використовується, якщо користувачу необхідно працювати лише з грошовими рахунками. У цьому пункті є можливість продивитися та роздрукувати виписку загальну та в розрізі КЕКВ, набрати розподіл, платіжні доручення, виконати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, проглянути інформацію про рахунок.
Пункт «Рахунки» дає користувачу дві можливості:
– завантажити «Книгу реєстрації відкритих рахунків» у розрізі відділення Держказначейства, бюджету, фонду, балансового рахунку. Будь-який з цих параметрів можна опустити, і тоді буде сформовано узагальнену інформацію, наприклад, за всіма відділеннями казначейства або за всіма фондами;
– ввести будь-який рахунок, і буде видано інформацію про цей рахунок, його дебетові і кредитові обороти та залишки в розрізі КЕКВ. Доступна також інформація про те, коли і ким відкрито цей рахунок (Додаток Х).
в) Функції роботи з платіжними документами. Для реалізації цієї можливості користувач може використовувати деякі зазначені вище функції і функції суто щодо роботи з документами.
Функція «Рахунки клієнтів», окрім перегляду стану рахунків, дає користувачу можливість також за окремим рахунком клієнта зробити розподіл коштів на фінансування, набрати платіжні документи, зробити внутрішнє перерахування з одного КЕКВ на інший та ввести планові показники.
Функція «Розподіл» використовується для розподілу бюджетних коштів на фінансування розпорядником вищого ступеня між підлеглими йому установами (Додаток У.1).
«Платіжні документи» (Додаток У.2). У системі АС «Казна-Видатки» є шість типів платіжних документів:
– 3100 Платіжне доручення (видатки, зовнішній платіж) – використовується для перерахування коштів в інші банки, тобто МФО одержувача не дорівнює МФО вашого банку (Додаток У.2.1);
– 3200 Платіжне доручення (видатки, внутрішній платіж) – використовується для проведення видатків на видаткові рахунки, відкриті в системі АС «Казна». Ця операція виконується із зазначенням видаткового КЕКВ. Гроші знімаються у клієнта із зазначеного КЕКВ, а зараховуються іншому клієнту на КЕКВ 0000 (Додаток У.2.2);
– 3300 Платіжне доручення (фінансування, внутрішній платіж) – використовується для проведення фінансування з транзитного рахунку або з особового рахунку розпорядників бюджетних коштів вищого рівня на особовий або реєстраційний рахунок розпорядників нижчого рівня із зазначенням КЕКВ;
– 3400 Платіжне доручення (повернення фінансування, внутрішній платіж) – використовується для повернення фінансування розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня до розпорядників бюджетних коштів вищого рівня із зазначенням КЕКВ. Зворотний до типу документа 3300;
– 3500 Платіжне доручення (сплата податків, внутрішній платіж);
– 3600 Платіжне доручення (перерахування коштів, внутрішній платіж).
Залежно від обраної функції або типу документа будуть автоматично заповнені деякі реквізити цього документа та сформуються бухгалтерські проведення.
«Перерахування з КЕКВ на КЕКВ». Цей пункт використовується для перерахування коштів з одного КЕКВ на інший у межах однієї групи рахунків клієнта. Ця операція виконується лише в системі АС «Казна-Видатки» (Додаток У.3). Різні види операцій використовуються для різних типів перерахувань:
– 7100 Перерахування фінансування з КЕКВ на КЕКВ – використовується в тому разі, коли необхідно перерахувати помилково зараховане фінансування з одного КЕКВ на інші;
– 7200 Відновлення касових видатків – за повернення платіжного доручення (рахунок одержувача невірний чи закритий або з інших причин) кошти клієнту зараховуються на КЕКВ 0000. У цьому разі необхідно відновити касові видатки з КЕКВ 0000 на КЕКВ з якого було здійснено видатки;
– 7300 Надходження – всі надходження спеціального фонду зараховуються на КЕКВ 0000. Щоб провести видатки, необхідне передусім ці кошти перерахувати з КЕКВ 0000 на конкретний КЕКВ типом документа 7300;
– 7400 Виправлення помилкових касових видатків – у разі, коли кошти було помилково списано не з того КЕКВ, є можливість типом документа 7400 перенести касові видатки з одного КЕКВ на інший;
– 7500 Внутрішні касові видатки – у разі, коли кошти було списано з КЕКВ 0000, є можливість типом документа 7500 провести касові видатки з видаткового КЕКВ. При цьому кошти повернуться на КЕКВ 0000.
«Виправляючі проведення». Ця функція використовується для виправлення помилок, які були раніше допущені у проведенні платежів клієнтів, занесенні планових показників і для корегування звітності (Додаток Ц).
«Імпорт документів». Документи, які повинні бути проведені в системі АС «Казна-Видатки», можуть бути сформовані в інших АІС (АІС бухгалтерського обліку бюджетних установ, ІС «Мережа» та інших програмних продуктах). Для усунення ручного опрацювання документів, зменшення кількості помилок у повторному наборі документів з первинних паперових носіїв, зменшення витраченого робочого часу на опрацювання платіжних документів за великої їх кількості, використовується ця функція системи (Додаток Ш). Пункт «Імпорт документів» призначений для імпорту DBF-файлів, сформованих у сторонніх програмах. Дозволяє імпортувати платіжні доручення, юридичні та фінансові зобов’язання клієнтів, документи з внесення планових показників, мережу установ. Після опрацювання імпортованих документів вони знаходять своє відображення на рахунках клієнта.
«Мої документи». Ця функція дає змогу провести повторній контроль документів після їх первинного набору. Тобто всі набрані цим користувачем документи перед відправкою їх до системи «Клієнт-Банк» на оплату можуть бути ще раз звірені з первинними документами за допомогою цієї функції. Можна видалити непотрібний документ або відправити пакет документів на оплату.
г) Функції формування звітності.
Пункт «Звітність по клієнту» призначена для перегляду звітності по конкретній установі, такої як «Картка фінансових зобов’язань», «Звіт про використання кошторису», «Звіт про надходження та використання коштів», «Звіт про фінансові зобов’язання» та інші (Додаток Щ).
«Звітність». Одна з головних функцій у системі, яка дозволяє формувати звітність про виконання державного та місцевих бюджетів за видатками, затверджену нормативними актами Державного казначейства України, та різноманітні довідки, які допомагають у роботі. Пункт «Звітність» призначений для перегляду, друку звітності та формування DBF - файлів звітності (Додаток Ю).
Уся звітність формується і зведена, і в розрізі окремих бюджетів і територій, а також на будь-яку дату, в розрізі всіх балансових рахунків або за окремим, у розрізі бюджетних установ і в розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Велика кількість звітності дає можливість не тільки своєчасно проводити видатки розпорядників бюджетних коштів та їх фінансування, а й своєчасний контроль за правильністю спрямування видатків, оперативно перерозподіляти кошти державного бюджету між регіонами, одержувати звітність у різних розрізах про обсяги фінансування, проведені видатки, одержані бюджетними установами доходи, контролювати виконання кошторису, планів асигнування, бюджетного розпису.