Налоговое законодательство под термином «обособленное подразделение» подразумевает не только представительства и филиалы, но и другие подразделения. Главное — чтобы они соответствовали понятию «обособленного подразделения», данному в статье 11 Налогового кодекса для такого подразделения в целях налогообложения характерно наличие двух основных признаков: территориальная обособленность от организации и оборудованные рабочие места, созданные на срок более одного месяца.
Обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.
При постановке бухгалтерского и налогового учета в обособленных подразделениях необходимо учитывать различные факторы: территориальную разобщенность, особенности регионального законодательства по месту нахождения подразделений, возможности оперативного сбора информации и др.
Обособленные подразделения вне зависимости от их места нахождения применяют способы ведения бухгалтерского учета, которые избрала организация в соответствии с учетной политикой. Об этом сказано в пункте 10 ПБУ 1/04 «Учетная политика организации».
Рабочий план счетов организации составляется таким образом, чтобы можно было учитывать операции с обособленными подразделениями. Для этих целей в нем надо предусмотреть необходимые счета и субсчета.
Первичные учетные документы составляются от имени или на имя организации, поскольку именно она, а не ее подразделение приобретает права и обязанности по всем сделкам.
В учетной политике дополнительно может быть определен порядок распределения расходов между организацией и подразделениями.
Здесь необходимо учитывать возможности документального подтверждения всех операций. Поэтому приложением к приказу об учетной политике может быть, к примеру, положение о внутреннем учете и отчетности обособленных подразделений. При этом важное значение приобретают правила и график документооборота между организацией и ее обособленными подразделениями.
Организация бухгалтерского учета и учета первичных документов во многом зависит от того, выделяется ли учет имущества и хозяйственных операций обособленного подразделения на отдельный баланс.
Подразделения, у которых объем операций и количество сотрудников незначительны, как правило, не выделяются на отдельный баланс. Обычно они не имеют и собственного банковского счета. Все денежные и материальные средства эти подразделения получают от головной организации.
Обособленные подразделения без отдельного баланса не имеют собственной бухгалтерии (бухгалтера) и не ведут бухгалтерский учет. Первичные учетные документы, оформленные в подразделении, передаются в бухгалтерию головной организации. Сроки для такой передачи устанавливаются внутренними актами. Бухгалтерия организации производит обработку указанных документов и отражает их в учете.
Если в таком подразделении учет все-таки ведется, то он ограничивается, как правило, лишь обработкой и систематизацией первичных документов.
Тем не менее головная организация должна обеспечить раздельный аналитический учет хозяйственных операций обособленных подразделений, у которых нет отдельного баланса. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, устанавливаемого в учетной политике организации.
Под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, которые устанавливает организация для своих обособленных подразделений. Конкретный перечень таких показателей организация определяет самостоятельно. Об этом сказано в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 29.03.2004 № 04-05-06/27.
В штате подразделения, которое выделяется на отдельный баланс, должен быть бухгалтер (бухгалтерия). Ему поручается вести бухгалтерский учет и формировать отчетность. Причем учет в таком подразделении обособлен от головного предприятия. Отметим также, что на отдельный баланс выделяются те подразделения, которые определены Гражданским кодексом, то есть филиалы и представительства.
Рабочий план счетов подразделения, выделенного на отдельный баланс, формируется исходя из специфики такой структуры. В нем обычно не используются счета, которые имеют значение для компании в целом. Например, счет 80 «Уставный капитал», счет 84 «Нераспределенная прибыль», счет 75 «Расчеты с учредителями» и др.
Для обобщения информации о расчетах с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, в организации используется счет 79 «Внутрихозяйственные расходы». К нему могут быть открыты субсчета 79-1 «Расчеты по выделенному имуществу» и 79-2 «Расчеты по текущим операциям».
Помимо этих субсчетов могут быть открыты и другие, например субсчет «Расчеты по налоговым обязательствам» или субсчет «Расчеты по распределению прибыли».
Аналитический учет по счету 79 ведется отдельно по каждому обособленному подразделению организации, выделенному на отдельный баланс.
Рассмотрим сказанное на примере.
ПРИМЕР
ООО «Мир» имеет два обособленных подразделения — строительные участки № 1 (CУ-1) и № 2 (CУ-2). СУ-1 выделен на отдельный баланс и имеет расчетный счет в банке по месту своего нахождения. СУ-2 не имеет отдельного баланса и счета.
Предположим, ООО «Мир» передало СУ-1 бетономешалку. Ее стоимость по данным бухгалтерского учета — 120 000 руб., сумма начисленной по ней амортизаций равна 40 000 руб.
Также ООО «Мир» приобрело материалы на сумму 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). В каждое подразделение были переданы материалы на сумму 50 000 руб.
Бухгалтер ООО «Мир» создал в учете к счету 10 следующие аналитические субсчета:
10-1-1 — «Материалы основной компании»;
10-1-2 — «Материалы СУ-1»;
10-1-3 — «Материалы СУ-2».
В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:
у ООО «Мир»
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 01
— 120 000 руб. — передана бетономешалка обособленному подразделению СУ-1;
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 79-1
— 40 000 руб. — передана обособленному подразделению сумма амортизации по бетономешалке;
ДЕБЕТ 10-1-1 КРЕДИТ 60
— 100 000 руб. (118 000 руб. – 18 000 руб.) — оприходованы материалы на склад;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 18 000 руб. — учтен НДС по материалам;
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 10-1-1
— 50 000 руб. — переданы материалы СУ-1;
ДЕБЕТ 10-1-3 КРЕДИТ 10-1-1
— 50 000 руб. — переданы материалы СУ-2;
у строительного участка № 1 (СУ-1)
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 79-1
— 120 000 руб. — получена бетономешалка от головного офиса;
ДЕБЕТ 79-1 КРЕДИТ 02
— 40 000 руб. — учтена накопленная амортизация по полученной бетономешалке;
ДЕБЕТ 10-1-2 КРЕДИТ 79-1
— 50 000 руб. — получена партия материалов от организации.
Показатели деятельности подразделений должны учитываться при формировании отчетности в целом по организации. Это установлено пунктом 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Данный документ утвержден приказом Минфина России от 29.07.04 № 34н.
Обособленные подразделения, которые выделены на отдельный баланс, представляют в головную организацию внутреннюю бухгалтерскую отчетность. Эти данные используются при формировании квартальных и годовых отчетов всей организации. Такая отчетность составляется по формам, предусмотренным для организации в целом.
При составлении отчетности организации необходимо проанализировать показатели счета 79. Для этого сравнивают остатки по дебету каждого субсчета головного офиса с остатками по кредиту соответствующих субсчетов у подразделений. Они должны совпадать. Аналогично кредитовый остаток у головного офиса также должен соответствовать дебетовому остатку у подразделения. После сверки остатков на субсчетах бухгалтерия организации взаимно погашает их и в бухгалтерскую отчетность не включает.
Остатки на всех остальных счетах обособленного подразделения увеличивают соответствующее сальдо в балансе головного предприятия. Показатели деятельности обособленного подразделения за отчетный период построчно прибавляются к соответствующим данным, полученным по головной организации.
Такой порядок применяется не только при составлении баланса, но и при формировании других форм отчетности организации: отчета о прибылях и убытках, отчета о движении капитала, отчета о движении денежных средств.
Филиалы, представительства и иные обособленные подразделения не являются самостоятельными налогоплательщиками. Они лишь исполняют обязанности головных организаций по уплате налогов и сборов по месту своего нахождения (ст. 19 НК РФ). По некоторым налогам обособленные подразделения также представляют отчетность в налоговые органы по месту своего учета.
Факт наличия у организации обособленных подразделений оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление отчетности. Поэтому каждое предприятие с разветвленной территориальной сетью учитывает это, когда разрабатывает учетную политику в целях налогообложения.
При формировании учетной политики надо обращать внимание на те элементы, которые повлияют и на порядок налогообложения обособленных подразделений. К таким элементам можно отнести следующие:
— момент определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг);
— выбор показателя для расчета суммы налога, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения;
— выбор способа уплаты налога;