13.2 Оперативный учет личного состава и использования рабочего времени
Трудовые правоотношения штатных работников и работодателей регулируются Трудовым кодексом РФ.
В соответствии с ТК РФ работодатель обязан оформить свои отношения с работником в письменной форме в виде заключения трудового договора вне зависимости от того, на какой срок принимается работник, постоянное это место работы или совместительство.
К штатным работникам относятся лица, принятые на постоянную работу и включенные в списочный состав организации.
Кроме них могут привлекаться специалисты со стороны для выполнения работ разового характера, которые не могут быть выполнены штатными работниками организации. С такими лицами заключаются договоры гражданско-правового характера (в том числе договоры подряда).
Трудовой договор выполняет функцию специфического регулятора трудовых правоотношений. Он является не только основанием возникновения трудового отношения, но и оказывает воздействие на все его последующие стадии, вплоть до прекращения.
Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, один из которых передается работнику. Согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан заключить трудовой договор не позднее трех дней, если работник фактически уже приступил к исполнению своих обязанностей. Исчерпывающий перечень документов, которые должен представить работник при устройстве на работу, указан в ст. 65 ТК РФ.
Содержание трудового договора регулируется ст. 57 ТК РФ. Прежде всего в нем необходимо указать полные данные работника и работодателя. Существенными условиями трудового договора являются дата его заключения и место работы, дата начала трудовой деятельности, наименование должности, права и обязанности работника и работодателя, характеристика условий труда, режим рабочего времени и времени отдыха, условия оплаты труда, виды и условия социального страхования.
Правильно оформленные документы могут иметь большое значение в дальнейшем при возникновении каких-либо споров. Юридическая точность формулировок положений трудового договора обеспечивает более полную защиту законных прав и интересов как организации, так и ее работников.
Если работодатель заключает с работником гражданско-правовой договор (например, возмездного оказания услуг), то правоотношения между ними регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. Рассмотрим отличия трудового и гражданско-правового договора.
Гражданско-правовой договор:
работник должен выполнять определенное задание, не занимая должность, предусмотренную штатным расписанием;
оплачиваются уже выполненные работы, предусмотренные договором и подтвержденные актом приема-сдачи работ;
гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, не распространяются на работников, с которыми заключен такой договор;
работник выполняет работы самостоятельно (глава 37 ГК РФ).
Трудовой договор:
работник регулярно выполняет обязанности по определенной должности в соответствии со штатным расписанием организации;
в договоре указываются порядок и форма оплаты труда (например, должностной оклад работника);
работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку организации;
на работников распространяются гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт и иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета – для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Организации в целях регулирования взаимоотношений между работодателем и работниками должны разрабатывать и использовать внутренние нормативные документы, в частности, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положение о системе оплаты труда, положение о премировании, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.
В настоящее время действует постановление Госкомстата России от 5.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которым установлены формы первичных документов по учету сотрудников, а также порядок их заполнения и применения.
Ведение формы первичной документации обычно осуществляется работниками отдела кадров, в малых предприятиях – бухгалтером.
Прием работников обычно осуществляется в соответствии со штатным расписанием (унифицированная форма № Т-3 "Штатное расписание"). Оно содержит перечень подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады.
Прием на работу оформляется "Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу" (форма № Т-1), " Приказом (распоряжением) о приеме работников на работу" (форма № Т-1а).
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным лицом, объявляются работникам под расписку.
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется "Личная карточка работника" (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается "Лицевой счет" (форма Т-54).
Для научных работников заполняется "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника" (форма № Т-4).
При переводе на другую работу формируется "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" (форма № Т-5), " Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" (форма № Т-5а).
Для оформления учета увольнения работников применяются:
"Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (форма № Т-8), " Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)" (форма № Т-8а),
"Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (форма № Т-61).
Основными направлениями движения рабочей силы являются: прием на работу, перевод с должности на должность или из разряда в разряд, перевод из цеха в цех или из отдела в отдел, уход в отпуск, увольнение.
Каждый из этих случаев оформляется соответствующими документами.
При приеме на работу составляются приказы (распоряжения) о принятии на работу (форма № Т-1). Бухгалтер расчетного отдела открывает лицевой счет (форма № Т-54 или Т-54а). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях, различных льготах, сумме к выдаче на руки. На вновь принятых в отделе кадров заводится и хранится трудовая книжка. Заполненная и оформленная подписями, штампами и печатями трудовая книжка является бланком строгой отчетности.
Первичная учетная документация по учету отработанного рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда включает:
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
- расчетную ведомость (форма № Т-51);
- платежную ведомость (форма № Т-53).
Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель. В случае увольнения или переводе на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного-двух лет.
Во всех остальных случаях составляется приказ (распоряжение) по предприятию, основанием для которого может быть либо заявление, либо заключение аттестационной комиссии.
Все первичные документы, связанные с движением личного состава, поступают в бухгалтерию предприятия и служат основанием для начала или прекращения начисления заработной платы, изменения тарифных ставок и тому подобное.
Не зависимо от используемой системы основой для начисления зарплаты служит учет фактически отработанного времени или табельный учет.
Табельный учет должен обеспечивать контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и своевременным их уходом по окончании рабочего дня в соответствии с действующим на предприятии трудовым распорядком, а также контроль за нахождением сотрудников в рабочее время. Название табельного этот учет получил по основному документу, при помощи которого он ведется.
Табельный учет может вестись по централизованной и децентрализованной системе. Если используется централизованная система, то табель составляется по предприятию в целом на основании данных центральной проходной, если учет ведется по децентрализованной системе, то табель составляется по каждому структурному подразделению в отдельности, ведет его специально выделенный для этого работник, а контроль за его ведением возлагается на руководителя соответствующего подразделения (цеха, отдела).