• новостворені абонентські служби не мали досвіду і відповідної інфраструктури для забезпечення належного рівня обслуговування споживачів;
• підприємства не застосовували практику укладання прямих договорів із споживачами або робили це формально; внаслідок збільшення чисельності абонентів значно збільшилося навантаження юридичної служби при обмеженій кількості працівників;
• для ведення роботи з населенням кожне підприємство змушене було утримувати додатковий штат працівників;
• у комунальних підприємств виникли додаткові витрати, зумовлені веденням своїх баз даних та контролю за оплатою;
• ускладнився і погіршився обмін даними із відділами субсидій, які не володіли інформацією для оперативного перерахунку субсидій;
• виникли додаткові труднощі із обслуговуванням внутрішньобудинкових мереж.
Зараз в Україні існують як прямі схеми збору платежів (реалізуються підприємствами тепло-, водопостачання та водовідведення), так і з використанням посередників. У тих випадках, коли ЖЕКи не використовуються як посередники в збиранні коштів, це реалізується підприємством безпосередньо або через загальноміські розрахункові центри, для яких ЖЕКи, як і інші комунальні підприємства, є просто надавачами ряду комунальних послуг.
Що стосується надання послуг, то в більшості міст за ЖЕКами залишилась функція обслуговування внутрішньобудинкових мереж, у тому числі і внутрішньоквартирних. Оплата за ці послуги включається в плату за утримання житла.
Ці нововведення поліпшили фінансовий стан підприємств тепло-, водопостачання та водовідведення, спростили і значно пришвидшили проходження коштів від споживача до надавача послуг, покращили роботу абонентських служб, зробили нарахування і розрахунки більш прозорими і для споживачів.
Але запровадження прямих схем розрахунків має бути підкріплене чітким розподілом функціональних обов'язків між підприємством - виробником послуг та виконавцем послуги, якщо такого визначено. Лише в цьому випадку поряд із покращанням проходження платежів досягається і поліпшення якості послуг. Якість надання послуг покращилась там, де підприємства тепло-, водопостачання та водовідведення взяли на себе весь обсяг робіт по обслуговуванню споживачів, запровадили практику укладення угод із споживачами, тобто розглядали систему надання якісних послуг і систему збору платежів за послуги як єдиний взаємопов'язаний комплекс.
Автоматизовані системи збору платежів за житлово-комунальні послуги: досвід міст України
У ряді міст органи місцевої влади почали шукати більш ефективні шляхи організації роботи комунальних підприємств. Так було створено автоматизовані системи збору та обробки платежів за житлово-комунальні послуги, сформовано єдині загальноміські бази даних усіх споживачів комунальних послуг та впроваджено сучасні автоматизовані методи розрахунку, збору та обліку платежів. Як правило, такі системи створювались на основі спеціалізованих інформаційно-обчислювальних центрів при органах міської влади.
Одними з перших таку систему запровадили у містах Луцьку, Хмельницьку, Кременчуці та Києві. У більшості міст їх створення базувалось на однакових засадах і мало на меті вирішення одних і тих же проблем:
• прискорити швидкість проходження комунальних платежів та забезпечити їх надходження на рахунки комунальних підприємств у повному обсязі;
• знизити собівартість та трудомісткість робіт з формування платіжних документів, їх прийому, обробки, обліку та контролю;
• стимулювати громадян до оплати спожитих послуг та зменшення рівня заборгованості - споживачам забезпечено можливість оплачувати всі комунальні послуги з найменшими зусиллями і в одному пункті прийому платежів;
• підвищити оперативність, повноту та достовірність інформації про комунальні платежі, пільги та житлові субсидії;
• створити перспективи у плануванні та формуванні доходів від ринку комунальних послуг за рахунок оперативного надходження та оброблення інформації з питань вартості послуг, надання пільг та субсидій.
Завданням автоматизованих систем збору та оброблення платежів за житлово-комунальні послуги є інтеграція та розподіл інформаційних та фінансових потоків між житлово-комунальними підприємствами, відділами житлових субсидій, пунктами прийому комунальних платежів. Для запровадження автоматизованої системи збору платежів мають бути вирішені такі завдання:
• інтеграція баз даних нарахувань за послуги житлово-комунальних підприємств;
• реалізація задачі обміну даними з базами даних відділів житлових субсидій;
• реалізація задачі обміну даними про нарахування та оплату послуг з базами даних житлово-комунальних підприємств;
• інтеграція бази нарахувань та бази платежів за послуги;
Залежно від конкретних умов та завдань можна виділити такі особливості реалізації автоматизованих систем збору платежів:
• використання визначених пунктів сплати (де встановлюються спеціальні програмні засоби і організується електронний зв'язок з розрахунковим центром) або всіх можливих установ прийому платежів (відділень зв’язку, відділень банків);
• формування і друкування рахунків (квитанцій до сплати) для вручення споживачам або застосування електронних квитанцій для роздрукування в момент оплати;
• способи передачі інформації про нарахування та оплату (інтерактивний, тобто негайно після оплати послуг, або регулярний, із встановленою періодичністю, наприклад щоденно);
• використання засобів передачі інформації (електронна пошта, дискети, виділені лінії зв'язку);
• місце і форми розщеплення отриманих платежів між надавачами послуг (спеціальний транзитний рахунок розрахункового центру, рахунки уповноважених банків).
При створенні і впровадженні автоматизованих систем збору платежів необхідно вирішити ряд проблем, пов'язаних з унікальністю реалізації системи автоматизації збору платежів для кожного міста, необхідністю розробки оптимальної схеми інформаційних та фінансових потоків, реалізації засобів адаптації наявних програмних засобів автоматизації абонентських служб комунальних підприємств та конвертації даних про нарахування й оплату послуг. На першому етапі впровадження системи автоматизації обов'язково має бути вирішене завдання синхронізації даних про всіх споживачів з різних комунальних підприємств. Оскільки такі системи багатофункціональні, то значна роль належить зовнішнім інформаційним зв'язкам, мають бути вироблені організаційні та адміністративні заходи по реалізації системи. Необхідна постійна координація зусиль усіх учасників системи збору платежів з боку органів місцевої влади.
Механізми реалізації систем автоматизації збору платежів за житлово-комунальні послуги містять широкі можливості для подальшого розширення електронних засобів отримання даних.
Особлива роль систем автоматизації збору платежів полягає в тому, що вони відкривають нові можливості для інформаційно-аналітичного оброблення отриманих даних, оперативного формування звітів про рівень збору платежів за комунальні послуги і стан заборгованості за послуги, аналізу, прогнозування і планування розвитку житлово-комунального господарства. За накопиченими даними можна аналізувати вплив соціальних, економічних, політичних факторів на стан оплати житлово-комунальних послуг.
Комплексна автоматизована система розрахунків населення за житло та комунальні послуги у м. Києві. Головний інформаційно-обчислювальний центр Київської міської державної адміністрації (ПОЦ) почав впровадження та експлуатацію цієї системи в 1997 р. Система розрахунків населення за житло та комунальні послуги є частиною автоматизованої технології управління житлово-комунальним господарством міста і чудовим прикладом централізованого варіанту вирішення проблеми. Головною метою створення системи було прискорення обігу грошових коштів в організаціях житлово-комунального господарства при збереженні єдиної розрахункової квитанції, єдиної загальноміської бази даних квартиронаймачів та збереження можливості сплати по квитанції в будь-якій банківській організації м. Києва. У ході реорганізації до центру було передано від ЖЕКів функції по розподілу та перерахуванню коштів.
• ПОЦ обслуговує понад 800 тис. особистих рахунків платників за житло та комунальні послуги. База даних підприємств - постачальників комунальних послуг охоплює понад 420 підприємств. Центр співпрацює з 92 банками.
• Створена Центром автоматизована система розрахунків населення за житло та комунальні послуги визнана однією з кращих в Україні. Ця система призначена для забезпечення централізованого збору платежів населення міста за комунальні послуги через установи банків, щоденне перерахування їх на єдиний транзитний розрахунковий рахунок та щоденне "розщеплення" платежів і перерахування їх усім підприємствам та організаціям - постачальникам послуг.
• Система забезпечує також розподіл коштів за призначені субсидії, пільги, які надходять на транзитний рахунок, ведення загальноміської бази даних квартиронаймачів, ведення централізованого міського архіву платіжних документів.
Основні функції серед служб системи розподілено так:
- ПОЦ здійснює щоденний розподіл та "розщеплення" за послугами та постачальниками послуг коштів, що надходять на єдиний транзитний рахунок ПОЦ як платежі населення, субсидії та відшкодування по пільгах; щоденне перерахування відповідних частин коштів на розрахункові рахунки постачальників послуг; формування рахунків на сплату та друкування квитанцій; введення персоніфікованих даних про оплату в базу даних платежів;
- ЖЕО здійснюють нарахування та перерахунок плати за всі житлово-комунальні послуги, якими користується квартиронаймач, приймання квартиронаймачів у бухгалтеріях, виставлення рахунків, доставку квитанцій. ЖЕО на договірних умовах можуть делегувати ПОЦ повноваження щодо нарахування плати за послуги;