2.3 Выдача из кассы
В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
2.4 Кассовая книга
Все кассовые операции, совершаемые в учреждении, фиксируются в кассовой книге (ф. 0504514). В ней учитываются поступление и выдача наличных денег организации. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой.
Согласно п. 25 Порядка ведения кассовых операций кассовую книгу можно вести в электронной форме (автоматизированным способом). При этом часто возникают вопросы о том, когда ее распечатывать и как оформлять. Например, можно ли, когда учреждение небольшое и кассовых операций за неделю совершается мало, листы кассовой книги распечатывать раз в неделю? В соответствии с указанным пунктом распечатывать их нужно ежедневно.
Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.
2.5 Поступление наличных денежных средств в кассу
Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в ОФК для получения наличных денежных средств:
- кассовую заявку (ежеквартально);
- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);
- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).
Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.
Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации органом Федерального казначейства по ее заявлению, образец которого приведен в Приложении 2 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет организация-получатель.
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:
- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;
- в случае изменения наименования получателя средств;
- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах) по образцу, приведенному в Приложении 3 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами.
В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
Напомним, что Приказом Минфина России N 91н <2> были внесены изменения в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. В соответствии с п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получатель средств одновременно с заявкой представляет в ОФК денежный чек. Заявка представляется в форме электронного документа с применением электронной цифровой подписи (далее - в электронном виде) при наличии электронного документооборота между получателем средств и ОФК в соответствии с договором об обмене электронными документами либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без электронной цифровой подписи (далее - на бумажном носителе). Если заявка представляется получателем средств на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть представлена получателем средств по факсимильной связи накануне дня получения наличных денег с последующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег. Таким образом, заявка может представляться в электронном виде, то есть с применением ЭЦП, или на бумажном носителе с одновременным представлением в электронном виде без ЭЦП.
Денежный чек заполняется также в соответствии с требованиями, установленными Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства, счет ОФК N 40116 и ставится гербовая печать ОФК. На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан денежный чек; полное или сокращенное наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет организация - получатель наличных денежных средств.
Рассмотрим на примере порядок отражения кассовых операций по поступлению наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения.
2.6 Внесение наличных денежных средств на лицевой счет
В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.
2.7 Объявление на взнос наличными
Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета (N 40116), в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.
В поле "Источник взноса" получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле "Источник взноса" указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле "Источник взноса" показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.
Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.
Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств.