Надходження коштів у касу оформляють прибутковими касовими ордерами типової форми № КО-1 (додаток 1). У випадку, якщо гроші надходять от фізичних осіб, то обов'язково видається квитанція зі штампом або пресою з підписом головного бухгалтера і касира. З 1.03.2009 року, прибутковий касовий ордер став бланком суворої звітності. Цей бланк суворої звітності виписується в одному примірнику, реєструється під типографським номером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, типова форма № ДО (додаток 3), затверджена розпорядженням Мінстату України от 15.10.2006 року № 51 робітниками бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або уповноваженим на це особою і передається у касу підприємства.
Видачу грошей із каси оформляють видатковими касовими ордерами типової форми № КО-2 (додаток 2), що підписують касир, головний бухгалтер і керівник підприємства.
У прибуткових ордерах указують: від кого, за що і на які цілі отримані гроші, а у видаткових - кому, за що і для яких цілей вони видаються. У ордерах також проставляють рахунки, що використовуються, на яких повинні бути відбиті операції і зазначені виправдувальні документи, що послужили підставою для упорядкування ордерів: чеки, авансові звіти, заяви й ін.
Касові операції здійснюються на підставі правильно оформлених документів. Як уже було зазначено вище, надходження в касу і видачу коштів підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, що виписує бухгалтерія.
Касові ордери передаються до виконання касиру підприємства безпосередньо бухгалтером, але не через особу, що одержує або вносить гроші. Касир, що одержав із бухгалтерії ордери, зобов'язаний перевірити слушність їхнього оформлення, наявність і відповідність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші в касу, видається квитанція. При видачі грошей по видатковому касовому ордеру окремій особі, касир вимагає пред'явлення документів, що підтверджують особистість одержувача. Такими документами являються паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення при наявності на ньому фотографії й особистого підпису власника. Прибуткового касові ордера, квитанції до них, а також видаткового касові ордера заповнюються бухгалтерією чітко і ясно, без яких-небудь підчищень або виправлень.
Прибуткові і видаткові касові ордера до передачі їх у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів, де їм присвоюється порядковий номер (наростаючи з початку року).
Всі надходження і видачі наявних коштів по прибуткових і видаткових касових ордерах касир записуються в касової книзі (додаток 4). На підприємстві ведеться тільки одна касова книга, у якій касир відбиває наявність і рух коштів. Записи в касовій книзі здійснюють по кожному прибутковому і видатковому ордеру. Але якщо в організації або на підприємстві є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.
Всі касові ордера касир підписує, а прикладені до них документи щоб уникнути повторного їхнього використання погашають штампом або підписом від руки «Отримано» або «Сплачено» із позначенням дати. Записи в касовій книзі здійснюються під копірку, тобто в двох примірниках. Другий примірник служить звітом для касира. Наприкінці робочого дня касир підраховує результати оборотів по приходу і видачі коштів і визначає залишки на кінець дня. Перші відривні листи, що є звітом касира, разом із прибутковими і видатковими ордерами і прикладеними до них виправдувальними документами касир передає бухгалтерії під розписку в касової книзі. Бухгалтер перевіряє слушність оформлення касових ордерів, їхнє обґрунтування, виконання записів у касової книзі і виведеного залишку в ній на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр рахунків, що використовуються.
* найбільше важливими вимогами оформлення й обліку касових операцій являються: негайний запис кожної здійсненої касової операції в касову книгу, щоденне визначення результатів у цій книзі і залишків касиром під розписку бухгалтеру касових документів;
* виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, дотримання послідовності нумерації і реєстрації цих документів у реєстрі і передача їх для виконання касиру;
* погашення касиром спеціальним штампом касових документів щоб уникнути повторного їхнього використання;
* установлення розпорядженням керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по неоформлених документах.
* кількість грошей у касі, так званий ліміт, повинна бути обмежена і встановлюється банком. Ліміт залишку наявних коштів у касі встановлюється в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат.
Підприємства самостійно визначають ліміт наявних у їхніх касах і розрахунки потреб наявної маси з урахуванням їхньої виробничої необхідності і розміщення.
З метою контролю головний бухгалтер не рідшеодного разу на місяць повинний перевіряти наявні кошти в касі, складати акт (додаток 5) і доповідати керівнику підприємства. Керівник підприємства відповідає за зберігання готівки, правильне і доцільне їхнє використання. Відповідно до підпункту «р» пункту 73 Інструкції № 4 і пункту 7 Порядку № 21 підприємства не мають права використовувати кошти, отримані в банку, на інші цілі, крім тих, що зазначені в чеку.
У випадку використання наявних коштів, отриманих у банку, не по цільовому призначенню, до підприємства відповідно до Указу № 436 застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі витрачених сум.
Касові документи варто зброшурувати окремо від бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію, і при здачі в бухгалтерський архів необхідно фіксувати в архівній книзі факт прийняття касових документів.
Бухгалтерія після одержання звіту касира робить перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 із кредиту рахунку 30 «Каса» у дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків із працюючими, із підзвітними особами й ін. наприкінці місяця в журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують прихід і витрати коштів і визначають на перше число такого місяця залишок грошей у касі, що повинний бути рівнозначним показнику у касовій книзі.
Відповідно до інструкції з журнально-ордерної форми обліку необхідно використовувати журнал-ордер № 1 і відомість № 1.
Підсумкові дані записують у головну книгу.
Для обліку залишків і руху наявних коштів у бухгалтерії Ткаченко Н.М. [12] рекомендує використовувати активний рахунок 30 «Каса» із такими субрахунками (по старому Плану рахунків):
Сума розрахунків наявними коштами одного підприємства (приватного підприємця) із другим протягом дня не повинна перевищувати 10000 грн. по одному або декільком платіжним документам. У випадку здійснення розрахунків наявними коштами одного підприємства з другим понад установлену суму відповідальність за дане порушення несе підприємство-покупець [14]. Сума перевищення одноразово включають розрахунково в суму фактичного залишку готівки в касі платника на кінець дня з подальшим порівнянням отриманої суми з установленим лімітом залишку готівки каси [15]. Якщо ліміт залишку готівки в касі перевищений, до підприємства застосовується фінансова санкція у виді штрафу в дворазовому розмірі виявленої понадлімітної готівки [13].
По Плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства [16]. Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:
301 "Каса в національній валюті"
302 "Каса в іноземній валюті"
За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.
На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".
Таблиця 1. Типові проводки, які застосовуються при обліку операцій на рахунку 30 "Каса"
| № з/п | Зміст операції | Сума | Кореспонденція рахунків | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Надходження грошових коштів до каси | ||||
| 1 | Довгострокові фінансові інвестиції | 50,00 | 30 | 14 |
| 2 | Капітальні інвестиції | 302,00 | 30 | 15 |
| 3 | Довгострокова дебіторська заборгованість | 50,00 | 30 | 16 |
| 4 | Каса | 200,00 | 30 | 30 |
| 5 | Рахунки в банках | 4720,00 | 30 | 31 |
| 6 | Короткострокові векселі одержані | 7000,00 | 30 | 34 |
| 7 | Розрахунки з покупцями та замовниками | 602,00 | 30 | 36 |
| 8 | Розрахунки з різними дебіторами | 830,00 | 30 | 37 |
| 9 | Пайовий капітал | 91,00 | 30 | 41 |
| 10 | Вилучений капітал | 9000,00 | 30 | 45 |
| 11 | Цільове фінансування і цільові надходження | 1000,00 | 30 | 48 |
| 12 | Довгострокові позики | 923,00 | 30 | 50 |
| 13 | Довгострокові зобов'язання за облігаціями | 564,00 | 30 | 52 |
| 14 | Інші довгострокові зобов'язання | 100,00 | 30 | 55 |
| 15 | Короткострокові позики | 5000,00 | 30 | 60 |
| 16 | Розрахунки з постачальниками та підрядниками | 457,00 | 30 | 63 |
| 17 | Розрахунки з оплати праці | 66,00 | 30 | 66 |
| 18 | Розрахунки по іншим операціям | 786,00 | 30 | 68 |
| 19 | Доходи майбутніх періодів | 24,00 | 30 | 69 |
| 20 | Доходи від реалізації | 7000,00 | 30 | 70 |
| 21 | Інший операційний дохід | 602,00 | 30 | 71 |
| 22 | Інші фінансові доходи | 830,00 | 30 | 73 |
| 23 | Інші доходи | 91,00 | 30 | 74 |
| 24 | Надзвичайні доходи | 9000,00 | 30 | 75 |
| 25 | Страхові платежі | 1000,00 | 30 | 76 |
| 26 | Інші витрати | 923,00 | 30 | 97 |
| Вибуття грошових коштів з каси | ||||
| 27 | Довгострокові фінансові інвестиції | 1000,00 | 14 | 30 |
| 28 | Капітальні інвестиції | 923,00 | 15 | 30 |
| 29 | Каса | 564,00 | 30 | 30 |
| 30 | Рахунки в банках | 100,00 | 31 | 30 |
| 31 | Інші кошти | 5000,00 | 33 | 30 |
| 32 | Поточні фінансові інвестиції | 50,00 | 35 | 30 |
| 33 | Розрахунки з покупцями та замовниками | 302,00 | 36 | 30 |
| 34 | Розрахунки з різними дебіторами | 50,00 | 37 | 30 |
| 35 | Витрати майбутніх періодів | 200,00 | 39 | 30 |
| 36 | Пайовий капітал | 4720,00 | 41 | 30 |
| 37 | Вилучений капітал | 7000,00 | 45 | 30 |
| 38 | Неоплачений капітал | 602,00 | 46 | 30 |
| 39 | Цільове фінансування і цільові надходження | 830,00 | 48 | 30 |
| 40 | Довгострокові позики | 91,00 | 50 | 30 |
| 41 | Довгострокові векселі видані | 9000,00 | 51 | 30 |
| 42 | Довгострокові зобов'язання за облігаціями | 1000,00 | 52 | 30 |
| 43 | Довгострокові зобов’язання з оренди | 923,00 | 53 | 30 |
| 44 | Інші довгострокові зобов'язання | 77,00 | 55 | 30 |
| 45 | Короткострокові позики | 297,00 | 60 | 30 |
| 46 | Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями | 458,00 | 61 | 30 |
| 47 | Короткострокові векселі видані | 455,00 | 62 | 30 |
| 48 | Розрахунки з постачальниками та підрядниками | 100,00 | 63 | 30 |
| 49 | Розрахунки за страхуванням | 665,00 | 65 | 30 |
| 50 | Розрахунки з оплати праці | 789,00 | 66 | 30 |
| 51 | Розрахунки з учасниками | 10,00 | 67 | 30 |
| 52 | Розрахунки по іншим операціям | 45,00 | 68 | 30 |
| 53 | Доходи майбутніх періодів | 7642,00 | 69 | 30 |
| 54 | Страхові платежі | 568,00 | 76 | 30 |
Для відображення в бухгалтерському обліку здійснених касових операцій використовуються визначені первинні документи, облікові регістри і форми фінансової звітності.