6.2 Общие принципы организации финансового учета на предприятии
Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов, построение учетного процесса с целью получения договорной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществление контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системами организации бухгалтерского учета является первичный учет и документооборот, инвентаризации, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета и организации учетно-вычислительных работ, объем и содержании отчетности.
В соответствии с законом РФ “О бухгалтерском учете” ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операции несут руководители организации, которые могут в зависимости от объема учетной работы:
1. учредить бухгалтерскую службу, как структурное подразделение возглавляемое главным бухгалтером,
2. ввести в штат должность бухгалтера,
3. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру специалисту,
4. вести бухгалтерский учет лично.
Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета необходима целесообразная разработка плана его организации, который может состоять из следующих разделов;
- план документации и документооборот,
- план инвентаризации,
- рабочий план счетов и их корреспонденции,
- план отчетности,
- план технического оформления учета,
- план организации труда работников бухгалтерии.
В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операции и составляется расчет потребности в бланках. После чего заказывают их печать в типографии или делают заявку на приобретение. Основой организации первичного учета является утвержденный главным бухгалтером график документооборота.
В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения планов ой и внеплановой инвентаризации. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличии ценностей не влияла на нормальную работу предприятии.
В плане отчетности указывается перечень отчетных форм, отчетный период за который составляется та или иная форма отчета, сроки предоставления отчетности, наименования и адреса организации, получающих отчет, способ предоставления отчетов и фамилии работников отвечающих за составление отчетности.
План отчетности, как правило, состоит из двух частей – в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности представляемые внешним пользователем, а во – втором по внутренней отчетности.
В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая будет применяться на данном предприятии, а также указываются возможные варианты механизации и автоматизации учетных работ.
В плане организации труда работников бухгалтерии определяется структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, наличие мероприятий по повышении квалификации кадров. При установлении структуры аппарата бухгалтерии необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.
При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, в которой осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов поступающих из подразделений организации. В одних подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операции.
При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляет отчетность подразделений. Главная бухгалтерия производит сводку цеховых балансов и отчетов, и составляет сводный баланс и отчетность по организации в целом, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях. В некоторых организациях применяется частичная децентрализация учета, при котором в подразделениях, кроме составления первичных документов ведут также аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют производственный учет и калькулирование, отчетность при этом составляется в главной бухгалтерии. Централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет рациональнее распределить труд между учетными работниками и более эффективно использовать вычислительную технику, поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях.
Структура бухгалтерского аппарата зависит от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. В настоящее время сложились 3 основных типа организации структуры бухгалтерии:
1. линейная (иерархическая);
2. линейно-штабная;
3. комбинированная (функциональная).
При линейной организации работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру, такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 10 человек.
При линейно-штабной структуре создаются промежуточные звенья управления, отделы, секторы, группы возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Такая структура применяется в большинстве средних и части крупных организациях, при этом в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы или отделы:
- материальная группа, отвечающая за учет поступления и расходования ТМЦ;
- группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда, исчисления заработной платы работникам, учет расчетов с работниками, бюджетом, фондами социального страхования и обеспечения;
- производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат;
- группа учетов готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации и т. д.
При комбинированной организации структуры бухгалтерии в ней выделяются специальные структурные подразделения, выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера передаются руководителям подразделений, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетентности. Такая форма организации аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и производственных объединениях.
Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей. Зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии, а также составление графиков учетных работ. Основным назначением которых является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ и ответственность за их выполнение.
В соответствии с законом РФ “ О бухгалтерском учете “ главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязаны для всех работников организаций. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц. В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину, о таких документах главный бухгалтер должен письменно сообщить руководителю организации. При получении от руководителя организации письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций в этом случае несет руководитель организации. За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством. Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне оклада заместителя руководителя организации.
6.3 Учетные регистры. Способы исправления ошибок в них
Учетные регистры - документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они разделяются по внешнему виду, по объему содержания операций, по характеру записей и по строению.
В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.
Бумажные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.