Банк для здійснення розрахункових операцій може формувати електронні розрахункові документи. Порядок оформлення, приймання, оброблення електронних розрахункових документів та здійснення розрахункових операцій з їх застосуванням регулюється окремими нормативно-правовими актами Національного банку.
Доручення платників про списання коштів зі своїх рахунків банки приймають до виконання виключно в межах залишку коштів на цих рахунках або якщо договором між банком та платником передбачено їх приймання та виконання в разі відсутності/недостатності коштів на цих рахунках. Для списання коштів з рахунку платника банк платника застосовує платіжні інструменти, які визначені цією главою, згідно з нормативно-правовими актами Національного банку та внутрішніми процедурами банку.
Платіжні вимоги на примусове списання коштів з рахунків платників банки приймають незалежно від наявності на них достатнього залишку коштів та виконують їх у межах залишку коштів згідно з главою 2 Інструкції. Якщо немає/недостатньо коштів на рахунку платника, то банк не здійснює облік заборгованості платника, несплаченої в строк, та не веде реєстр розрахункових документів, неоплачених у строк у зв’язку з відсутністю коштів на рахунку платника, за винятком здійснення банком таких операцій в межах укладених ним цивільно-правових договорів і в порядку, визначеному цими договорами.
Банк (філія, відділення), який не може виконати розрахунковий документ на списання/примусове списання коштів з рахунку клієнта банку в установлений законодавством України термін, якщо немає/недостатньо коштів на своєму кореспондентському рахунку, зобов’язаний: узяти розрахунковий документ платника/стягувача на обліковування за відповідним позабалансовим рахунком; надіслати письмове повідомлення платнику/стягувачу про невиконання його розрахункового документа із зазначенням причини: “Немає/недостатньо коштів на кореспондентському рахунку банку”; ужити заходів для відновлення своєї платоспроможності.[18]
Платник/стягувач, отримавши повідомлення банку, для забезпечення своїх прав щодо розрахунків може вжити заходів відповідно до законодавства України.
Під час здійснення розрахунків можуть застосовуватись розрахункові документи на паперових носіях та в електронному вигляді.
Взагалі Інструкція „Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті” встановлює правила використання під час здійснення розрахункових операцій таких видів платіжних інструментів: меморіального ордера; платіжного доручення; платіжної вимоги-доручення; платіжної вимоги; розрахункового чека; акредитива.
Розрахункові документи складаються на бланках, форми яких наведені в додатках до Інструкції „Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті”. Реквізити розрахункових документів за цими формами заповнюються згідно з вимогами додатка 8 до цієї Інструкції та відповідних її глав. У бланках форм розрахункових документів допускається застосування як слова “отримувач”, так і слова “одержувач”.
Бланки розрахункових документів (крім розрахункових чеків, що належать до документів суворого обліку та/або виготовляються і розповсюджуються централізовано) виготовляються на папері формату А4 або А5 будь-яким способом (друкарським, з використанням комп’ютерної техніки тощо) за умови обов’язкового забезпечення наявності та схематичного розташування всіх елементів (рамки, лінії, текстові елементи тощо, за винятком цифр у квадратних дужках, що позначають номери реквізитів) згідно із зразками, наведеними в додатках до Інструкції „Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті”. Усі текстові елементи бланків мають бути виконані українською мовою. Відповідальність за правильність заповнення реквізитів розрахункового документа, у тому числі номерів рахунків і кодів банків, суми податку на додану вартість і кодів бюджетної класифікації, несе особа, яка оформила цей документ і подала його до обслуговуючого банку.
Банки перевіряють відповідність заповнення реквізитів розрахункових документів клієнтів вимогам додатка 8 до Інструкції „Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті” банк платника перевіряє заповнення таких реквізитів: "Платник”, “Код платника”, “Рахунок платника”, “Банк платника”, “Код банку платника”, а також “М.П.” та “Підписи платника” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення); банк отримувача - заповнення таких реквізитів: “Отримувач”, “Код отримувача”, “Рахунок отримувача”, “Банк отримувача”, “Код банку отримувача”, а також “М.П. отримувача” та “Підписи отримувача” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення); банк стягувача - заповнення таких реквізитів: “Стягувач”, “Код стягувача”, “Рахунок стягувача”, “Банк стягувача”, “Код банку стягувача”, а також “М.П. стягувача” та “Підписи стягувача” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення).
Якщо розрахункові документи, у яких перевірені реквізити, заповнено з порушенням вимог, то банк, що здійснив перевірку, повертає їх без виконання. Також банки повертають без виконання розрахункові документи, якщо: у розрахунковому документі не заповнено хоча б один із реквізитів, заповнення якого передбачено його формою, крім реквізиту “Дата валютування"; немає супровідних документів, надання яких разом з розрахунковим документом передбачено Інструкцією, або закінчився строк дії цих супровідних документів; розрахунковий документ подано до банку з порушенням законодавства України, або документ не може бути виконано відповідно до законодавства України; порушено інші вимоги Інструкції.
Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два), з використанням електронно-обчислювальних та друкарських машин, за один раз з використанням копіювального або самокопіювального паперу.
Якщо використання копіювального (самокопіювального) паперу неможливе, то на всіх тотожних примірниках розрахункового документа в правому верхньому куті проставляються їх порядкові номери (наприклад, 1, 2, 3 тощо). Дозволяється заповнення розрахункового документа від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору).
Перший примірник розрахункового документа (незалежно від способу його виготовлення) має містити відбиток печатки (якщо наявність печатки передбачена) та підписи/підпис відповідальних осіб/особи. Під час підписування розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа в кілька прийомів. Банк не має права робити виправлення в розрахунковому документі клієнта, за винятком спеціально обумовлених випадків. Клієнт, виходячи з технічних можливостей своїх та обслуговуючого банку, може подавати до банку розрахункові документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи системи дистанційного обслуговування. Спосіб подання клієнтом документів до банку передбачається в договорі банківського рахунку.[19]
Розрахункові документи приймаються банками без обмеження їх максимальної або мінімальної суми, крім випадків, передбачених чинним законодавством, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку. Банки приймають до виконання лише розрахункові документи:
- своїх клієнтів, які подають їх у банк у порядку, передбаченому договорами банківського рахунку цих клієнтів; клієнтів інших банків або органів державного казначейства, якщо документи надсилають безпосередньо інші банки або органи державного казначейства;
- платіжні вимоги стягувача на примусове списання коштів, на яких є підпис відповідального виконавця та відбиток штампа банку, що обслуговує цього стягувача, якщо він доставляє їх у банк платника самостійно (посильним, рекомендованим або цінним листом тощо).
Розрахункові документи, оформлені своїми клієнтами, банк приймає протягом часу, визначеного в договорах банківського рахунку цих клієнтів. Розрахункові документи, оформлені клієнтами інших банків або органів державного казначейства, банк приймає протягом операційного дня.
Банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на реєстрах обов’язково заповнює реквізити “Дата надходження” і “Дата виконання”, а банк стягувача — “Дата надходження в банк стягувача” (якщо ці реквізити передбачені формою документа), засвідчуючи їх підписом відповідального виконавця та відбитком штампа банку. На документах, прийнятих банком після закінчення операційного часу, крім того, ставиться штамп “Вечірня”. Якщо дата складання розрахункового документа (реєстру) збігається з датою його виконання (списання банком коштів за цим документом), то реквізит “Дата надходження” може не заповнюватися.
Відміткою про дату реєстрації банком платіжного доручення платника про сплату платежів до бюджету є заповнення в ньому реквізиту “Дата надходження”, який банк заповнює незалежно від дати складання платником цього платіжного доручення. Ініціювання переказу вважається завершеним з часу прийняття банком платника розрахункового документа на виконання.
Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу, він виконує в день їх надходження. Розрахункові документи, що надійшли після операційного часу, банк виконує наступного робочого дня. Розрахункові документи на списання коштів з рахунків платника, що надійшли до банку після операційного часу, банк може виконувати в день їх надходження, якщо це визначено договором банківського рахунку. За порушення цих строків банк, що обслуговує платника, несе відповідальність згідно із законодавством України.