Підставою для занесення відсутнього елементу до відповідної картки некомплекту є виправдальний документ, яким оформлюється зняття такого елементу з обліку відомості ЗІП або формуляру.
Назва, номер і дата виправдального документа на кожен відсутній документ повинні бути занесені до картки некомплекту, для цього, при виготовленні картки, рекомендується передбачити додаткову графу «примітки».
Виправдальними документами, які підтверджують законність некомплекту, є:
- акт технічного стану з доданими картками некомплекту, яким була оформлена попередня передача виробу;
- акт утилізації елементів V категорії з такого або іншого комплекту;
- акт списання втрачених матеріальних засобів, який складений на підставі наказу командира військової частини про покарання винних і документів, які підтверджують факт притягнення винних осіб до матеріальної відповідальності, або виданого відповідним начальником інспекторського свідоцтва.
Картки некомплекту, які виготовляються як додаток до акту технічного стану при передачі зразка озброєння, повинні бути засвідчені начальником служби РАО військової частини, а в разі передачі його до іншої частини, крім того, – начальником органу постачання, яким виданий наряд. Такі вимоги є логічним наслідком ст. 40 «Руководства по учёту…».
3. Акт зміни якісного стану призначений для документального оформлення наступних операцій:
- переведення елементів ЗІП або інших складових елементів, робота яких не обліковується в формулярах і які не обліковуються за заводськими номерами до V категорії при умові, що ці матеріальні засоби вислужили встановлений термін експлуатації і непридатні для подальшого використання за технічним станом;
- утилізацію елементів V категорії.
За всіма випадками акт зміни якісного стану складається:
- по службам постачання;
- на елементи тільки з одного комплекту визначеного зразка озброєння.
У разі, якщо оформлюється операція зниження категорії елементів ЗІП визначеної системи, блоку або приладу, їх необхідно, також, розподіляти по окремим актам по групам:
- запасні частини;
- інструмент;
- приладдя.
Це пов’язано з тим, що групи ЗІП використовуються з різною метою і висновки комісії в акті повинні бути зроблені з вказанням причин зниження категорії до п’ятої.
Особливості списання ЗІП: для запасних частин термін експлуатації не встановлений. Вони призначені для заміни тих, що вийшли з ладу, зносилися в складі вузлів. механізмів, блоків або систем зразка озброєння. Заміна несправних елементів справними проводиться при проведенні поточного ремонту. Списанню підлягають несправні елементи, які були зняті з виробу. Умовно вони повинні бути закладені на місця тих запасних елементів, які в результаті ремонтних робіт встановлені на виріб.
Для інструменту терміни експлуатації визначені нормативними документами і складає від 7 до 10 років. З урахуванням того, що види технічного обслуговування, які встановлені єдиною системою комплексного ТО, а також – поточний ремонт проводяться періодично, при цьому роботи проводяться штатним інструментом, для якого характерні зноси робочих поверхів і пошкодження. Інструмент може бути або придатним – ІІ категорії, або непридатним – Vкатегорії. Якщо інструмент вислужив встановлений термін експлуатації і за фактичним технічним станом відповідає Vкатегорії, це повинно бути документально підтверджено актом зміни якісного стану.
Для приладдя терміни експлуатації визначені, як і для інструменту, але особливостями експлуатації є те, що елементи цієї групи зносовим впливам піддаються менше, ніж інструмент, так як вони застосовуються для виконання інших функцій і на них більш впливають такі фактори, як біологічні, температурно-вологісні, від яких вони з часом руйнуються і приходять до непридатного стану, який відповідає V категорії. До приладдя належать брезентові, гумові і дерев’яні вироби, пензлики, вимірювальні прилади, переносні ліхтарі та інші. При досягненні граничного технічного стану і при умові закінчення встановленого терміну зберігання фактичну категорію приладдя необхідно оформити актом зміни якісного стану.
При складанні акту на переведення матеріальних засобів до Vкатегорії необхідно дотримуватись таких правил:
- акт складається, по-перше, по службі, до номенклатури якої відноситься інструмент;
- по-друге, акт складається по комплектах, які обліковані тільки за одним документом з зазначенням належності елементів до конкретного комплекту ЗІП конкретної складової частини конкретного зразка озброєння, наприклад: «Акт зміни якісного стану інструментів з одиночного комплекту ЗІП гідросистеми СПУ 9П129 зав. №П1119».
- в графі «Основа операції» вказується мета – «переведення до Vкатегорії»;
- в розділі «списати» вказуються назви і позначення елементів, одиниці виміру визначаються в залежності від складу елемента, категорія вказується та, яка підтверджена документально, тобто ІІ. Первинна вартість, якщо цінники у відповідній службі відсутні, визначаються за ринковими, що діють на день складання акту. Загальна вартість матеріальних засобів, які підлягають переведенню до V категорії, не повинні перевищувати в одному акті двох посадових окладів командира військової частини, який затверджує акт.
- в розділі «оприбуткувати» повторюються назви, позначення елементів та їх одиниці виміру. Категорія вказується та якій фактично відповідає елемент ЗІП, тобто V.
Після затвердження актуна переведення матеріальних засобів до Vкатегорії, необхідно документально оформити наступну операцію – утилізацію або розбирання. В цьому випадку, при оформленні акту необхідно дотримуватися таких правил:
- в назві акту закреслюються слова «зміни якісного стану» і дописується слово «утилізація» або «разбірки», які відображують мету складання акту. Наприклад «Акт утилізації елементів з одиночного комплекту ЗІП гідросистеми СПУ 9П129».
- акт утилізації, як і акт зміни якісного стану, складається по службам постачання, а матеріальні засоби групуються з одного комплекту і тільки з одного зразка озброєння. В цьому випадку в один акт можуть бути включені і запасні частини V категорії, і інструменти V категорії, і приладдя V категорії, але всі ці групи повинні бути з одного комплекту ЗІП. Це допускається в зв’язку з тим, що утилізація проводиться однаково для всіх груп ЗІП.
- в розділі «Списати» записуються назви, позначення і одиниці виміру елементів, що підлягають утилізації. Категорія вказується та, що підтверджена документами, тобто – V.
- в графі «первинна вартість» слово «первинна» закреслюється, а слово «залишкова» дописується. Залишкова вартість визначається як 25% від первинної, але не менш ніж вартість металобрухту, який буде отримано в результаті утилізації елементу ЗІП. Загальна залишкова вартість матеріальних засобів, які підлягають утилізації, не повинна перевищувати двох посадових окладів командира військової частини, який затверджує акт.
За всіма випадками в акті підводиться підсумок за кількістю найменувань і загальної вартості майна.
Висновки комісії для переведення до V категорії кожної групи ЗІП розробляються з урахуванням особливостей їх експлуатації. Пропоновані варіанти пропозицій комісії:
1) Для акту зміни якісного стану при переведенні запасних частин до V категорії: «Елементи, які переліковані, вийшли з ладу в процесі нормальної експлуатації і зняті з виробу при проведенні поточних ремонтів, а замість них встановлені аналогічні справні з одиночного комплекту ЗІП. Відновлення технічно не можливе. Фактичний технічний стан відповідає Vкатегорії. Підлягають переведенню до фактичної категорії з подальшою утилізацією».
Під «нормальною роботою» слід розуміти експлуатацію у відповідності з вимогами експлуатаційно-технічних документів.
2) Для акту зміни якісного стану при переведенні інструменту до Vкатегорії: «Граничний термін експлуатації інструментів, що встановлений нормативними документами, вичерпаний. Робочі поверхні зношені, або пошкоджені в процесі нормальної експлуатації. Для використання інструменти непридатні, фактичний технічний стан відповідає V категорії. Підлягають переведення до фактичної категорії з подальшою утилізацією.»
3) Для акту зміни якісного стану при переведенні приладдя до Vкатегорії: «Граничний термін експлуатації приладдя, що встановлений нормативними документами, вичерпаний. Елементи зношені або пошкоджені в процесі нормальної експлуатації і не можуть виконувати свої функції. Фактичний технічний стан їх відповідає V категорії. Підлягають переведення до фактичної категорії з подальшою утилізацією.»
Висновки комісії для утилізації всіх груп ЗІП: «Елементи ЗІП V категорії підлягають утилізації та зняттю з обліку встановленим порядком. Складові елементи, які після розбирання інструменту і приладдя можуть бути віднесені до ремонтного фонду, відсутні. Ті, що містять метали, оприбуткувати як металобрухт, а інші – віднести до утілю».
Зняття елементів ЗІП з обліку здійснюється шляхом занесення елементів, що утилізовані, до відповідної картки некомплекту з позначкою про назву, номер і дату документу, яким оформлена утилізація. Як вже було визначено вище, картки некомплекту призначені для обліку відсутніх елементів ЗІП в відповідному комплекті, елементи якого обліковані за окремим обліковим документом. тобто на кожен обліковий документ повинна бути заведена окрема картка некомплекту, якщо в цьому комплекті є відсутні елементи.
4. Акт списання призначений для списання з обліку:
- Витратних матеріалів, які входять до складу ЗІП нового зразка озброєння, що прибув з підприємства-виробника; а також – витратних матеріалів, які одержуються зі складу для поповнення витрачених з переліку комплектів ЗІП на протязі експлуатації. Витратними можуть бути тільки ті матеріали, до яких не можуть бути застосовані поняття «технічний стан» і «категорія». До таких матеріалів відносяться: