В свою очередь, вся сводная информация легко разбивается:
· на виды и направления деятельности;
· по самостоятельным бизнес-единицам и проектам;
· по отдельным службам и подразделениям, центрам затрат и прибыли.
Понятно, что такой учет исходной информации, ее обработка и представление возможны только лишь в том случае, когда средства бухгалтерского учета приспособлены для проведения экономического учета — когда план счетов бухгалтерского учета подготовлен для проведения анализа финансово-экономического состояния предприятия. В противном случае очевидна недостаточность глубины анализа.
Таким образом, особенность сводных рапортов заключается в том, что в них собирается вся необходимая информация:
1) по факту и месту возникновения какой-либо хозяйственной операции;
2) с учетом временно2го разреза (нарастающим итогом);
3) в разбивке по видам ТМЦ и услуг, контрагентам, материально ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;
4) в соответствии с достигнутым уровнем аналитики и детализации;
5) для принятия управленческих решений конкретным руководителем (директором и его заместителями по направлениям, руководителями служб и подразделений, крупными акционерами и инвесторами).
В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации может быть создана серия сводных рапортов, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовка, обработка и анализ проводятся исключительно в финансово-экономической службе предприятия.
В этой связи можно предложить следующий перечень сводных рапортов, которые предназначены, прежде всего, для директора предприятия и руководителя финансово-экономической службы (всего предлагается 12 типовых рапортов, но их количество может быть увеличено в зависимости от необходимости), а также для других служб и подразделений (для иллюстрации приводятся только рапорт № 1 и рапорт № 2).
Эти рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита составляются в монопольном режиме для достижения единства данных и в любой момент времени.
Рапорт № 1 — остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (см. табл. 5).
Таблица 5 Рапорт № 1Объект «_____________________»Сводные показатели по состоянию на хх.хх.2008 г.Время получения рапорта хх:хх
| Остатки по счетам | Сумма, руб. | Примечание |
| 1. Денежные средства, всегов том числе:— расчетный счет— валютный счет— касса руб.— касса вал.— деньги в путиСправочно: собственные денежные средства | ||
| 2. Запасы | ||
| 3. Задолженность покупателей | ||
| 4. Авансы выданные | ||
| 5. Прочие активы | ||
| 6. Кредиты банка | ||
| 7. Авансы полученные | ||
| 8. Задолженность поставщикам | ||
| 9. Задолженность по оплате труда и ЕСН | ||
| 10. Задолженность по расчетам с бюджетом | ||
| 11. Прочие пассивы | ||
| 12. Рабочий капитал | ||
| 13. Расчетные коэффициенты и показатели: норматив факт· выполнение плана по видам бюджетов: — закупки— продажи · рентабельность — активов— продаж— собственного капитала· оборачиваемость — запасов— ДЗ— КЗ · уровень оплаты — ДЗ— КЗ · средний срок и продолжительность — ДЗ— КЗ | Норматив | Факт |
Данный сводный рапорт содержит сгруппированную информацию в разбивке по видам деятельности и отдельным подразделениям и включает сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот рапорт и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.
Директор предприятия, получая такую информацию, может составить в наиболее общем виде представление:
1) об остатках текущих активов:
· денежных средствах (расчетный и валютный счет, касса рублевая и валютная, деньги в пути);
· запасах (склад сырья и материалов, незавершенное производство и склад готовой продукции);
· задолженности покупателей (по видам продукции);
· авансах выданных (по видам ТМЦ и услуг);
· прочих активах;
2) об остатках текущих обязательств:
· кредитах банков;
· задолженности поставщикам (по видам ТМЦ и услуг);
· задолженности по оплате труда и социальным налогам;
· задолженности по расчетам с бюджетом (по видам налогов);
· прочих пассивах;
3) о величине собственных денежных средств на основе экспресс-анализа финансовой устойчивости предприятия;
4) о размере рабочего капитала (как разнице между текущими активами и текущими обязательствами) в целях оценки величины собственных оборотных средств;
5) о расчетных показателях:
· выполнении плана по видам бюджетов (закупок, продаж и др.);
· рентабельности активов, продаж и собственного капитала;
· оборачиваемости запасов, дебиторской и кредиторской задолженности;
· уровне оплаты дебиторской и кредиторской задолженности;
· среднем сроке и средней сумме дебиторской и кредиторской задолженности.
Из приведенного перечня показателей, составляющих сводный рапорт, видно, что вся информация сжата и представлена исключительно общими итогами. Поэтому каждая строка сводного рапорта может быть далее развернута в самостоятельный баланс — отдельный рапорт, в котором уже содержится динамика, показывается движение материальных и финансовых потоков.
Но все же, несмотря на простоту и информационное содержание сводного документа, работа с ним требует определенного подготовительного этапа, настройки счетов бухгалтерского учета, установления сроков сдачи документов на обработку. Кроме того, при составлении данного отчета вряд ли можно будет избежать некоторых условностей, вследствие чего неизбежны отдельные допущения и погрешности. Прежде всего, это касается раздельного учета отдельных видов деятельности, а в них — учета денежных средств, финансового результата, основных фондов, уставного капитала и др.
Рапорт № 2 — ведомость движения денежных средств (см. табл. 6). Данный рапорт предназначен для анализа и оценки денежных потоков, вследствие чего все поступления и расходования разбиваются на отдельные статьи, а сам рапорт составляется по каждому виду деятельности и в целом по предприятию.
Таблица 6 Рапорт № 2Объект «____________________» Движение денежных средств за период с хх.хх.2008 г. по хх.хх.2008 г. Дата получения рапорта хх.хх.2008 г. Время получения рапорта хх:хх
| Статьи | Счет руб. | Касса руб. | Счет вал. | Касса вал. | Деньги в пути | ИТОГО |
| Остаток на начало периода | ||||||
| П О С Т У П Л Е Н И Я | ||||||
| Внутренние перемещения | ||||||
| Выручка | ||||||
| Авансы покупателей | ||||||
| Кредиты и займы | ||||||
| Возврат:— за ТМЦ— авансов выданных— налогов | ||||||
| Внереализационные доходы | ||||||
| Прочие поступления | ||||||
| Итого поступлений | ||||||
| Р А С Х О Д О В А Н И Я | ||||||
| Внутренние перемещения | ||||||
| Авансы поставщикам | ||||||
| Оплата поставщиков | ||||||
| Оплата труда | ||||||
| Налоги, пени, штрафы, сборы | ||||||
| Накладные расходы | ||||||
| Авансы МОЛ* и ПОЛ** | ||||||
| Кредит и займы | ||||||
| Проценты за кредит | ||||||
| Внереализационные расходы | ||||||
| Прочие перечисления | ||||||
| Итого расходований | ||||||
| Остаток на конец периода | ||||||
| Контрольная сумма | ||||||
* МОЛ — материально ответственные лица.
** ПОЛ — подотчетные лица.
В состав поступлений денежных средств входят:
· внутренние перемещения (с расчетного счета в кассу и наоборот);
· выручка и авансы полученные;
· кредиты и займы;
· возвратные суммы за ТМЦ, авансов выданных, налогов и прочих начислений и платежей;
· внереализационные доходы и прочие поступления.
Все расходования включают:
· внутренние перемещения (с расчетного счета в кассу и наоборот);
· оплату счетов поставщиков и авансы выданные;
· выплату и перечисление оплаты труда и налогов;
· накладные расходы и суммы, выданные материально ответственным и подотчетным лицам;
· возврат кредитов и процентов по ним;
· внереализационные расходы;
· прочие перечисления.
Из приведенной структуры данной ведомости наглядно видны источники поступления денежных средств и направления их использования, а также причины появления положительного или отрицательного прироста денежных средств. Следовательно, появляются возможности для управления денежными потоками, а значит, и финансовой устойчивостью предприятия. Кроме того, на основании данного платежного баланса легко устанавливается остаток собственных и заемных денежных средств, что необходимо для создания резервов и фондов под предстоящие платежи, оценки платежеспособности предприятия и профицита денежных средств.
Рапорт № 3 — ведомость поступлений и перечислений денежных средств, представляющая сведения об организациях-плательщиках и организациях-получателях денежных средств, что необходимо для оценки платежных обязательств как с покупателями, так и с поставщиками.
Рапорт № 4 — ведомость учета поступлений и оплаты ТМЦ, в которой приводятся перечень всех ТМЦ, их остатки на начало и конец (текущий день) отчетного периода, поступления и оплату. Основная задача данной формы — выявление остатка задолженности предприятия по тем или иным ТМЦ:
· дебетового, если ТМЦ оплачены, но не оприходованы;
· кредитового, если ТМЦ оприходованы, но не оплачены.
В целом рассматриваемая ведомость характеризует эффективность работы службы снабжения, поскольку оценивается выполнение бюджета закупок как по номенклатуре ТМЦ, так и по срокам, а также учитывается ценовой фактор, при этом показатели данной таблицы показываются дробью: в числителе — натуральные показатели, а в знаменателе — стоимостные показатели.