а). Документи, що підтверджують податкові зобов'язання, самостійно визначені платником, реєструються у структурному підрозділі, до функцій якого входить реєстрація зазначених документів, та з відміткою про реєстрацію направляються до підрозділів приймання та обробки податкової звітності, де розносяться до електронної бази податкової звітності і формуються у електронні і паперові реєстри. Електронні та паперові (2 примірники) реєстри нарахованих сум передаються підрозділам обліку і звітності для внесення даних (автоматизованого занесення) до карток особових рахунків платників податків. Після рознесення даних один примірник паперового реєстру повертається підрозділу, що його склав, з відміткою про повноту обліку сум у картках особових рахунків.
б). За документами, що підтверджують податкові зобов'язання, ховані (зменшені, списані) органом державної податкової служби, структурні підрозділи, які здійснюють розрахунок сум (донараховують суму) податкового зобов'язання, складають та направляють платнику податку в порядку, затвердженому наказом ДПА України, податкове повідомлення та реєструють його в електронному реєстрі податкових повідомлень. Після закінчення процедури адміністративного оскарження узгоджені податкові зобов'язання із зазначенням терміну сплати вносяться до карток особових рахунків платників податків. Одночасно до підрозділів обліку і звітності передається 2 примірники паперової копії витягу з реєстру. Після рознесення даних один екземпляр витягу з реєстру повертається підрозділу, що його склав, з відміткою про повноту обліку сум у картках особових рахунків.
в). Документи, що надходять від судових органів, реєструються у структурному підрозділі, до функцій якого входить реєстрація зазначених документів, та з відміткою про реєстрацію направляються до підрозділів приймання та обробки податкової звітності, де розносяться до електронної бази податкової звітності і формуються у електронні реєстри. Електронні реєстри нарахованих сум передаються підрозділам обліку і звітності для внесення нарахованих сум платежів до карток особових рахунків платників податків. Одночасно до підрозділів обліку і звітності передається 2 примірники паперової копії реєстру. Після рознесення даних один примірник реєстру повертається підрозділу, що його склав, з відміткою про повноту обліку сум у картках особових рахунків.
г). Документи, що є підставою для відстрочення або розстрочення сплати податкових зобов'язань, реєструються у структурному підрозділі, до функцій якого входить реєстрація зазначених документів, та з відміткою про реєстрацію передаються до підрозділів стягнення податкового боргу для подальшого оформлення відстрочення або розстрочення сплати податкових зобов'язань. Відомості щодо укладеного договору про розстрочення (відстрочення) вносяться до журналу, та автоматично вносяться до картки особового рахунку платника.
Після цього паперовий витяг з журналу передається підрозділу обліку і звітності для проведення звірення повноти та правильності відображення розстрочених (відстрочених) сум у картках особових рахунків.
д.). Документи, передбачені процедурою апеляції та податкового компромісу, є підставою для обліку податкових зобов'язань лише після їх узгодження з платником.
е). Документи, передбачені процедурою банкрутства, введення (припинення) мораторію, реєструються у структурному підрозділі, до функцій якого входить реєстрація зазначених документів, та передаються до підрозділів, що супроводжують процедуру банкрутства, введення (припинення) мораторію, для підготовки переліку проведення операцій, які підлягають виконанню згідно з цим документом, із зазначенням термінів виконання. Підготовлений перелік направляється до структурного підрозділу виконавців проведення операцій (наприклад, припинення нарахування штрафів, прощення, списання, реструктуризація податкового боргу, списання безнадійної заборгованості), у тому числі і до підрозділів обліку і звітності (припинення нарахування пені).
ж). При укладанні мирових угод облік відстрочок та розстрочок здійснюється у порядку, зазначеному у п. 3.4 цієї Інструкції. Списання боргу проводиться у графі "Списано" зворотного боку картки особового рахунку платника.
2. Документами, що підтверджують погашення платником податкових зобов'язань, є:
а). Одержані від органів Державного казначейства України:
відомості про зарахування та повернення коштів з аналітичних рахунків за доходами у вигляді електронних документів технологічних файлів;
звіти про виконання державного бюджету за доходами в розрізі районних відділень за видами надходжень в електронному вигляді;
відомість N 2 розподілу платежів до бюджету, які надійшли на рахунок 3311, в електронному вигляді та її паперова копія;
відомість N 2м розподілу платежів до бюджету, які надійшли на рахунок 3411, в електронному вигляді та її паперова копія;
виписки з рахунків у вигляді електронного реєстру розрахункових документів та їх паперові копії;
корінець прибуткового документа ("повідомлення") про приймання установою банку платежів до державного бюджету готівкою;
копії квитанцій (за формами N 10 та N 24), виданих органами місцевого самоврядування платникам податків за платежами до державного бюджету, разом з описом до них.
б). Одержані від фінансових органів:
реєстр розрахункових документів про сплату платежів до місцевого бюджету;
копія відомостей про зарахування платежів до бюджету, про розподіл платежів між бюджетами, про повернення надміру сплачених або не відшкодованих сум;
копія розрахункових документів про сплату платежів до місцевого бюджету за безготівковим розрахунком;
довідка про суми надходжень до місцевого бюджету за видами платежів;
корінець прибуткового документа ("повідомлення") про приймання установою банку платежів до місцевого бюджету готівкою;
копії квитанцій (за формами N 10 та N 24), виданих органами місцевого самоврядування платникам податків за платежами до місцевого бюджету, разом з описом до них.
в). Одержані Державною податковою адміністрацією України від Державного казначейства України:
відомості про зарахування та повернення коштів з аналітичних рахунків за доходами (центральний рівень) у вигляді електронних документів технологічного файла;
звіт про виконання державного бюджету за доходами в розрізі областей в електронному вигляді.
г). Копії квитанцій (за формами N 10 та N 24), які видані органом місцевого самоврядування платникам податків за платежами до бюджету, приймаються працівником підрозділу обліку, який звіряє відповідність сум, вказаних у копіях квитанцій, із сумами, зазначеними в описі до них та у копіях розрахункових документів про зарахування платежів до бюджету за відповідний період. Дані електронних реєстрів розносяться до особових рахунків платників у порядку, передбаченому АІС.
1. З метою обліку нарахованих і сплачених сум платежів до бюджету органами державної податкової служби на кожний поточний рік відкриваються особові рахунки за кожним платником та кожним видом платежу, які повинні сплачуватися такими платниками.
2. Картки особових рахунків відкриваються структурним підрозділом органу державної податкової служби (який, у межах своїх функціональних обов'язків, повинен відкрити особові рахунки) не пізніше першого робочого дня, наступного за днем одержання від структурних підрозділів органу державної податкової служби з обліку платників списків платників.
3. Номерами карток особових рахунків є:
номери особових рахунків юридичних осіб суб'єктів підприємницької діяльності, які відповідають ідентифікаційним кодам і які присвоюються платникам згідно з Положенням про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N 118;
номери особових рахунків фізичних осіб суб'єктів підприємницької діяльності, які відповідають ідентифікаційним номерам і присвоюються платникам згідно з Законом України "Про Державний реєстр фізичних осіб платників податків та інших обов'язкових платежів";
номери особових рахунків підприємств, що проводять спільну підприємницьку діяльність і яким відкривають особові рахунки за додатковою ознакою, що відповідає реєстраційним (обліковим) номерам Тимчасового реєстру ДПА України.
4. Форма особових рахунків визначається порядком, що встановлюється для обліку платежів на підставі порядків адміністрування (справляння) такого платежу і є обов'язковою при відтворенні особового рахунку на екрані або його друкуванні засобами відповідного програмного забезпечення.
5. Відповідно до умов надходження платежів функціонують такі форми особових рахунків платників:
Таблиця 2.3 Форми особових рахунків платників податків
| Nз/п | Форма особового рахунку | Умови надходження платежу: |
| 1 | ф. N 3 | для здійснення обліку платежів, що надходять авансовими внесками зі щомісячним перерахунком |
| 2 | ф. N 4 | для здійснення обліку платежів, що надходять авансовими внесками із щоквартальним перерахунком |
| 3 | ф. N 6 | для здійснення обліку платежів, що надходять щомісячно або щоквартально без здійснення перерахунку авансових внесків |
| 4 | ф. N 5 | для здійснення обліку податку на додану вартість та відшкодування ПДВ для платників податків юридичних осіб |
| 5 | ф. N 5а | для здійснення обліку податку на додану вартість та відшкодування ПДВ для платників податків фізичних осіб |
| 6 | ф. N 15 | без подання розрахунків |
| 7 | ф. N 1А | для ведення обліку конфіскованого майна |
| 8 | ф. N 2 | без нарахування пені та врахування у сумах податкового боргу |
6. Форми карток особових рахунків мають лицьовий та зворотний боки.